W grę wchodzą zasady wynikające z rozporządzenia ministra infrastruktury albo określone w przepisach dotyczących podróży służbowych.
Podstawą rozliczeń przy wykorzystywaniu prywatnych samochodów do celów służbowych mogą być umowy powołujące się na rozporządzenie ministra infrastruktury w tej sprawie. Także w przypadku osób wykonujących zlecenia, mimo że rozporządzenie z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271) zawiera terminy „pracodawca” i „pracownik”.
Czytelnik pracuje jako inkasent w zakładzie komunalnym. Zastanawia się, czy pieniądze wypłacane mu przez firmę za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych mogą być zaliczone do podstawy wynagrodzenia. „W ramach umowy-zlecenia do wykonywania zadań używam własnego samochodu o pojemności silnika 1200 cm sześc. – pisze – i do końca ubiegłego roku za przejechane 300 km miesięcznie otrzymywałem kwotę 250,74 zł. Jednak od początku tego roku wspomnianą kwotę dołączono do listy płac. Po potrąceniach wynosi ona obecnie 205 zł”. Dodatkowo mężczyznę zastanawia odejmowanie przez księgową ok. 10 zł za każdy dzień wykorzystanego w danym miesiącu urlopu. Czy rozliczenia dokonywane są prawidłowo? – pyta.
Jak potwierdza Łukasz Sobczak, doradca podatkowy w Deloitte, rozporządzenie ministra infrastruktury zasadniczo nie ma zastosowania do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby na zasadzie swobody umów także m.in. osoby wykonujące zlecenia uzgodniły ze zleceniodawcą, iż zasady korzystania z własnego samochodu regulowane będą tymi przepisami. Zgodna wola stron musi w tym zakresie zostać wyraźnie wyrażona.
Jak stanowi rozporządzenie w par. 4 ust. 2, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności m.in. z powodu choroby czy urlopu. Z pytania wynika, że umowa zawarta między czytelnikiem a zakładem komunalnym przewiduje stosowanie tego przepisu i potrącenia za każdy dzień nieobecności wydają się zasadne.
W kwestii związanej z opodatkowaniem specjalista z Deloitte zwraca uwagę na art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), który stanowi, że wolne od podatku są należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości i na zasadach określonych w przepisach dotyczących podróży służbowych.
– Zwrot kosztów związanych z podróżą zleceniobiorcy (w tym także kosztów używania samochodu prywatnego) objęty jest zwolnieniem podatkowym, ale wyłącznie pod warunkiem, iż jest on kalkulowany na zasadach wynikających z rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych – zaznacza Łukasz Sobczak. Potwierdzeniem powyższego może być np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 stycznia 2011 r. (nr IBPBII/1/415-842/10/HK).
Zwrot kosztów na innych zasadach (w tym m.in. na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury) nie korzysta tym samym z preferencji podatkowej, a co za tym idzie powinien stanowić przychód podlegający opodatkowaniu. Postępowanie księgowej byłoby zatem prawidłowe, gdyby ustalenia pomiędzy czytelnikiem i zakładem komunalnym stanowiły, że strony rozliczają się na zasadach ryczałtu określonych w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. W przeciwnym razie należy uznać je za wadliwe, a ewentualne zwolnienie z opodatkowania wypłacanych kwot uzależnione byłoby od stosowania zasad analogicznych do podróży służbowych pracowników (tj. na podstawie faktycznej liczby przejechanych kilometrów).