Sformalizowaną ewidencję korekt wprowadziło rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Wcześniej przepisy nie regulowały tej kwestii, jednak w praktyce podatnicy zwykle prowadzili specjalną ewidencję.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) sprzedawcy rejestrujący obrót i kwoty podatku należnego za pomocą kas fiskalnych mają obowiązek drukować i wydawać nabywcy oryginał paragonu. Konsument nie jest natomiast zobowiązany, by w momencie zwrotu towaru przekazać podatnikowi paragon. Podatnik musi przyjąć zwrot towaru od klienta, o ile ten jest w stanie udowodnić, że kupił towar w danym sklepie.

Nowe rozporządzenie w par. 3 ust. 4 pkt 6 nakazuje, aby w odrębnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji – które skutkują zwrotem należności z tytułu sprzedaży – ujmować także dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Jednocześnie w rozporządzeniu nie zdefiniowano tego pojęcia. W praktyce wątpliwości może budzić to, czy korekta jest możliwa w sytuacji, gdy klient paragonu nie posiada. Dotychczas organy podatkowe uznawały dopuszczalność wyciągu z terminalu, oświadczenia o zagubieniu paragonu fiskalnego, dokumentu gwarancji lub numeru seryjnego towaru. Wskazówkę interpretacyjną można znaleźć w broszurze Ministerstwa Finansów „Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. wynikające z rozporządzenia z 14 marca 2013 r.”. Wynika z niej, że dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest nie tylko paragon, ale np. wydruk z terminalu (w przypadku płatności bezgotówkowych).

W konsekwencji brak paragonu w przypadku zwrotu towaru nie powinien negatywnie wpływać na prawo podatnika do korekty VAT. Konieczny jest jednak inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży na rzecz klienta.