Podatnik nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, powinien jednak przy obliczaniu zaliczki za listopad 2021 r. i przy składaniu zeznania PIT-36L za 2021 r. uwzględnić po stronie kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie usługi informatycznej w wysokości 1000 zł.

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
TEMAT: E-faktury
PROBLEM: Czy datą otrzymania dokumentu będzie dzień jego wpłynięcia na serwer
Klientem naszego biura jest przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który świadczy usługi projektowo-architektoniczne. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nabył on 28 listopada 2021 r. usługę informatyczną od firmy X (podatnika VAT czynnego) za kwotę 1230 zł brutto. Usługa ta nie ma charakteru ciągłego, lecz jednorazowy i dotyczy całości działalności firmy przedsiębiorcy, która obejmuje wyłącznie czynności opodatkowane VAT. Pomiędzy przedsiębiorcą a firmą X nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Zakup usługi został udokumentowany fakturą wystawioną w formie elektronicznej (PDF) 28 listopada 2021 r. na kwotę netto 1000 zł plus VAT 230 zł. Dokument ten nie zawierała wyrazów „metoda kasowa”. Przedsiębiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych w formie PDF. Usługodawca (firma X) wysłał tę fakturę 30 listopada 2021 r. i tego dnia wpłynęła ona na serwer przedsiębiorcy, tj. otrzymał on e-mail wraz z załączoną fakturą. Przedsiębiorca zalogował się do skrzynki odbiorczej 1 grudnia 2021 r. i dopiero tego dnia zapoznał się z treścią faktury oraz wydrukował ją w formie papierowej. Tego samego dnia przedsiębiorca dokonał zapłaty na rachunek rozliczeniowy firmy X w mechanizmie podzielonej płatności. Nasz klient rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a VAT oraz zaliczki na PIT opłaca na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak należy rozliczyć tę fakturę na gruncie VAT i PIT?
VAT
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie przedsiębiorca prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT, a usługa informatyczna została nabyte na potrzeby jego działalności gospodarczej. Oznacza to, że klientowi biura przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia tych usług. Przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, a zatem odliczeniu podatku naliczonego nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. Jak rozumiem, pozostałe wyłączenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT nie dotyczą omawianego przypadku. Skoro przedsiębiorca zajmuje się wyłącznie działalnością opodatkowaną VAT, to przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości i nie znajdą zastosowania art. 86 ust. 2a i art. 90 ustawy o VAT.
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Kwotę podatku naliczonego stanowi więc kwota 230 zł wynikająca z faktury otrzymanej przez klienta biura.
Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia usługi informatycznej w wysokości 230 zł, pozostaje zatem ustalić, kiedy może on z tego prawa skorzystać. I tak zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Otrzymana od firmy X faktura nie zawiera wyrazów „metoda kasowa”, a więc należy przyjąć, że obowiązek podatkowych od tej usługi informatycznej powstał zgodnie z w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, tj. z chwilą wykonania usługi. Skoro została ona wykonana 28 listopada 2021 r., to prawo do odliczenia podatku naliczonego – w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT – powstało w rozliczeniu za listopad 2021 r. Jednak zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług (jak ma to miejsce w analizowanej sprawie) powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Przedsiębiorca otrzymał ją w formie elektronicznej (PDF), przy czym wcześniej wyraził zgodę na otrzymanie faktury w takiej postaci. Stało się zatem zadość wymogom wynikającym z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT.
Firma X wysłała fakturę elektroniczną 30 listopada 2021 r. i tego dnia e-mail z załączonym dokumentem w formacie PDF wpłynął na serwer poczty e-mailowej przedsiębiorcy. Do skrzynki odbiorczej zalogował się on 1 grudnia 2021 r. i dopiero tego dnia zapoznał się z treścią faktury i wydrukował ją w formie papierowej. W tym miejscu warto zauważyć, że kwestia momentu otrzymania faktury elektronicznej przez nabywcę towaru lub usługi nie została uregulowana przez ustawodawcę. Zazwyczaj przyjmuje się, że będzie to dzień, w którym podatnik otrzymał taką fakturę, to znaczy, że miał możliwość zapoznania się z jej treścią. W przypadku faktury elektronicznej będzie to np. dzień wpływu na pocztę (serwer) wiadomości e-mail z załączoną fakturą (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW).
Uwaga! Jeżeli faktura udostępniana jest na serwerze innym niż tym należącym do nabywcy, to należy przyjąć, że dniem jej doręczenia będzie dzień powiadomienia, że e-faktura została wygenerowana i udostępniona do pobrania (interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 16 maja 2013 r., nr IPPP2/443-157/13-3/JW). Ważne jest, aby taki plik był w formacie zapewniającym integralność treści faktury.
W analizowanej sprawie można zatem uznać, że datą otrzymania faktury elektronicznej w formie PDF będzie 30 listopada 2021 r., tj. dzień w którym nabywca usługi otrzymał e-mail z załączoną fakturą w PDF. Nie ma znaczenia moment zalogowania się przedsiębiorcy do swojej poczty e-mail (w opisanej sytuacji miało to miejsce 1 grudnia 2021 r.), na którą e-faktura została przesłana (udostępniona). Nie jest także istotny moment wydrukowania tej faktury (tj. 1 grudnia 2021 r.).
Przedsiębiorca otrzymał e-fakturę 30 listopada 2021 r., może więc skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego już w rozliczeniu za listopad 2021 r. Na potrzeby schematu rozliczenia założę, że klient biura nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, tj. alternatywnego rozliczenia za jeden z trzech kolejnych miesięcy. Należy jednak zauważyć, że jeżeli podatnik miałby obawy co do ustalenia daty otrzymania e-faktury (gdyż kwestia ta nie wynika jednoznacznie z przepisów), to nie będzie błędem odliczenie jej za grudzień 2021 r., tj. w dacie zapoznania się z jej treścią.
W JPK_V7M za listopad 2021 r. podatnik powinien więc odliczyć podatek naliczony w kwocie 230 zł. Wartość nabycia netto, tj. 1000 zł, należy wykazać w polu K_42, a kwotę podatku naliczonego (230 zł) w polu K_43 ewidencji JPK_V7M. Kwoty te należy uwzględnić w deklaracji JPK_V7M odpowiednio w polach: P_42 i P_43. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że usługodawca (firma X) nie stosował metody kasowej (świadczy o tym brak wyrazów „metoda kasowa” na fakturze – zakładam, że nie jest to wynikiem pomyłki), dlatego ujmując fakturę w ewidencji zakupu JPK_V7M, pole „DokumentZakupu” pozostawiamy puste. ©℗
PIT
Kosztami uzyskania przychodów (dalej: KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, aby dany wydatek mógł być uznany za KUP, to powinien spełniać łącznie następujące warunki:
  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
  • został właściwie udokumentowany;
  • nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W analizowanej sprawie przesłanki do zaliczenia do KUP wydatku (udokumentowanego fakturą) poniesionego za zakup usługi informatycznej (na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej) zostały spełnione. Należy jedynie mieć na uwadze, że podatek naliczony w kwocie 230 zł – jako podlegający odliczeniu w JPK_V7M – nie stanowi KUP (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT). Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem kwota netto (1000 zł) poniesiona na zakup usługi.
Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: PKPIR). Stosownie do par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Poniesiony wydatek powinien więc być ujęty w PKPiR na podstawie otrzymanej od usługodawcy e-faktury.
W związku z tym, że przedsiębiorca prowadzi PKPiR metodą kasową, poniesiony wydatek (KUP) – stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy o PIT – powinien zostać potrącony tylko w tym roku podatkowym, w którym został poniesiony. Z kolei za dzień poniesienia KUP w przypadku podatników prowadzących PKPiR – zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Faktura została wystawiona 28 listopada 2021 r., więc tego dnia poniesione wydatki (1000 zł) mogły zostać potrącone w ciężar KUP.
Państwa UE będą mogły zwalniać z VAT. Jest polityczny kompromis
Państwa UE będą mogły zwalniać z VAT. Jest polityczny kompromis

Zobacz również
Wydatek na nabycie usługi informatycznej powinien zostać ujęty w kolumnie 13 PKPiR. Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy PIT nie uznaje się za KUP. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku związanych z wykonywaną działalnością niezaliczonych – zgodnie z przepisami ustawy o PIT – do środków trwałych.
Schemat rozliczenia e-faktury otrzymanej na przełomie miesięcy*
1. JAKI PODATEK
VAT:
Podatek należny: nie wystąpi
Kwota nabycia netto: 1000 zł
Podatek naliczony: 230 zł
PIT:
Przychody: nie wystąpią
KUP: 1000 zł
2. W JAKIEJ DEKLARACJI WYKAZAĆ PODATEK
VAT: W JPK_V7M kwotę 1000 zł należy wykazać jako kwotę nabycia netto w polach K_42 i P_42; a kwotę 230 zł jako podatek naliczony w polach K_43 i P_43.
PIT: Podatnik nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, powinien jednak przy obliczaniu zaliczki za listopad 2021 r. i przy składaniu zeznania PIT-36L za 2021 r. uwzględnić po stronie kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie usługi informatycznej w wysokości 1000 zł.
3. TERMIN ZŁOŻENIA DEKLARACJI
JPK_V7M: 27 grudnia 2021 r. (25 i 26 grudnia to święta)
PIT-36L: 2 maja 2022 r. (30 kwietnia 2022 r. to sobota)
* w schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności
Podstawa prawna
art. 15, art. 19a ust. 1, art. 32 ust. 2 pkt 1, art. 86, art. 88, art. 90, art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
art. 22 ust. 1 , 4 i 6b, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1179)
par. 11 ust. 3 pkt 1, załącznik nr 1 do rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)