Od 1 stycznia 2014 roku transakcje będziemy dokumentować do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Od tej zasady będą wyjątki, np. w przypadku usług budowlanych.

Czy dotychczasowy termin będzie dozwolony

Podatnik VAT przygotowuje się do zmian w fakturowaniu po 1 stycznia 2014 r. Faktury będzie wystawiał na zasadach ogólnych. Czy może to robić tak jak dotychczas, czyli w ciągu 7 dni od dostawy towaru lub wykonania usługi?
Obecnie zasadą jest wystawianie faktur w terminie 7 dni od dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług. Od 1 stycznia reguły się zmienią. Faktura nie będzie już miała takiego znaczenia dla rozliczenia podatku. Obowiązek podatkowy będzie powstawał w momencie dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług, natomiast fakturę co do zasady będzie można wystawić później, w kolejnym miesiącu. Jak wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, będzie na to czas do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2–8.
Przepisy określają więc, kiedy najpóźniej trzeba wystawić fakturę. Nie ma jednak przeszkód, aby zrobić to wcześniej, np. 7. dnia, licząc od chwili dokonania dostawy lub wyświadczenia usługi. Należy jednak uważać na szczególne przypadki wystawiania faktur, określone w art. 106i ustawy o VAT. Przykładowo dotyczy to świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych – fakturę wystawia się wtedy nie później niż 30. dnia od ich wykonania.
Podstawa prawna
Art. 106i ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy fakturę można wystawić w kolejnym miesiącu

Sprzedawca obecnie wystawia faktury zgodnie z zasadą 7 dni od dostawy towaru lub wykonania usługi. Czy po Nowym Roku będzie mógł dokumentować transakcje później?
Nowe przepisy przewidują możliwość wystawiania faktur nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z pewnymi wyjątkami. Oznacza to, że dokumenty będzie można sporządzać później niż obecnie. Przykładowo, jeśli podatnik sprzeda towar 11 stycznia, to będzie mógł wystawić fakturę najpóźniej 15 lutego. Ten sam termin będzie obowiązywał, jeśli do sprzedaży dojdzie 31 stycznia. Z kolei dostawa z 1 lutego będzie oznaczała konieczność sporządzenia faktury najpóźniej 15 marca. Oczywiście są to terminy końcowe. Nie ma przeszkód, aby dokumenty wystawiać wcześniej. Część firm może wręcz ustalić taką praktykę, z uwagi na to, że nie zmieni się termin rozliczenia VAT za poprzedni miesiąc. Po 1 stycznia 2014 r. – tak jak dotychczas – deklaracje VAT będziemy składać do 25. dnia miesiąca następującego po tym, którego dotyczy rozliczenie. Otrzymanie faktur 15. dnia miesiąca będzie oznaczało, że podatnik ma tylko 10 dni na przygotowanie i złożenie w urzędzie skarbowym prawidłowo sporządzonej deklaracji VAT.
Podstawa prawna
Art. 99 ust. 1, art. 106i ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy podatnik zwolniony musi sporządzić dokument

Czytelnik zamierza rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej od 1 stycznia 2014 r. Będzie chciał skorzystać ze zwolnienia podmiotowego w VAT (dopóki wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 150 tys. zł, nie wliczając kwoty podatku). Czy będzie musiał wystawiać faktury?
Zmiana przepisów dotyczących fakturowania nie zmieni zasady, zgodnie z którą podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT nie muszą wystawiać faktur. Pytanie może wynikać z faktu, że do końca 2013 r. przepisy dotyczące obowiązku wystawiania faktur mówią o podatniku VAT czynnym. Po zmianach art. 106b ust. 1 ustawy o VAT będzie określał, że każdy podatnik będzie musiał wystawiać faktury. Przepis nie precyzuje, czy chodzi o podatnika VAT czynnego, czy innego. Nie można jednak zapomnieć o art. 106b ust. 2, który wprost określa, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur, gdy korzysta ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. A zatem czytelnik nie będzie musiał sporządzać tych dokumentów.
Podstawa prawna
Art. 106b ust. 1 i 2, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy VAT będzie się odliczać na podstawie faktur

Przedsiębiorca prowadzi sklep ze sprzętem komputerowym. Nabywa go od dostawców krajowych, a następnie sprzedaje z marżą. Czy od 1 stycznia 2014 r. nadal będzie mógł odliczać VAT z faktur zakupowych?
Zasady odliczania VAT zostaną od 1 stycznia powiązane głównie z momentem powstania obowiązku podatkowego, choć faktura też będzie miała znaczenie. Zmiany wynikają z modyfikacji art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Do końca 2013 r. przepis ten ustanawia zasadę, zgodnie z którą prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Z kolei od 1 stycznia 2014 r. uprawnienie to będzie powstawało w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Od Nowego Roku będzie jednak również obowiązywał nowy art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Wynika z niego, że w przypadkach gdy kwota podatku będzie wynikała z faktury lub dokumentu celnego, prawo do odliczenia VAT powstanie nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik je otrzymał. Jak wskazują eksperci podatkowi, zestawienie obu tych przepisów oznacza, że prawo do odliczenia VAT od 1 stycznia 2014 r. będzie powstawać w rozliczeniu za okres, w którym wystąpi w późniejszym terminie jedno z dwóch zdarzeń: powstanie obowiązku podatkowego lub otrzymanie faktury albo dokumentu celnego.
Podstawa prawna
Art. 86 ust. 10 i 10b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy dokument może powstać przed wykonaniem usługi

Podatnik VAT będzie świadczył usługi najmu na rzecz firmy, innego podatnika VAT. Czy fakturę będzie mógł wystawić wcześniej, np. w styczniu za luty?
Obecnie podatnicy mają bardzo ograniczone możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi. Dotyczy to jedynie kilkunastu przypadków wymienionych w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Od 1 stycznia 2014 r. nie będzie jednak przeszkód, aby dokument sporządzić przed transakcją. Zgodnie bowiem z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie będą mogły być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, jeśli nastąpi ona jeszcze przed dostawą lub świadczeniem. Będzie to zasada ogólna. Wynika ona z faktu, że od Nowego Roku faktura nie będzie już miała tak dużego znaczenia jak obecnie.
Przepisy pozwalają jednak – w szczególnych przypadkach – na wystawienie faktury jeszcze wcześniej niż 30. dni przed dostawą lub wykonaniem usługi. Taki dokument musi jednak zawierać informację, jakiego okresu dotyczy. Jednym z przypadków, do którego można stosować tę regulację, są usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub inne o podobnym charakterze. Oznacza to, że podatnik będzie mógł wystawić w styczniu fakturę za usługę najmu, którą będzie świadczył w lutym. Musi na dokumencie określić, że dotyczy on usługi za luty 2014 r.
Podstawa prawna
Art. 106i ust. 1 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy potrzebne jest potwierdzenie odbioru korekty

Po udzieleniu rabatu podatnik musi wystawić fakturę korygującą i wysłać ją do odbiorcy. Czy aby obniżyć podstawę opodatkowania w VAT o kwotę rabatu, musi starać się uzyskać potwierdzenie odbioru od nabywcy?
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami w przypadku udzielenia rabatu (który powoduje obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego) podatnik musi uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, którą wysłał do kontrahenta. Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że dopuszczalne są odstępstwa od tej zasady. Podatnik może więc obniżyć podstawę opodatkowania w VAT, jeśli wykaże, że podjął wysiłek dostarczenia korekty i z innych okoliczności wynika, że kontrahent ją odebrał, a jedynie nie wydał potwierdzenia. Eksperci zwracali uwagę, że wymóg uzyskania potwierdzenia odbioru jest niezgodny z dyrektywą o VAT. Sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2014 r. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w dalszym ciągu podatnik, który np. udzielił rabatu albo stwierdził pomyłkę w kwocie podatku na fakturze i wystawi w związku z tym jej korektę, aby obniżyć podstawę opodatkowania, będzie musiał uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, ale przepisy pozwalają na odstępstwo od tej reguły. Jak wynika z art. 29a ust. 15 pkt 4, podatnik będzie mógł obniżyć podstawę, jeśli nie uzyskał potwierdzenia, ale udokumentuje próbę doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji będzie wynikało, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w dokumencie korygującym (np. skoryguje VAT po swojej stronie). Oznacza to, że podatnicy muszą przynajmniej spróbować dostarczyć fakturę korygującą do kontrahenta po udzieleniu mu rabatu i potrafić to udokumentować, np. przedstawiając dowód nadania przesyłki poleconej. Nie zawsze trzeba będzie mieć potwierdzenie odbioru, natomiast zawsze trzeba próbować je uzyskać.
Podstawa prawna
Art. 29a ust. 13 i 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy e-faktury muszą mieć określony format

Podatnik chce od 1 stycznia 2014 r. przejść na fakturowanie elektroniczne. Czy takie dokumenty muszą mieć jakiś określony format, np. pliku pdf?
Od Nowego Roku, podobnie jak do końca 2013 r., podatnicy będą mogli wysyłać faktury w dowolnym formacie elektronicznym. Przepisy nie narzucają tu żadnych reguł. To podatnik musi zdecydować, czy będzie to np. plik w formacie XML lub pdf. Trzeba jedynie pamiętać, aby zapewnić fakturom autentyczność pochodzenia i integralność treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu. Z kolei przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Przepisy przewidują jedynie przykładowo, że autentyczność pochodzenia i integralność zapewnia bezpieczny podpis elektroniczny oraz system wymiany danych EDI. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby stosować inne metody.
Podstawa prawna
Art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).