Subskrybuj nas na Youtube
Na początku działalności przedsiębiorcy mają zwykle więcej kosztów niż przychodów. Jednak nie wszystkie mogą być brane pod uwagę w rozliczeniu podatkowym.
Jednorazowe potrącenie
Jeśli chodzi o te, które stanowią koszty podatkowe, niektóre mogą być rozliczane tylko w czasie (amortyzowane), a nie od razu. Z punktu widzenia biznesmenów najkorzystniejsze jest rozliczenie jednorazowe.
Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów – z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT.
W przypadku zakupu środków trwałych (budowle, budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty), a więc np. komputera, trzeba też uważać na limit 3,5 tys. zł. Co do zasady, jeśli koszt nabycia lub wytworzenia środka trwałego nie przekracza tego pułapu, to można go zaliczyć od razu i w całości do kosztów podatkowych. Jeśli limit zostanie przekroczony, to środek trwały należy amortyzować – do kosztów zaliczamy wtedy systematycznie odpisy amortyzacyjne liczone od wartości początkowej (ceny zakupu lub kosztu wytworzenia) komputera czy innego środka.
Co jednak istotne, rozpoczynający działalność (a także mali podatnicy) mają prawo do jednorazowej amortyzacji niezależnie od limitu 3,5 tys. zł. Dotyczy to środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 KŚT (Klasyfikacji Środków trwałych), z wyłączeniem samochodów osobowych. Co do zasady, takie jednorazowe potrącenie lub kilka potrąceń łącznie nie może w sumie przekroczyć w odniesieniu do objętych nimi środków kwoty 50 tys. euro (czyli obecnie 211 tys. zł). Ta zasada ma zastosowanie w roku podatkowym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji (do limitu 211 tys. zł nie wlicza się odpisów od środków, których wartość początkowa nie przekroczyła 3,5 tys. zł). W kolejnych latach po skorzystaniu z jednorazowej amortyzacji trzeba stosować już podstawowe zasady amortyzacji.
Przykładowo podatnik startujący z biznesem może od razu zaliczyć do kosztów w całości wydatek na komputer o wartości 10 tys. zł. W kolejnym roku podatkowym, jeśli kupi sprzęt o takiej wartości, będzie mógł zaliczać do kosztów jedynie odpisy ustalone zgodnie z wybraną metodą amortyzacji (więcej w artykule: „Jak amortyzować środki trwałe” – DGP nr 131/2014).
Koszty nauki
W praktyce do kosztów działalności można też zaliczyć niektóre wydatki poniesione wcześniej – przed uruchomieniem biznesu. Przykładem są koszty aplikacji radcowskich czy adwokackich.
W jednym z najnowszych wyroków WSA w Gdańsku (z 22 lipca 2014 r., sygn. akt I SA/Gd 689/14) potwierdził, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zmierzające do stworzenia (sic!), zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów, przy czym związek wydatków z przychodami nie musi być bezpośredni. W ocenie sądu za koszt uzyskania przychodu należy więc też uznać wydatek, który warunkuje rozpoczęcie działalności gospodarczej. A z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku wykonywania zawodu radcy prawnego w formie kancelarii, ponieważ odbycie i ukończenie aplikacji jest do tego niezbędne.
Stanowisko to potwierdzają też inne sądy (np. WSA w Poznaniu w wyroku z 4 kwietnia 2013 r., sygn. akt I SA/Po 50/13, oraz WSA we Wrocławiu w wyroku z 28 listopada 2012 r., sygn. akt I SA/Wr 1144/12).
Niestety, inaczej do tego podchodzi fiskus i to nie tylko w przypadku aplikacji radcowskich czy adwokackich.
W interpretacji indywidualnej dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (z 5 czerwca 2014 r., nr IPPB1/415-278/14-3/AM) uznał, że osoba prowadząca działalność, która w jej trakcie opłaciła czesne za studia licencjackie i magisterskie na kierunku logistyka (w celu podniesienia kwalifikacji), nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów podatkowych. Organ zgodził się wprawdzie, że wiedza zdobyta podczas nauki pozwoli podatnikowi zwiększyć przychody oraz zabezpieczyć ich źródła, ale wydatki na studia I i II stopnia nie spełniają kryterium celowości wynikającego z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i dlatego nie mogą być kosztem podatkowym. Chodzi o to, że biznesmen poniósł wydatki w celu zdobycia odpowiednich kwalifikacji, a więc mają one charakter osobisty. Jego celem było zdobycie wiedzy i umiejętności, a nie osiągnięcie przychodów z firmy.
Stanowisko fiskusa jest więc takie, że nie można pomniejszyć przychodów z firmy o wydatki na zdobycie kwalifikacji – bez względu na to, czy poniesiono je przed, czy w trakcie działalności gospodarczej.
Spotkania z klientami
Tuż po uruchomieniu przedsiębiorstwa ważne jest też jak najszybsze pozyskanie klientów. W tym celu niezbędne są m.in. spotkania z potencjalnymi kontrahentami. W tym przypadku pojawia się pytanie, czy wydatki na poczęstunek czy też lunch, w trakcie którego przedsiębiorca rozmawia z ewentualnym partnerem biznesowym, mogą być zaliczone do kosztów.
Pozytywnie na to pytanie odpowiedział minister finansów w interpretacji ogólnej (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). Wyjaśnił w niej, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, wydatki na poczęstunek (kanapki, paluszki, ciastka), napoje (woda, soki, herbata), obiady i lunche, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, czy poczęstunek lub posiłek są podawane w siedzibie przedsiębiorcy, czy poza nią (np. w restauracji). Ważne jest jednak, aby były poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów.
Mało tego, wyłącznym lub dominującym celem takich kosztów nie może być stworzenie określonego, pozytywnego wizerunku firmy czy wykreowanie dobrych relacji z uczestnikami spotkania.
Innymi słowy, jeśli startujący z firmą chce zrobić dobre wrażenie na kontrahentach i to jest jego główny cel, to wydatków na poczęstunek, napoje czy lunch nie może zaliczyć do kosztów, ponieważ jest to reprezentacja. Jeśli zaś rzeczywiście zmierza bezpośrednio do uzyskania przychodów i o tym jest mowa podczas spotkania, to ma szanse na skuteczne potrącenie kosztów tego rodzaju. Każdy taki przypadek fiskus rozpatruje jednak odrębnie, a więc mimo interpretacji ogólnej warto wystąpić też o indywidualną.
W interpretacji indywidualnej z 11 czerwca 2014 r. (nr IBPBI/1/415-324,577/14/ESZ) dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że wydatki poniesione na organizację części biznesowo-szkoleniowej spotkania wyjazdowego, poniesione w związku z udziałem w nim kontrahentów i zleceniobiorców (np. koszty transportu, noclegu, poczęstunku w trakcie tej części spotkania, za wyjątkiem napojów alkoholowych), będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu.
Samochód do firmy
Zakładając pierwszą firmę, łatwo można do niej wprowadzić samochód wykorzystywany dotychczas do celów prywatnych. Interpretacje dyrektorów izb skarbowych dotyczące rozliczenia w kosztach takiego wniesienia są korzystne dla podatników.
Sprawę taką rozstrzygnął np. dyrektor izby skarbowej w Łodzi (interpretacja indywidualna z 11 czerwca 2014 r., nr IPTPB1/415-143/14-4/AG).
Osoba fizyczna wyjaśniła, że chce w firmie, którą planuje założyć, używać auto, które kupiła do celów osobistych w 2005 r. (ma fakturę zakupu na kwotę 37 600 zł). Zamierza uwzględnić auto w działalności, czyli zostanie ono wprowadzone do ewidencji środków trwałych i będzie służyło osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu albo zachowaniu źródła przychodów. Aby ujmować w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne, musi ustalić jego wartość początkową. Podatnik nie był pewien, czy powinien przyjąć kwotę z faktury zakupu z 2005 r., czy znacznie niższą wartość rynkową samochodu na dzień przyjęcia go do środków trwałych.
Dyrektor izby skarbowej utwierdził podatnika w przekonaniu, że wartością początkową będzie cena nabycia wynikająca z faktury. Podstawą do określenia wartości początkowej kupionych składników majątkowych jest cena nabycia, którą ustala się na podstawie art. 22g ust. l pkt 1 ustawy o PIT. Nie ma znaczenia, sprzed ilu lat pochodzi dokument zakupu ani że określona w nim kwota znacznie odbiega od aktualnej wartości rynkowej. Dopiero gdy nie można ustalić ceny nabycia środka trwałego, to – zgodnie z art. 22g ust. 8 ustawy o PIT – jego wartość początkową ustala się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz z uwzględnieniem stanu i stopnia ich zużycia. W omawianym przypadku cena nabycia była znana – wynikała z faktury. Podobne rozstrzygnięcie wydał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (z 16 maja 2014 r., nr IBPBI/1/415-227/14/ZK). Jak wynika z kolejnej interpretacji (dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 kwietnia 2014 r., nr ITPB1/415-69/14/MW), kosztami uzyskania przychodu są również wydatki związane z eksploatacją samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, a więc np. koszty zakupu paliwa, olejów, opłat za przejazdy i parkowanie, wymiany opon.
Samochodu można również nie wprowadzić do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którym kosztem z tytułu używania auta do celów firmowych są wydatki ustalone zgodnie z kilometrówką.
Podstawa prawna
Art. 22 ust. 1, art. 22g, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).
Jak postępować w sytuacjach wątpliwych
Co może zrobić podatnik, który nie wie, czy zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów?
Co do zasady to na podatnikach ciąży obowiązek znajomości przepisów i prawidłowego zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku wątpliwości podatnik może zwrócić się z pytaniem do Krajowej Informacji Podatkowej, gdzie konsultant odpowie na pytanie podczas rozmowy telefonicznej. Taka informacja nie jest jednak wiążąca i podatnik może ją wykorzystać tylko na własną odpowiedzialność.
Przedsiębiorca ma także możliwość zwrócenia się z wnioskiem o wydanie wiążącej indywidualnej interpretacji podatkowej. Pytanie może w takim wypadku dotyczyć zarówno sytuacji już zaistniałej, jak i przyszłego zdarzenia. Wniosek oprócz opisu stanu faktycznego musi również zawierać stanowisko samego podatnika w danej sprawie. Na wydanie indywidualnej interpretacji trzeba będzie zaczekać do 3 miesięcy. Opłata za wniosek wynosi 40 zł od jednego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
Co może zrobić osoba prowadząca działalność, która zaliczyła wydatek bezpośrednio do kosztów, a powinna amortyzować środek trwały?
Przede wszystkim podatnik powinien złożyć korektę deklaracji. Prawdopodobnie będzie się to wiązało z powstaniem zaległości podatkowej i koniecznością jej uregulowania wraz z odsetkami. W najgorszym przypadku postępowanie takie może zostać uznane za celowe zmniejszenie podatku do zapłaty i w związku z tym podatnik może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej skarbowej.
Ponadto przedsiębiorca powinien wpisać dany środek trwały do ewidencji. Co do zasady, środek ten powinien być wprowadzony do niej najpóźniej w miesiącu, w którym przekazano go do używania. Dokonanie tej czynności w późniejszym terminie jest uznawane za ujawnienie środka trwałego. W takiej sytuacji podatnik powinien zacząć amortyzację z początkiem następnego miesiąca po miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji.
Co grozi przedsiębiorcy, który zaliczył do kosztów wydatek, a urzędnicy stwierdzili, że nie było takiej możliwości? Jakie będą skutki takiej decyzji organu?
Niewłaściwe zaliczenie wydatków do kosztów skutkuje nieprawidłowym rozliczeniem podatku dochodowego i co do zasady powstaniem zaległości podatkowej. W przypadku gdy takie ustalenie będzie mieć miejsce podczas kontroli bądź postępowania podatkowego, to organ wyda decyzję, w której ustali kwotę zaległości wraz z odsetkami. Jeżeli podatnik zgodzi się z decyzją, jest zobowiązany do zapłaty oraz złożenia korekty odpowiedniej deklaracji. Gdy podatnik nie zgadza się z decyzją, może się od niej odwołać w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.
Szymon Adamiak konsultant w FL Tax – Paweł Fałkowski, Kamil Lewandowski Doradcy podatkowi
