Pracownik, który połączył wyjazd służbowy z urlopem, zaoszczędzi na kosztach powrotu. Pracodawca musi mu bowiem sfinansować powrót z delegacji, nawet gdy odbywa się on w późniejszym okresie. Przychód, jaki wraz z takim świadczeniem uzyska zatrudniony, korzysta ze zwolnienia od PIT
Pod gruszę z PIT, na kolonie bez
Wypłata przez pracodawcę świadczenia pieniężnego na rzecz pracownika udającego się na urlop w każdym przypadku skutkuje uzyskaniem przez niego przychodu ze stosunku pracy.
Wypoczynek pracownika...
Uzyskanie przychodu nie budzi żadnych wątpliwości, skoro w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT prawodawca wprost wskazuje, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Oczywiście fakt, iż pracownik uzyskał przychód podatkowy, nie musi automatycznie wiązać się z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Istotne znaczenie może mieć to, z jakich środków i konkretnie na jaki cel wypłacane są środki.
W przypadku gdy pracownik otrzymuje środki pieniężne wyłącznie z tego tytułu, że będzie przebywał na urlopie, to bez względu na to, z jakiego źródła pracodawca dokonuje wypłaty, konieczne jest uwzględnienie tej kwoty przy wyznaczaniu zaliczki na podatek dochodowy. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Trzy źródła wypłat
Pani Anna, prowadząca biuro rachunkowe, zajmuje się rozliczeniami firm A, B i C. Każda z tych firm wypłaca pracownikom świadczenia urlopowe, przy czym pierwsza ma ZFŚS, druga zrezygnowała z jego tworzenia, ale wypłaca świadczenie urlopowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ZFŚS, a trzecia, chociaż dopełniła wszelkich formalności do nietworzenia ZFŚS i do tego, by nie wypłacać świadczeń urlopowych, jednak – decyzją zarządu – zdecydowała się wypłacać pracownikom udającym się na urlop dodatkowe świadczenie. I choć w każdej z trzech firm obowiązują różne rygory, pani Anna musiała od każdej wypłaty naliczyć zaliczki u pracowników na podatek dochodowy.
Mimo że na płaszczyźnie PIT skutki wypłaty świadczeń z okazji urlopu są dla pracowników identyczne, różnice występują przy naliczaniu składek odprowadzanych do ZUS. [przykład 2]
Otóż świadczenie urlopowe wypłacane do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wyłączenie takie ma swoje źródło w art. 3 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) oraz w par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji świadczenie urlopowe – do wysokości odpisu podstawowego – nie podlega również składce na ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD 2
Ze składkami lub bez
Pani Anna (z przykładu 1) wyliczając wypłaty pracowników musi pamiętać, że ze względu na to, że firmy A i B wypłacają świadczenia w kwotach zgodnych za zasadami określonymi w przepisach regulujących zasady funkcjonowania ZFŚS, od takich wypłat nie są odprowadzane składki do ZUS. Pracownicy firmy C otrzymają wypłaty pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
...lub jego dzieci
W przypadku gdy pracodawca sfinansuje dziecku pracownika pobyt na koloniach/obozie, to nawet cały przychód (w zależności od okoliczności) może skorzystać ze zwolnienia od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT).
Zwolnione z opodatkowania są dopłaty do wypoczynku – dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.
Uwaga! Jeżeli na powyższych warunkach organizowany jest wypoczynek nie tylko dzieci, ale całej rodziny, nie wyklucza to możliwości dopłaty i zastosowania zwolnienia dla przychodu wygenerowanego przez taką dopłatę. Jednak w tej sytuacji konieczne jest wyodrębnienie, jaka część ceny usługi przypada na wypoczynek dziecka. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Rodzinny wyjazd
Podmiot zajmujący się organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży, spełniający wszelkie wymogi formalne, zorganizował obóz hippiczny dla dzieci i ich rodziców. Pracownik, który wykupił udział swojej rodziny, w tym małoletniego dziecka, przedstawił pracodawcy fakturę dotyczącą takiego świadczenia, w której wyszczególniono, jaka część ceny przypada na poszczególnych uczestników. Na podstawie takiego dokumentu pracodawca, zgodnie z wewnętrznymi procedurami, wypłacił pracownikowi kwotę 700 zł ze wskazaniem, iż jest to dopłata do wypoczynku dziecka. Przychód, jaki wraz z taką wypłatą otrzymał pracownik, korzysta ze zwolnienia od PIT.
Co na to fiskus
●(...) W przepisach ustawy o PIT nie ma regulacji określającej, jaki dowód powinien przedstawić pracownik, który poniósł wydatek z tytułu wypoczynku dziecka do lat 18. Ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są dowody wpłaty. Pojęcie dowód wpłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak również dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu wpłaty powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, tj. imię i nazwisko dziecka, forma wypoczynku, okres, w którym korzystano z wypoczynku, kwota poniesionego wydatku oraz podpis osoby, która wystawiała ten dokument. Przy czym jeżeli dany dowód zawiera braki, nie ma przeszkód, aby te braki w sposób wiarygodny uzupełnić, np. przez wiarygodne oświadczenie. (...) Pracownik wnioskodawcy przedłożył fakturę za wypoczynek letni córki (dziecko nie ukończyło 18 lat), wykupiony indywidualnie dla rodziny, w tym dla dziecka. Organizatorem wczasów letnich jest biuro turystyczne wpisane do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych. (...) W przypadku dofinansowania ze środków ZFŚS wypoczynku letniego córki pracownika w wieku do lat 18 zorganizowanego w formie wczasów letnich (...) wnioskodawca nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku dochodowego od tego świadczenia.
Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 października 2012 r., nr IPTPB1/415-459/12-2/DS
Na urlop samochodem od szefa
Chociaż niektórym pracownikom trudno się z tym pogodzić, to nieodpłatne wykorzystanie samochodów służbowych na ich potrzeby prywatne skutkuje uzyskaniem przez nich przychodu podatkowego. Jeżeli w danym okresie pracownik korzysta z pojazdu równolegle – służbowo i prywatnie – wyznaczenie kwoty przychodu jest nie lada problemem. Pracodawcy reprezentują bardzo różne sposoby radzenia sobie z taką kwestią, od stosowania regulaminów, w ramach których kwota przychodu pracownika wyznaczana jest w oparciu o faktyczny zakres korzystania z samochodu (najczęściej poprzez odniesienie do przejechanych kilometrów), poprzez – budzące wątpliwości – ryczałty, aż do wyparcia, czyli twierdzenia, że samochody służbowe wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby pracodawcy, co najczęściej nie jest prawdą, a nieprawdziwość takich tez stosunkowo łatwo zdemaskować. Wystarczy bowiem, by pracownik zatankował pojazd (biorąc fakturę) w miejscowości wypoczynkowej, w której pracodawca nie prowadzi interesów, skorzystał tam z pomocy w ramach assistance czy stał się ofiarą jednego z licznych (zwłaszcza w miejscowościach na trasach dojazdowych do polskich kurortów) fotoradarów. Nawet jeżeli koszt pokryje pracownik, w dokumentacji pozostaje ślad obecności pojazdu w tym miejscu.
Chociaż hasłowo mowa jest o przychodzie z nieodpłatnego świadczenia, to problem jest identyczny wówczas, gdy pracownicy płacą za korzystanie z pojazdów, ale kwoty, jakie są im potrącane przez pracodawców, nie mają nic wspólnego z wartością rynkową świadczenia (wówczas przychodem jest różnica między wartością rynkową a kwotą zapłaconą przez pracownika). Przykładowo niektóre firmy identyfikują przychód w kwocie 200 czy 300 zł albo wprowadzają zryczałtowane opłaty w takiej wysokości. Problem polega na tym, że za 200 czy 300 zł nie wynajmie się samochodu na tydzień czy dwa!
Problem wykorzystywania pojazdów służbowych nasila się szczególnie w okresie wakacji. Jeżeli bowiem pracownik jadąc na urlop korzysta z samochodu firmowego nieprzerwanie przez tydzień, dwa lub więcej, przejeżdżając przy tym kilkaset kilometrów, to nie tylko uzyskuje przychód, ale jego kwota może być niemała.
Zgodnie z zasadą zapisaną w art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT przychodem jest wartość rynkowa, a przy odpłatności poniżej takiej kwoty – różnica między nią a zapłaconą (art. 11 ust. 2b w związku z ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT). Oczywiście gdyby pracownik tankował samochód na koszt pracodawcy, wówczas do przychodu należy doliczyć wartość paliwa. Przychód, jaki pracownik uzyskuje, stanowi podstawę naliczania zaliczki na podatek dochodowy, ale również składek odprowadzanych do ZUS.
Prawodawca nie wskazuje, jak definiować wartość rynkową świadczenia, stąd często stosowane jest rozliczenie kilometrowe. Jednak w czasie urlopu, przy dużej liczbie przejechanych kilometrów, bardziej racjonalne może okazać się rozliczenie czasowe. [ przykład 4]
PRZYKŁAD 4
Duża liczba przejechanych kilometrów
Firma ABC godzi się, by pracownicy korzystali z samochodów służbowych na potrzeby prywatne. Zasady wyznaczania u pracownika przychodu zostały określone w regulaminie i sprowadzają się do tego, że pracownik składa oświadczenie, ile kilometrów wyjeździł w danym okresie prywatnie. Liczba kilometrów po przemnożeniu przez stawkę za kilometr (wyznaczoną na podstawie ceny najmu pojazdu takiej samej klasy) wyznacza przychód pracownika. Przeciętnie w trakcie miesiąca pracownicy przejeżdżają prywatnie około 300 km.
Jeden z pracowników zatrudnionych w firmie ABC musiał wykorzystać zaległy miesięczny urlop. Ponieważ zamierzał korzystać z samochodu służbowego, zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem, by do przychodu doliczył mu miesięczny czynsz najmu samochodu, który wynosił 1800 zł, na co pracodawca wyraził zgodę. Działanie takie było uzasadnione przepisami, ale i zdrowym rozsądkiem, bo w czasie urlopu zatrudniony planuje przejechać 5000 km (co przy ustalonej dla jego pojazdu w regulaminie stawce kilometrowej 0,70 zł wygenerowałoby znacznie wyższą kwotę przychodu).
Biorąc pod uwagę implikacje podatkowe korzystania z samochodu służbowego na potrzeby prywatne, warto przygotować się do urlopu. Czasami będzie wiązało się to ze wskazaniem, iż wartość przychodu można wyznaczyć w sposób bezpośredni, odnosząc się do czynszu najmu pojazdu (bez „przejścia” kilometrowego). Innym razem rozsądne może okazać się pozostawienie pojazdu do dyspozycji pracodawcy i uniknięcie przychodu (np. gdy pracownik leci na urlop i samochód stałby cały czas w garażu). Niekiedy wystarczy tylko zgłosić taki zamiar pracodawcy, a ten nie musi odbierać samochodu, uzasadniając pozostawienie go pracownikowi brakiem miejsc parkingowych (wówczas nie może być mowy o przychodzie pracownika).
Co na to TK
●„(...) Należy przyjąć, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:
– po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
– po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
– po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)”
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt 7/13
Z komórką na plaży
Sam fakt zabrania ze sobą służbowego telefonu komórkowego na urlop absolutnie nie musi oznaczać przychodu podatkowego. Bardzo często telefon ten służy zachowaniu łączności między pracownikiem a pracodawcą.
Dopiero gdyby pracownik korzystał z telefonu, wykonując połączenia prywatne, uzyskałby przychód podatkowy definiowany ceną, jaką za takie połączenie musiał zapłacić pracodawca.
Gdyby cena połączenia wynosiła zero złotych, wówczas i kwota przychodu równa jest zero. Trzeba jednak pamiętać, że w ramach roamingu naliczane są opłaty niezależnie od darmowych rozmów przysługujących na terytorium kraju. [przykład 5]
PRZYKŁAD 5
Roaming kosztuje
Pracownik korzysta z telefonu służbowego. Abonament został tak dobrany, by cena poszczególnych rozmów wynosiła zero złotych. Dzięki temu przebywając w kraju pracownik nie uzyskuje przychodu, nawet jeżeli incydentalnie skorzysta z telefonu wykonując prywatną rozmowę. W czasie urlopu pracownik przebywał za granicą, korzystając cały czas z telefonu służbowego. Po powrocie, w następnym miesiącu, pracodawca przesłał pracownikowi wykaz rozmów z prośbą, by ten zaznaczył, które z dodatkowo płatnych rozmów zagranicznych (przychodzących i wychodzących) miały charakter służbowy, a które prywatny. Wartość rozmów prywatnych stanowi przychód podatkowy.
Przychód, jaki pracownik uzyskuje, stanowi podstawę naliczania zaliczki na podatek dochodowy, ale również składek odprowadzanych do ZUS.
Powrót z delegacji czy z urlopu
Czasami wyjazd w delegację łączony jest z urlopem, po którym pracownik wraca z podróży służbowej, czyli na koszt pracodawcy. W takiej sytuacji musi pojawić się pytanie, czy wartość podróży powrotnej nie powinna być doliczona do przychodów pracownika i opodatkowana. [przykład 6]
PRZYKŁAD 6
Przedłużenie wyjazdu służbowego
Pracownik wyjechał w podróż służbową do Chin. Pobyt służbowy trwał tydzień, ale po zrealizowaniu zadań powierzonych mu przez pracodawcę pracownik wykorzystał przysługujący mu urlop i pozostał tydzień dłużej (na własny koszt). Po tygodniowym urlopie, zgodnie z ustaleniami poczynionymi uprzednio z pracodawcą, pracownik powrócił, korzystając przy tym z biletu lotniczego zapewnionego mu przez pracodawcę.
W tym miejscu należy przypomnieć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT wartość przychodu uzyskanego przez pracownika w związku z pobytem w podróży służbowej, w ramach limitów określonych w przepisach dotyczących kosztów podróży służbowej, korzysta ze zwolnienia od PIT.
Pytanie, czy powrót z delegacji po przerwie cały czas korzysta z takiego przywileju? Mam co do tego poważne wątpliwości. Pracownik sam bowiem zrezygnował ze świadczenia w postaci biletu powrotnego, pozostając dłużej i kończąc podróż służbową w miejscu czasowego zamieszkania podczas urlopu. Na szczęście dla pracowników jestem w takim profiskalnym twierdzeniu całkowicie osamotniony. W praktyce funkcjonuje bowiem (z powodzeniem) pogląd, że pracodawca musi sfinansować pracownikowi powrót z delegacji, nawet jeżeli odbywa się on w późniejszym okresie, a co za tym idzie, przychód, jaki wraz z takim świadczeniem uzyskuje pracownik, korzysta ze zwolnienia od PIT (konsekwentnie z wyłączenia spod oskładkowania w ZUS).
W konsekwencji pracownik, który skorzysta z okazji i zapewni sobie przejazd na/z urlopu, nie będzie zobligowany do podzielenia się wartością uzyskanego przychodu z fiskusem.
Oczywiście należy pamiętać, że zgodnie z ugruntowaną praktyką pracownikowi przysługuje zwolnienie na powrót, ale już nie pobyt na urlopie (koszty zakwaterowania, diet etc. nie są należne za czas urlopu).
Co na to fiskus
●„(...) Wnioskodawca jako pracodawca zleci swojemu pracownikowi wyjazd w delegację zagraniczną bądź krajową celem wykonania konkretnego zadania. (...) W szczególnych sytuacjach pracodawca może na wniosek pracownika wyrazić zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie podróży służbowej lub jej przedłużenie z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej. W takim przypadku pracownikowi za dni/godziny przedłużenia delegacji wnioskodawca nie będzie pokrywał kosztów noclegu, diet i innych ewentualnych kosztów. Zwracany będzie natomiast koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań na podstawie przedłożonego biletu.
●(...) Jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrócony pracownikowi koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań, na podstawie przedłożonego biletu, podlegał będzie zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mimo iż pracownik – z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej – podróż rozpocznie wcześniej lub ją przedłuży”.
Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 kwietnia 2011 r., nr IBPBII/1/415-27/11/BD
Szkolenie z wycieczką
Od wielu lat prowadzone są dyskusje na temat przychodu pracownika z tytułu udziału w imprezie szkoleniowo-integracyjnej organizowanej przez pracodawcę. Znacznie mniej kontrowersji (czy raczej medialnych komentarzy) towarzyszy zagadnieniu wyjazdu na szkolenie pojedynczych pracowników, z tym że szkolenie dość specyficzne, bo połączone z wypoczynkiem w atrakcyjnym miejscu (w kraju lub za granicą) lub ze zwiedzaniem ciekawych miejsc. W ofercie większości dużych firm szkoleniowych odnajdziemy szkolenia wyjazdowe (tzw. otwarte – czyli dla uczestników z różnych firm), które odbywają się w Hiszpanii, na którejś z greckich wysp, na promie płynącym do Szwecji i w samej Szwecji oraz podobnych. W takim przypadku musi pojawić się pytanie, czy pracownik, który uczestniczy w takim szkoleniu na koszt pracodawcy, nie uzyskuje przychodu podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Oczywiście warto przypomnieć, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT od podatku dochodowego zwolniona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Uważam wręcz, że jeżeli pracownik uczestniczy w szkoleniu, które jest bezpośrednio związane z pracą wykonywaną u danego pracodawcy, odbywającym się w godzinach pracy, i na które został delegowany przez pracodawcę, to w ogóle nie uzyskuje przychodu podatkowego. [przykład 8]
PRZYKŁAD 8
Udział w warsztatach
Pracownica zatrudniona w księgowości została zgłoszona przez przełożonego do udziału w warsztatach, w trakcie których poruszane miały być zagadnienia niezwykle istotne dla działalności firmy. Wyjeżdżającą na takie szkolenie pracownicę przełożony zaopatrzył w listę pytań, które ma zadać prowadzącemu. W takim przypadku nie może być mowy o tym, że biorąc udział w warsztatach, pracownica uzyskała jakikolwiek przychód podatkowy, nawet korzystający ze zwolnienia od PIT.
O tym, że pracownik uzyskuje przychód, nie może przesądzać to, iż szkolenie odbywa się w atrakcyjnym miejscu. Oczywiście należy mieć świadomość, że tego rodzaju szkolenia mogą zainteresować urzędników urzędu skarbowego zajmujących się rozliczeniami w PIT czy urzędników z ZUS.
Z tego powodu, zanim pracownik zostanie zgłoszony na takie szkolenie, należy, dochowując należytej staranności, ustalić w szczególności:
●jaki jest program merytoryczny szkolenia;
●kto jest prowadzącym szkolenie;
●ilu jest prowadzących szkolenie;
●jak czas został przeznaczony na szkolenie, a jaki na inne atrakcje (z uwzględnieniem harmonogramu dziennego);
●czy uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe;
●czy organizator przekaże uczestnikom certyfikaty udziału w szkoleniu;
●jaka będzie treść faktury wystawianej zgłaszającemu uczestnika na szkolenie.
W przypadku takiego szkolenia kluczowe jest wykazanie, iż miało ono faktycznie miejsce, jego zakres merytoryczny był na tyle interesująco ukształtowany, że warto było nieco więcej zapłacić i poświęcić trochę więcej czasu pracownika, by w nim uczestniczył. Warto również zadbać, by sam uczestnik szkolenia potrafił wykazać zasadność udziału z uwagi na zakres szkolenia, a w razie potrzeby okazać się np. notatkami sporządzonymi w jego trakcie, a nie wyłącznie zdjęciami miejsc, które były zwiedzane.
Należy pamiętać o tym, że gdyby okazało się, że wyjazd miał charakter głównie wypoczynkowy, był formą gratyfikacji i dodatkowego wynagrodzenia za dobrą pracę, wówczas jego wartość musiałaby zwiększyć przychody pracownika do opodatkowania i oskładkowania. Jednym słowem w przypadku tego rodzaju świadczeń należy zachować dużą ostrożność; bez wątpienia istotna jest tutaj rola organizatora, który musi tak zorganizować szkolenia, a wcześniej ukształtować ofertę, program, agendę, by ograniczyć ryzyko fiskalne uczestników.
Co na to fiskus
●„(...) Jeżeli odbycie szkolenia bądź spotkania służbowego poza siedzibą pracodawcy jest obowiązkowe, a spotkanie zorganizowane i sfinansowane zostało przez pracodawcę, to koszt szkolenia czy koszt dotyczący części służbowej nie stanowi po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy. Niemniej jednak zakupienie dla pracowników dodatkowych atrakcji w miejscu zakwaterowania, np. występu artystycznego (koncertu zespołu, kabaretu), wspólna kolacja, dyskoteka, gry zespołowe, team building polegający na wspólnym (w grupach) rozwiązywaniu zadań logicznych, nauka tańca, spływy kajakowe, kuligi, zawody sportowe należy uznać za przychód pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy [ustawy o PIT – dop. red.]. Do przychodu pracownika nie należy wliczać atrakcji, jakie hotel udostępnia swoim gościom, zawartych w cenie zakwaterowania, o ile mieszczą się w standardowej ofercie hotelu”.
Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 maja 2013 r., nr IPPB2/415-241/13-2/EL
Awaryjny koniec relaksu
Według ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i nawet sam pracownik nie może zrzec się tego prawa. Niekiedy zaplanowany urlop nie może się odbyć, albo co gorsza pracodawca odwołuje pracownika przebywającego już na urlopie. Tu uwaga – pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Zgodnie z art. 167 par. 2 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Jeżeli pracodawca skorzysta z prawa odwołania pracownika z urlopu, wówczas odwołany, chcąc odzyskać poniesione wydatki, musi złożyć pracodawcy wniosek, w którym przedstawi kwoty, i do którego dołączy dowody poniesienia wydatków. [przykład 9]
PRZYKŁAD 9
Nagły wypadek
Pracownik przebywał na urlopie. W tym czasie zastępujący go pracownik miał wypadek i nie mógł wykonywać pracy. Ze względu na to, że praca musiała być zrealizowana w określonym terminie, a jednocześnie dla jej realizacji niezbędne były uprawnienia pracownika przebywającego na urlopie (a które oprócz niego miał tylko poszkodowany w wypadku), pracodawca postanowił odwołać pracownika z urlopu. Ten po przyjeździe przedstawił pracodawcy wniosek, w którym zażądał zwrotu kosztów przejazdu, kosztów wczasów, które wykupił, a z których nie mógł w pełni skorzystać ze względu na odwołanie z urlopu.
Prawidłowe udokumentowanie i uzasadnienie żądania zwrotu kosztów jest niezwykle ważne podatkowo. Jeżeli bowiem przez takie dokumenty zostanie wykazane, iż wypłacone przez pracodawcę świadczenie jest formą odszkodowania, wówczas jego wartość nie będzie opodatkowana PIT. W takim bowiem przypadku zastosowanie znajdzie zwolnienie zapisane w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT.
Gdyby przedstawiciel fiskusa miał wątpliwości co do zasadności zwolnienia, warto przypomnieć mu, że zwolnienie takie dotyczy odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Tutaj takimi odrębnymi przepisami będą regulacje kodeksu pracy – stąd kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie żądania, nawet jeżeli pracodawca ma pełną świadomość obowiązku jego wypłaty.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Podsumowanie
● Wypłata na rzecz pracownika świadczenia urlopowego nie korzysta ze zwolnienia od PIT, nawet gdy środki pochodzą z ZFŚS lub gdy wypłata dokonywana jest na zasadach określonych w przepisach normujących funkcjonowanie tego funduszu.
● Jeżeli pracownik jedzie na urlop samochodem służbowym, to z tego powodu uzyskuje przychód podatkowy.
● Pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty bezpośrednio związane z wypoczynkiem. Taka wypłata korzysta ze zwolnienia. Gdyby jednak dodatkowo chciał zrekompensować niedogodności związane z nieplanowanym powrotem z urlopu, wówczas to dodatkowe świadczenie stanowi przychód opodatkowany PIT.