W grę wchodzą zasady wynikające z rozporządzenia ministra infrastruktury albo określone w przepisach dotyczących podróży służbowych.
Podstawą rozliczeń przy wykorzystywaniu prywatnych samochodów do celów służbowych mogą być umowy powołujące się na rozporządzenie ministra infrastruktury w tej sprawie. Także w przypadku osób wykonujących zlecenia, mimo że rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271) zawiera terminy „pracodawca” i „pracownik”.
Czytelnik pracuje jako inkasent w zakładzie komunalnym. Zastanawia się, czy pieniądze wypłacane mu przez firmę za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych mogą być zaliczone do podstawy wynagrodzenia. „W ramach umowy-zlecenia do wykonywania zadań używam własnego samochodu o pojemności silnika 1200 cm sześc. – pisze – i do końca ubiegłego roku za przejechane 300 km miesięcznie otrzymywałem kwotę 250,74 zł. Jednak od początku tego roku wspomnianą kwotę dołączono do listy płac. Po potrąceniach wynosi ona obecnie 205 zł”. Dodatkowo mężczyznę zastanawia odejmowanie przez księgową ok. 10 zł za każdy dzień wykorzystanego w danym miesiącu urlopu. Czy rozliczenia dokonywane są prawidłowo? – pyta.