Zdarza się, że kontrahenci przesyłają mi faktury w formie elektronicznej. Mam jednak wątpliwości, czy są to rzeczywiście e-faktury, o których mowa w przepisach o VAT. Trafiają one do mnie e-mailem w formie skanu faktury papierowej. Czy można go uznać za fakturę elektroniczną i czy w związku z tym powinienem zawrzeć z kontrahentami porozumienie w sprawie przesyłania i odbioru e-faktur?
Adam Kołodziejczyk doradca podatkowy w RSM Poland KZWS / Dziennik Gazeta Prawna
Ustawodawca zdefiniował w ustawie o VAT e-fakturę jako dokument elektroniczny wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy). W związku z tym faktura elektroniczna powinna spełniać następujące warunki:
Reklama

Reklama
¦ zawierać wszelkie niezbędne dane wskazane w ustawie o VAT (w szczególności elementy wymienione w art. 106e ustawy),
¦ być wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym.
Z jednej strony można by więc uznać, że w przypadku skanu faktury papierowej nie jest spełniony jeden z tych warunków, jakim jest konieczność wystawienia faktury w formie elektronicznej. Skan to bowiem nic innego jak zdjęcie faktury, wystawionej wcześniej w formie papierowej. Z drugiej strony jednak można argumentować, że wystawienie faktury elektronicznej obejmuje w praktyce zarówno jej papierowy wydruk, jak i późniejsze zeskanowanie.
Ustawodawca sam przyznaje, że przepisy w tym zakresie nie są do końca precyzyjne i aprobuje przesyłanie skanów faktur wystawionych w wersji papierowej. Już w uzasadnieniu do nowelizacji, która weszła w życie 1 stycznia 2014 r., stwierdzo, że faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne – pod warunkiem że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu.
Również z wydawanych ostatnio interpretacji indywidualnych wynika, że skan faktury papierowej przesłany e-mailem jest w istocie fakturą elektroniczną (tak np. w interpretacjach: dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 czerwca 2014 r., nr ITPP3/443-173/14/MD, dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2014 r., nr IBPP4/443-135/14/LG).
Biorąc to pod uwagę, należy stwierdzić, że skan faktury papierowej przesłany do przedsiębiorcy e-mailem może być potraktowany przez niego jak faktura elektroniczna. Tak będzie jednak wyłącznie w sytuacji, gdy faktura papierowa w ogóle nie zostanie do niego przesłana (nie będzie wprowadzona do obrotu). Trzeba też pamiętać, że otrzymywanie e-faktur wymaga zgody nabywcy, która jednak nie musi być wyrażona w formie pisemnej (wystarczy forma dorozumiana).
Dodatkowo otrzymywanie faktur elektronicznych wymaga zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewności co do tożsamości wystawcy), integralności treści (brak możliwości zmian w jej treści) oraz czytelności faktury.