Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r., nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli:
• wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego;
• pracownik użytkuje monitor ekranowy przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Treść rozporządzenia nie wskazuje na konkretną formę realizacji powyższego obowiązku. Z reguły ustalenia na ten temat stanowią część wewnętrznych regulaminów pracy lub odrębnych regulaminów z zakresu BHP. W aktach tych pracodawcy najczęściej wskazują również kwotę, za jaką pracownik może otrzymać okulary korekcyjne – rozporządzenie jej nie określa.
Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów obowiązek pracodawcy dotyczy tylko tych sytuacji, gdy lekarz zaleci stosowanie okularów podczas badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych na podstawie przedstawionego przez niego zaświadczenia uzyskanego poza tokiem profilaktycznej opieki zdrowotnej – np. przy okazji kolejnej wizyty u lekarza okulisty (por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 października 2012 r., nr ILPB1/415-673/12-2/TW).

Brak przychodu

Z obowiązkiem pracodawcy skorelowane jest przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT zwolnienie z opodatkowania przychodu pracowników z tytułu otrzymania okularów korygujących lub zwrotu kosztów ich zakupu. Niemniej warto pamiętać, że warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest:
Jak rozliczyć usługi medyczne dla pracowników

Zobacz również
• przedstawienie przez pracownika ważnego zaświadczenia od lekarza okulisty wydanego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej;
• użytkowanie przez pracownika monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
• udokumentowanie zakupu okularów fakturą wystawioną na pracownika lub pracodawcę.
Możliwość skorzystania ze zwolnienia przez pracowników po spełnieniu wskazanych wyżej przesłanek potwierdzają interpretacje podatkowe, m.in. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 maja 2012 r. (nr IPPB4/415-287/12-2/JK3) oraz dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 marca 2012 r. (nr IBPBII/1/415-1026/11/MK).
Z kolei minister finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r. (nr DD3/033/30/CRS/11/95) potwierdził, że zarówno udokumentowanie zakupu fakturą wystawioną na pracownika, jak i na pracodawcę uprawnia pracownika do skorzystania ze zwolnienia z PIT. We wskazanej wyżej interpretacji ogólnej minister finansów rozstrzygnął również, że formą realizacji obowiązku pracodawcy może być także zapewnienie pracownikowi soczewek kontaktowych.



Koszt dla pracodawcy

Wydatki związane z zapewnieniem pracownikom okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych ponoszone przez pracodawców wynikają z przepisów prawa i tym samym stanowią koszt uzyskania przychodów jako koszty pracownicze. Dla celów CIT nie ma również znaczenia, na kogo wystawiona jest faktura dotycząca zakupu okularów lub soczewek.
Aby pracodawca mógł zaliczyć do kosztów takie wydatki, powinien wykazać ich poniesienie dowodem księgowym odpowiednim dla celów rachunkowości – może to być faktura VAT wystawiona na pracodawcę, jak i dokument potwierdzający zwrot pieniędzy na podstawie faktury wystawionej na pracownika. Warto jednak zauważyć, że w każdym z tych przypadków kwota podlegająca zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę będzie inna. Jeśli faktura za zakup okularów bądź soczewek będzie wystawiona na pracodawcę, wówczas kosztem podatkowym w CIT będzie kwota zakupu netto (pracodawca zachowuje zaś prawo do odliczenia VAT naliczonego). W sytuacji, w której pracodawca zwróci wydatki na podstawie faktury wystawionej na pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę brutto, tj. kwotę faktycznie dokonanego zwrotu.
Organy podatkowe nie kwestionują prawa pracodawców do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów (np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 listopada 2011 r., nr IPPB5/423-975/11-4/RS, oraz dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 14 marca 2011 r., nr IBPBI/2/423-1727/10/AK).

Jak rozliczyć VAT

Obowiązek podatkowy pracodawcy na gruncie VAT będzie się różnie kształtować w zależności od tego, kto dokonał zakupu okularów korekcyjnych (soczewek kontaktowych) oraz na kogo została wystawiona faktura VAT.
Przekazanie przez pracodawcę okularów pracownikowi nie stanowi nieodpłatnego przekazania towarów na cele osobiste w rozumieniu art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, gdyż wynika z obowiązku nałożonego na pracodawcę w związku z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Tym samym nie podlega ono opodatkowaniu VAT.
W przypadku zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w sytuacji, gdy faktura jest wystawiona na niego, to właśnie pracownik jest nabywcą towaru. Pracodawca dokonuje jedynie przekazania środków pieniężnych, co nie stanowi czynności opodatkowanej określonej w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT i tym samym znajduje się poza regulacjami tej ustawy. Stanowisko takie potwierdził m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 29 grudnia 2011 r. (nr IPPP3/443-1303/11-2/KC).
Konsekwentnie inaczej też kształtuje się prawo do odliczenia podatku naliczonego w tych dwóch przypadkach. Gdy faktura dokumentująca zakup okularów (soczewek kontaktowych) została wystawiona na pracodawcę, ma on prawo do dokonania odliczenia. Powinien jednak pamiętać o tym, że jeśli faktycznie poniósł on koszt niższy niż wykazany na fakturze (tj. w sytuacji, gdy to pracownik zapłacił za okulary i uzyskał fakturę wystawioną na pracodawcę, a pracodawca dokonał zwrotu w kwocie niższej niż wynikająca z faktury w związku z zastosowaniem wewnętrznych limitów kwotowych dotyczących takich zwrotów), wówczas odliczenie podatku naliczonego możliwe jest jedynie w odniesieniu do kwoty faktycznie poniesionego wydatku (por. dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 28 marca 2012 r., nr IPTPP1/443-3/12-4/MW).
Z kolei w przypadku, gdy faktura wystawiona jest na pracownika, pracodawca nie ma możliwości dokonania odliczenia podatku naliczonego, jako że nie jest on podmiotem, który dokonał nabycia towaru.
Ostatecznie, biorąc pod uwagę wspomniane już zróżnicowanie kwot podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na różne podmioty wskazane na fakturze, każda z analizowanych sytuacji prowadzi do identycznego obciążenia finansowego pracodawcy. Niemniej jednak, aby uniknąć podważenia rozliczeń przez organy skarbowe, trzeba zawczasu zadbać o ich poprawność.

Wydatki związane z zapewnieniem pracownikom okularów to koszt uzyskania przychodów