Aby skutecznie potrącić 100 proc. podatku w związku z nabyciem samochodu, trzeba spełnić wiele warunków, m.in. wykluczyć inny sposób jego użytkowania niż do celów biznesowych.
Firma, która kupuje albo sprzedaje samochody, których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, musi przy rozliczaniu podatku od towarów i usług uwzględnić reguły obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. Co do zasady przy nabyciu tego typu pojazdów przysługuje podatnikom prawo do odliczenia 50 proc. VAT. Pełne odliczenie jest możliwe, gdy przedsiębiorca (który nie korzysta ze zwolnienia lub nie stosuje proporcji w rozliczeniach VAT) zamierza wykorzystywać auta wyłącznie do działalności gospodarczej, a także gdy są przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
Samochody specjalne
Ustawodawca przyjął generalne domniemanie, że samochody o masie do 3,5 tony są wykorzystywane do celów mieszanych, czyli zarówno w działalności gospodarczej, jak i na inne potrzeby, np. na użytek prywatny. W ustawie o VAT znajdziemy jednak listę pojazdów, które z uwagi na swoje cechy konstrukcyjne są automatycznie uznawane za służące wyłącznie do biznesu lub w przypadku których możliwość użycia do innych celów jest z założenia ograniczona – i które w związku z tym dają z definicji prawo po potrącenia 100 proc. VAT. Do tej kategorii należą pojazdy samochodowe inne niż samochody osobowe:
● mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, lub
– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
● które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.
W tym przypadku podstawą do odliczenia są zaświadczenia wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów.
Pełne odliczenie VAT przysługuje także przy zakupie pojazdów specjalnych wymienionych w ustawie (patrz ramka) i samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, a określonych w rozporządzaniu. W tym ostatnim przypadku chodzi o bankowozy typu A i B oraz samochody pogrzebowe. Warunkiem jest jednak to, aby taki pojazd miał jeden rząd siedzeń albo by dopuszczalna masa całkowita przekraczała 3 tony.
Dodatkowa ewidencja
W przypadku innych samochodów o masie do 3,5 tony, np. osobowych albo vanów i pickupów z więcej niż jednym rzędem siedzeń, podatnik – o ile chce skorzystać z pełnego odliczenia VAT – musi udowodnić, że używa ich wyłącznie w działalności gospodarczej.
Przy czym w odniesieniu do aut, w przypadku których ustawodawca łączy prawo do potrącenia 100 proc. VAT z obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, konieczne jest przekazanie do urzędu skarbowego informacji VAT-26. Zawiera ona oświadczenie, że pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w biznesie. Podatnik ma na to 7 dni od pierwszego wydatku związanego z autem, od którego chciałby odliczyć pełen VAT. Przez poniesienie wydatku należy rozumieć wpłatę zaliczki lub nabycie (np. auta) – w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza. Załóżmy, że podatnik 5 czerwca wpłacił 100-proc. zaliczkę na poczet zakupu samochodu, natomiast fakturę otrzymał 10 czerwca. W takiej sytuacji VAT-26 powinien przesłać do 12 czerwca.
Kolejny warunek pełnego odliczenia – podatnik powinien ustalić zasady wykorzystywania samochodu firmowego (powinno z nich wyraźnie wynikać, że nie można czynić z auta innego użytku niż służbowy). Według ministerstwa można to zrobić za pomocą regulaminów, umów, zarządzeń – i poprzez podjęcie dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Powinny one potwierdzać, że obiektywnie rzecz biorąc, nie ma możliwości wykorzystywania auta do celów prywatnych. Taki efekt można uzyskać chociażby poprzez wprowadzenie obowiązku zostawiania przez pracowników aut po godzinach pracy i w weekendy na firmowych parkingach. Nie wystarczy też sam zakaz używania auta do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą. Podatnik musi weryfikować, czy jest on przestrzegany.
Jeśli chodzi o przedsiębiorcę, którego przedmiotem działalności jest zakup aut w celu odprzedaży, okolicznością potwierdzająca, że nie ma mowy o ich prywatnym użytku, jest brak rejestracji.
W praktyce niewielu przedsiębiorców decyduje się na 100-proc. potrącenie VAT od samochodów osobowych – wystarczy bowiem jednorazowo skorzystać z auta dla celów prywatnych, aby stracić prawo do preferencji.
Ewidencja przebiegu
Zasadniczo używanie samochodu wyłącznie w biznesie musi mieć potwierdzenie w prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji przebiegu. Ustawodawca określił szczegółowo, jakie dane powinna ona zawierać oraz kto jest uprawniony do dokonywania w niej wpisów. Prowadzi się ją od dnia, w którym pojazd zaczął być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, do dnia zmiany sposobu użytkowania. Powinna zawierać m.in. numer rejestracyjny, stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Obowiązek ewidencji nie dotyczy pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży bądź oddania w odpłatne użytkowanie (np. na podstawie umów leasingu), jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w tym zakresie. Nie obejmuje to aut demonstracyjnych i zastępczych. W ich przypadku ewidencja jest konieczna, ale gdy auto jest udostępniane klientowi, wpisów w niej dokonuje pracownik przekazujący samochód. Powinien on podać m.in. datę i cel udostępnienia i liczbę przejechanych kilometrów. Nie musi opisywać trasy przejazdu.
Od 1 czerwca 2014 r. na podstawie rozporządzenia obowiązek prowadzenia ewidencji nie obejmuje też samochodów pomocy drogowej, które mają nadwozie konstrukcyjnie przystosowane do przewozu uszkodzonych pojazdów. Także podatnicy, których przedmiotem działalności jest świadczenie usług pogrzebowych lub transport pieniędzy, nie muszą prowadzić ewidencji dla samochodów pogrzebowych i bankowozów typu A i B (poza wymienionymi wcześniej, m.in. z jednym rzędem siedzeń, które są objęte prawem do 100-proc. odliczenia ze względu na konstrukcję i w przypadku których z definicji ewidencja nie jest potrzebna).
Należy pamiętać, że chociaż z ustawy bądź rozporządzenia wynika, że przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji i składania do urzędu skarbowego informacji VAT-26, to jednak nadal musi ustalić zasady użytkowania pojazdu. I to tak, aby wynikało z nich, że niemożliwe jest czynienie z niego prywatnego użytku. Musi też zadbać, aby zasady te były przestrzegane.
Sprzedaż auta
Przy sprzedaży samochodu służbowego trzeba naliczyć VAT niezależnie od tego, czy przy zakupie można było potrącić całość czy część podatku. Przed 1 kwietnia przysługiwało zwolnienie dotyczące zbycia samochodów osobowych, przy zakupie których podatnik potrącił 50 proc. lub 60 proc. podatku naliczonego (odpowiednio nie więcej niż 5 tys. lub 6 tys. zł). Było ono zapisane w par. 3 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2013 r. poz. 1722).
Ministerstwo w ustawie o VAT wprowadziło system korekt, który pozwala przedsiębiorcom odzyskać część podatku nieodliczonego przy nabyciu – o ile do sprzedaży dochodzi przed upływem pięciu lat (tj. 60 miesięcy) od zakupu. Chodzi o to, że jeżeli przedsiębiorca sprzedaje auto, od którego odliczył tylko część podatku, to takie zbycie traktowane jest jako zmiana sposobu użytkowania z mieszanego na wyłącznie do działalności. Dlatego można odzyskać dodatkową część podatku.
W przypadku aut o wartości do 15 tys. zł korekta jest możliwa, o ile do ich sprzedaży dojdzie przed upływem 12 miesięcy od zakupu.

Pojazdy specjalne

Pojazdy, które umożliwiają pełne odliczenie VAT:

● agregat elektryczny/spawalniczy,

● do prac wiertniczych,

● koparka, koparko-spycharka,

● ładowarka,

● podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

● żuraw samochodowy,

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

We wrześniu 2013 r. spółka kupiła samochód osobowy za 98,4 tys. zł (w tym VAT, czyli 18,4 tys. zł). Odliczyła 6 tys. zł podatku. Sprzedając samochód na początku czerwca, musiała naliczyć VAT. Zainkasowała 79,95 tys. zł (w tym VAT).W deklaracji za czerwiec 2014 r. podatnik musi wykazać podatek należny od sprzedanego samochodu w wysokości 14,95 tys. zł. Równolegle w tej samej deklaracji może wpisać jako podatek naliczony odpowiednią część VAT (w proporcji, która wynika z tego, ile miesięcy pozostało do upływu 60-miesięcznego terminu), którego nie odliczył przy zakupie auta. Jeżeli do sprzedaży doszło w 10. miesiącu (czerwiec 2014 r.) licząc od zakupu (wrzesień 2013 r.), to pozostały okres wynosi 51 miesięcy (łącznie z miesiącem sprzedaży). Podatnik może więc uwzględnić podatek naliczony wynoszący 51/60 podatku nieodliczonego w deklaracji za wrzesień 2013 r. (wtedy zapłacił 18,4 tys. zł VAT, odliczył 6 tys. zł, kwota nieodliczona wyniosła 12,4 tys. zł). Przedsiębiorca może w deklaracji za czerwiec ująć podatek naliczony w wysokości 10,54 tys. zł (51/60 x 12,4 tys. zł). Nadwyżka podatku należnego nad naliczonym wyniesie więc 4410 zł (14,95 tys. zł – 10,54 tys. zł).
2. Zbycie starego pojazduSpółka na początku czerwca 2014 r. sprzedała samochód osobowy kupiony w 2008 r. za 80 tys. zł (wtedy odliczyła zgodnie z przepisami 6 tys. zł VAT). Od nabywcy otrzymała za niego 30,75 tys. zł.Podatnik nie może skorygować podatku naliczonego na swoją korzyść, ponieważ minęło już pięć lat od zakupu samochodu. Mimo to musi zapłacić VAT od sprzedaży. W omawianym przykładzie VAT należny wyniesie 5,75 tys. zł.
3. Nabycie i sprzedaż po 1 kwietniaW maju 2014 r. spółka kupiła samochód osobowy za 98,4 tys. zł (w tym 18,4 tys. zł VAT). Nie będzie prowadzić ewidencji jego przebiegu. Zamierza go sprzedać w grudniu za 60 tys. zł netto.Ponieważ podatnik nie będzie prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (a to oznacza, że nie ma prawa do 100-proc. odliczenia VAT), w deklaracji, którą złoży za maj, będzie mógł odliczyć tylko 50 proc. podatku, tj. 9,2 tys. zł. Jeżeli sprzeda samochód w grudniu, będzie mógł odliczyć część podatku, którego nie potrącił przy zakupie. Jeżeli sprzedaż nastąpi w 8. miesiącu (grudzień 2014 r.), licząc od miesiąca, w którym auto zostało kupione (maj 2014 r.), to pozostały okres, licząc z miesiącem sprzedaży, wyniesie 53 miesięcy. Podatnik będzie mógł więc w deklaracji za grudzień ująć podatek naliczony w wysokości 53/60 podatku nieodliczonego w deklaracji za maj 2014 r. (wtedy nie odliczył 9,2 tys. zł). Odzyska więc jeszcze 8127 zł (53/60 x 9,2 tys. zł). Natomiast przy sprzedaży będzie musiał naliczyć 23 proc. VAT od 60 tys. zł, tj. 13,8 tys. zł. W wyniku sprzedaży samochodu powstanie nadwyżka podatku należnego nad naliczonym w wysokości 5673 zł (13,8 tys. zł – 8127 zł).
Podstawa prawna
Art. 86a, art. 90b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 28 maja 2014 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (Dz.U. nr 709).
Par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (Dz.U. nr 407).