W pierwszej fazie wysyłanie ustrukturyzowanych faktur będzie dobrowolne. Rok później ma się stać obowiązkowe.

Przykład Sklep z artykułami biurowymi. Klient prosi o wystawienie faktury "na firmę"
Poinformował o tym wiceminister finansów Jan Sarnowski podczas zeszłotygodniowej konferencji online. Dodał, że projekt zmian w tym zakresie zostanie opublikowany jeszcze przez świętami. O planowanym rozwiązaniu poinformowaliśmy jako pierwsi w artykule „Coraz bliżej do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur” (DGP nr 239/2020).
Ustrukturyzowane faktury
Ma ono polegać na wystawianiu i otrzymywaniu ustrukturyzowanych faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będą one wystawiane według jednego schematu określonego przez Ministerstwo Finansów.
Na początku zastosowanie tego sposobu będzie dobrowolne, ale obie strony będą musiały się na to zgodzić. Po okresie pilotażowym korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. Jak poinformował wiceminister, ma się tak stać od 2023 r.
Nowe rozwiązanie będzie polegało na tym, że sprzedawca wystawi fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym i przekaże ją na ministerialną platformę, a ta w kolejnym kroku zostanie przesłana do kontrahenta. Ministerstwo Finansów udostępni w tym zakresie API. Dzięki temu systemy finansowo-księgowe będą mogły bezpośrednio zintegrować się z platformą KSeF.
W tym celu będzie można też skorzystać z konta, które jest przygotowywane w ramach projektu e-Urząd Skarbowy. Resort ma też udostępnić bezpłatną aplikację e-mikrofirma, która umożliwi wystawianie ustrukturowanych faktur.
Na bieżąco lub później
System nada każdej fakturze numer, co pozwoli na jej jednoznaczną identyfikację.
– Zadbamy o to, aby system był bezpieczny, dostępny 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu – zapewnił podczas konferencji Przemysław Koch, pełnomocnik ministra finansów ds. informatyzacji.
Wyjaśnił, że wysyłka faktur będzie możliwa na dwa sposoby:
  • w trybie online, czyli w każdym momencie, gdy dokument zostanie wystawiany, albo
  • w postaci paczek faktur zbieranych i wysyłanych w określonych interwałach czasowych.
Będą korzyści
Wiceminister Sarnowski zwrócił uwagę na korzyści z korzystana z e-faktur. Podatnik będzie:
  • miał pewność, że faktura dotarła do kontrahenta,
  • miał każdorazowo możliwość wglądu w jej treść. E-faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu, bo będzie przechowywana KSeF (nie trzeba już będzie wystawiać duplikatów),
  • mógł liczyć na skrócony czas zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
Ponadto dzięki nowemu rozwiązaniu zmniejszyć ma się liczba błędów na fakturach. Odczytywanie e-faktur będzie proste i przejrzyste.
Na nowym rozwiązaniu zyska też skarbówka. Po pierwsze, będzie dostawać informacje o przeprowadzanych transakcjach w czasie rzeczywistym, co pozwoli np. wykrywać łańcuchy fikcyjnych transakcji i tym samym pomoże w uszczelnieniu systemu podatkowego. Po drugie, urzędnicy nie będą już musieli wyjaśniać z podatnikami wielu błędów na fakturach, co pozwoli skoncentrować się na innych zadaniach.