Od 1 stycznia 2015 r. firma będzie mogła wysłać jednorazowo do 20 tys. e-deklaracji i pobrać jedno potwierdzenie odbioru
ikona lupy />
Ernest Frankowski, doradca podatkowy, dyrektor w Deloitte / Media
Ministerstwo Finansów pracuje nad systemem informatycznym – uniwersalną bramką dokumentów (UBD), za pomocą którego płatnicy będą mogli masowo przesyłać wybrane formularze PIT w wersji elektronicznej. Jakie będą różnice między nowym rozwiązaniem a obecnym, funkcjonującym pod nazwą e-Deklaracje?
Od 1 stycznia 2015 r. płatnicy zatrudniający co najmniej pięciu pracowników będą mieli obowiązek przesyłania do urzędu wybranych formularzy, m.in. informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-40, wyłącznie w formie elektronicznej. Dziś mogą to robić również w formie papierowej. W systemie e-Deklaracje każdą deklarację trzeba podpisać i wysłać osobno. I za każdym razem trzeba pobrać potwierdzenie odbioru.
UBD umożliwi przesyłkę do 20 tys. e-deklaracji w jednej paczce i pobranie dla całej paczki jednego urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).
Czy z punktu widzenia płatników nowy system będzie uzupełniał obecny, czy go zastąpi?
Ministerstwo oszczędnie dawkuje informacje na ten temat, więc nie wiadomo, jak to dokładnie będzie. Wszystko jednak wskazuje na to, że równolegle będzie funkcjonował dotychczasowy system, umożliwiający przesyłanie pojedynczych formularzy, a także dokonywanie korekt wszystkich deklaracji, które zostaną złożone drogą elektroniczną – zarówno tych wysłanych za pośrednictwem e-Deklaracji, jak i poprzez UBD. Nie jest jasne, co będzie, jeśli przedsiębiorca będzie miał do wysłania całą paczkę korekt.
Do końca roku pozostały niespełna trzy miesiące, a pan mówi: nie wiadomo.
Dziś wiemy tyle, że od 1 stycznia 2015 r. będą obowiązywać dwa rodzaje informatycznych specyfikacji e-deklaracji (zwanych schem), czyli: dotychczasowy i nowy, dotyczący formularzy, które będą mogły być przesyłane przez nową bramkę w paczkach (w tych przypadkach schemy mają w nazwie literę „z”, np. PIT-11Z). Relacje między tymi samymi deklaracjami zawierającymi i niezawierającymi litery „z” są niejasne. Wydaje się, że za pomocą deklaracji bez „z” – czyli z założenia wysyłanych pojedynczo – trzeba będzie korygować deklaracje wcześniej wysłane w ramach paczki, czyli w ramach schemy z literą „z”. Generalnie płatnicy, którzy zamierzają przesyłać określone e-deklaracje w trybie masowym, powinni testować rozwiązania już udostępnione na stronie Ministerstwa Finansów i przygotować się, że do pozostałych formularzy będą używać starej bramki.
Jaka będzie procedura masowej wysyłki?
Jak już wspomniałem, na początku przedsiębiorca będzie mógł wysyłać paczki liczące nie więcej niż 20 tys. deklaracji. Tak jak dziś będzie musiał podpisać paczkę e-podpisem, a potem pobrać UPO. Procedura będzie więc podobna do tej, którą podatnicy znają z systemu e-Deklaracje.
Dziś podatnicy nie mogą wysłać jednorazowo np. 1000 deklaracji i otrzymać jednego UPO?
W systemie e-Deklaracje nie ma takiej możliwości. Niemniej można zastosować pewne informatyczne rozwiązania, dzięki którym użytkownik z punktu widzenia operacyjnego (nie prawnego) wysyła formularze zbiorowo. Odpowiednio przygotowany program (płatnik musi go sobie zapewnić sam we własnym zakresie lub kupić bądź zlecić jego przygotowanie) dba o to, by pojedynczo zostały przekazane do systemu e-Deklaracje i by odebrane zostały wszystkie UPO.
Jaki jest powód zmian wprowadzanych przez MF?
Zmiany z punktu widzenia administracji skarbowej są konieczne. Nowa bramka będzie bowiem powiązana z systemem, który pozwoli urzędowi sporządzić PIT za podatnika (wstępne zeznanie). Jak wiadomo, podatnicy mają mieć dostęp do wstępnie wypełnionych zeznań za pośrednictwem portalu podatkowego, w ramach którego zaakceptują PIT-a lub go zmienią. Administracja potrzebuje jednak danych od płatników w formie elektronicznej, aby móc efektywnie wypełniać PIT-y pracowników.
Płatnik prześle PIT-11Z do urzędu skarbowego poprzez nową bramkę. A pracownikowi tak jak dotąd – pocztą zwykłą lub elektroniczną?
Wygląda na to, że tak. W drugim przypadku firmy muszą wcześniej umówić się z pracownikiem, na jaki adres poczty elektronicznej formularz zostanie wysłany, i stosować e-podpis – tak jak dziś. Jeśli pracownik nie wyraża na to zgody, to pracodawca musi dokument wydrukować i wysłać zwykłą pocztą.
Jak firmy się przygotowują do zmian?
Jedne konstruują wariantowe zmiany w systemach finansowo-księgowych, a inne po prostu czekają na końcówkę roku, aby wiedzieć, czego mają się trzymać. Oczywiście z drugim podejściem wiąże się ewentualny stres z powodu pracy pod presją naprawdę krótkiego terminu.