Jeżeli koryguje się część ewidencyjną, to – aby uniknąć konsekwencji karnoskarbowych – trzeba złożyć czynny żal. Wprawdzie MF zapowiedziało zmianę przepisów, ale na razie księgowi często mają wątpliwości, jak postąpić w takiej sytuacji.
Wyjaśnijmy krótko, skąd wziął się cały problem. Otóż od 1 października 2020 r. wszedł w życie nowy JPK_V7, składający się z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Szkopuł w tym, że część ewidencyjna jest księgą podatkową w rozumieniu art. 53 par. 21 pkt 3 ustawy z 10 września 1999 . – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 19; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320; dalej: k.k.s.). A za błędy w księdze grożą sankcje karnoskarbowe. Przewiduje je art. 61a k.k.s., również dodany 1 października. Zgodnie z nim za złożenie nierzetelnej lub wadliwej księgi grozi grzywna do 240 stawek dziennych. Jeżeli czyn jest mniejszej wagi, to grzywna jest wymierzana jak za wykroczenie skarbowe.
Aby uwolnić się od kar, można złożyć, wraz z korektą JPK_V7, czynny żal. Zaznaczmy, że chodzi wyłącznie o korygowanie części ewidencyjnej JPK. W przypadku poprawiania błędu popełnionego w części deklaracyjnej nie trzeba składać czynnego żalu.
Przypomnijmy, że najpierw Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP potwierdziło, że każda zmiana części ewidencyjnej wymaga złożenia czynnego żalu. Pisaliśmy o tym w artykule „Przy korekcie JPK_V7 może być potrzebny czynny żal” (DGP nr 200/2020). Potem resort, również w odpowiedzi na pytania DGP, wskazał że „prowadzi prace nad możliwością rozszerzenia stosowania art. 16a k.k.s. [dotyczącego korekty deklaracji – red.] w sytuacji złożenia przez podatnika korekty JPK_VAT dotyczącej części ewidencyjnej. Aktualnie trwa analiza zagadnienia, która może dopiero pozwolić na decyzję w zakresie zmian legislacyjnych”. Informowaliśmy o tym w artykule „Czynny żal przy korekcie JPK_V7. Wymóg jest, ale może zniknąć” (DGP nr 252/2020).
Do czasu zmiany przepisów do korekt trzeba jednak dołączać czynny żal. W związku z pojawiającymi się pytaniami od biur rachunkowych poprosiliśmy więc ekspertów, aby wyjaśnili kilka praktycznych kwestii dotyczących korzystania z tej instytucji.
Konkretna osoba
Radosław Kowalski, doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową, przypomina, że odpowiedzialność karnoskarbowa spoczywa na konkretnej osobie, a nie na podatniku, na biurze rachunkowym etc. – Zatem działania zmierzające do eliminacji odpowiedzialności karnoskarbowej musi podejmować osoba, której taka sankcja w istocie grozi – wskazuje Kowalski.
Michał Roszkowski, radca prawny, doradca podatkowy i partner w Accreo, zwraca uwagę, że czynny żal składa przede wszystkim podatnik, bo z perspektywy organów podatkowych to on się rozlicza ze swoich obowiązków podatkowych.
Jak tłumaczy dalej Kowalski, przed złożeniem czynnego żalu należy przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie: kto zawinił. Przy czym trzeba pamiętać, że jeżeli jest to więcej niż jedna osoba, to należy wszystkich sprawców wskazać w czynnym żalu. W konsekwencji czynny żal muszą złożyć wszystkie te osoby. – Wbrew temu, co czasami wydaje się podatnikom, a co gorsza i urzędnikom, nie można przyjmować z góry założenia, że zawiniła księgowa czy księgowy. Jeżeli bowiem księgowa rozliczając podatek, sporządzając JPK, deklarację, działała na podstawie danych dostarczonych przez klienta i nie miała podstaw przyjmować, że prowadzi to do czynu karalnego, to czynny żal musi złożyć podatnik (osoba fizyczna), pracownik podatnika odpowiedzialny za dane działanie etc. – mówi Radosław Kowalski.
Michał Roszkowski dodaje, że jeśli biuro rachunkowe zajmuje się rozliczeniami podatnika, to zatrudniona w nim osoba lub osoby dokonujące tych czynności mogą ponosić, niezależnie od podatnika, odpowiedzialność na gruncie k.k.s. Odpowiedzialność za czyn skarbowy ponosi bowiem również osoba, która w ramach swoich obowiązków prawnych zajmuje się cudzymi sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi. – Zatem w takiej sytuacji wskazane byłoby również złożenie czynnego żalu przez osobę lub osoby z biura rachunkowego – uważa Roszkowski.
Radosław Kowalski doradza rozwagę przy składaniu czynnego żalu. Jak mówi, trzeba też pamiętać, że czasami winna może być osoba, jak się wydaje, niezwiązana z rozliczeniem podatków, np. pracownik dokonujący zakupu. – W praktyce więc często, tak na wszelki wypadek, czynny żal składa również księgowa. Trzeba jednak pamiętać, że jest to forma przyznania się do winy, więc gdyby się okazało, że czynny żal jest nieskuteczny, taka osoba naraża się na konsekwencje karnoskarbowe. Należy zatem ostrożnie podchodzić do takiego działania, pamiętając, że czasami nadgorliwość może zaszkodzić – radzi Kowalski.
Czy trzeba wskazywać winnego
Część biur się zastanawia, czy w czynnym żalu trzeba wskazywać okoliczności popełnienia błędu oraz wskazywać winnego – podatnika, księgową itp. – Tak, należy podać istotne okoliczności czynu, w szczególności osoby odpowiedzialne za jego popełnienie – odpowiada Michał Roszkowski. Również Radosław Kowalski wskazuje, że prawodawca, co prawda, nie wymaga, aby w czynnym żalu została dokonana kwalifikacja czynu, ale konieczne jest wskazanie okoliczności popełnienia czynu karalnego, w tym podanie osób uczestniczących (współdziałających) przy popełnianiu czynu karalnego.
Kolejna rozważana kwestia sprowadza się do tego, czy biuro rachunkowe może złożyć czynny żal bez wiedzy klienta, jeśli uzna, że to był błąd biura. Jak mówi Michał Roszkowski, biuro rachunkowe, a właściwie osoby z biura odpowiedzialne za rozliczenie podatnika, mogą złożyć czynny żal bez wiedzy klienta. – Będzie on jednak skuteczny wobec nich, przy spełnieniu wszystkich przesłanek, a nie zdejmie odpowiedzialności z podatnika – wskazuje Roszkowski. Dodaje, że podatnik będzie niemile zaskoczony, jeśli się dowie, że obsługujący go księgowi zneutralizowali swoją odpowiedzialność w związku z popełnionymi uchybieniami, jego zaś nie poinformowali o tym fakcie, przez co został narażony na odpowiedzialność z k.k.s. Lepszym rozwiązaniem jest więc poinformowanie podatnika. Również on powinien złożyć czynny żal.
– W przypadku zatajenia faktu złożenia czynnego żalu przez pracownika biura rachunkowego, gdyby klient został narażony na jakiekolwiek szkody z tym związane (w tym sankcje karne skarbowe), będą przysługiwać mu roszczenia cywilnoprawne wobec biura – wyjaśnia Michał Roszkowski.
Klient musi sam podpisać
Michał Roszkowski wskazuje również, że nie można złożyć czynnego żalu za klienta. Taka czynność będzie nieskuteczna. Czynny żal składa samodzielnie osoba odpowiedzialna na gruncie k.k.s. To ona również podpisuje czynny żal. – Podatnik podpisuje swój czynny żal, a osoba lub osoby z biura księgowego własny – tłumaczy ekspert Accreo. Roszkowski uważa, że każda osoba powinna złożyć oddzielny czynny żal, gdyż dotyczy to wyłącznie jej winy i sprawstwa. Zdaniem Radosława Kowalskiego dopuszczalne jest złożenie wspólnego czynnego żalu przez współdziałające osoby (np. cały zarząd i księgową), przy czym podpis musi być złożony oczywiście przez każdą z nich. Ekspert dodaje, że tarcza antykryzysowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 568; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255) dała możliwość złożenia czynnego żalu elektronicznie. Wprowadziła ona zmiany w art. 16 par. 4 k.k.s. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów na stronach gov.pl, czynny żal można złożyć za pomocą skrzynki e-PUAP właściwego urzędu skarbowego lub portalu podatkowego. MF rekomenduje korzystanie ze skrzynki ePUAP. Jak dodaje Kowalski, należy przy tym stosować zasady podpisywania właściwe dla składnia pism elektronicznych. Trzeba więc zastosować np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany (art. 16 par. 4 k.k.s.).
Trzeba być szybszym niż organ
W przypadku JPK urzędy mogą same wskazywać błędy w części ewidencyjnej JPK i wzywać do jego poprawienia. W takiej sytuacji nie będzie można złożyć czynnego żalu skutecznie. Jak mówi Radosław Kowalski, czynny żal jest skuteczny wyłącznie wówczas, gdy organ nie miał udokumentowanej wiedzy na temat czynu karalnego. – Obawiam się, że np. w przypadku wezwania do korekty JPK_V7 ze wskazaniem na konkretny błąd organ może uznać, że czynny żal nie jest już skuteczny – mówi ekspert.
