Rozwiązanie, które pozwala odzyskać podatek od nieopłaconej faktury, popularnie zwane jest ulgą na złe długi. Umożliwia ono sprzedawcy poprawę płynności finansowej w sytuacji, gdy kupujący nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty należności za otrzymane towary lub wyświadczone usługi.
Dla wierzyciela istotne jest to, że aby uruchomić ten mechanizm, nie musi podejmować żadnych działań zmierzających do wyegzekwowania należności na drodze cywilnoprawnej ani tym bardziej wykazywać np. bezskuteczności egzekucji. Musi jednak spełnić wiele innych wymogów formalnych, które wyczerpująco reguluje ustawa o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Rozliczenia trzeba dokonać

W rozliczeniach VAT zasadą jest, że obowiązek zapłaty podatku powstaje w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług. Nie ma znaczenia, czy podatnik otrzymał zapłatę za dostarczony towar lub usługę (wyjątek dotyczy małych podatników, którzy mogą wybrać kasową metodę rozliczeń VAT). Z kolei niesolidny dłużnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanej faktury, mimo że płatności wcale nie uregulował.

Ograniczenie czasowe
Maksymalny czas do skorygowania podatku należnego wynosi 2 lata, licząc od końca roku, w którym faktura dokumentująca wierzytelność została wystawiona. Korzystając z ulgi na złe długi, podatnik powinien złożyć w urzędzie skarbowym deklarację podatkową VAT, w której dokonuje korekty podatku należnego, oraz zawiadomienie o korekcie wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego.

Ulga na złe długi pozwala więc z jednej strony odzyskać zapłacony podatek należny przez wierzyciela, a z drugiej – skutkuje obowiązkiem dłużnika zwrotu fiskusowi tego, co nienależnie odliczył. Co ważne, procedurę tę można stosować zarówno w przypadku, gdy należność nie została uregulowana w całości, jak i w części.

Wierzytelność nieściągalna

Nie każda wierzytelność może być objęta ulgą na złe długi. Dotyczy ona wyłącznie wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Nie wymaga to jednak od wierzyciela podejmowania jakichkolwiek działań – za wierzytelności nieściągalne na potrzeby VAT uznaje się bowiem takie, które nie zostały uregulowane w ciągu 180 dni od dnia upływu terminu płatności określonego na umowie lub fakturze.

Ulga na złe długi ma zastosowanie tylko gdy dłużnik jest podatnikiem VAT czynnym

To jednak nie koniec warunków. Ulga ma zastosowanie tylko w przypadkach, gdy dłużnik jest podatnikiem VAT czynnym, niebędącym w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. Wierzyciel, który nie ma pewności co do statusu dłużnika jako czynnego podatnika VAT, może wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia w związku z zamiarem dokonania korekty.
Dodatkowym wymogiem jest też to, aby od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została ona wystawiona. Jeśli te warunki są spełnione, wierzyciel ma prawo do ulgi, ale zanim z niej skorzysta, musi jeszcze poinformować dłużnika o swoich zamiarach. Korekta będzie możliwa, jeżeli dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie ureguluje należności w jakiejkolwiek formie.

Formalności przed korektą

Warunkiem korekty jest uzyskanie potwierdzenia odbioru przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze korekty. Można jej bowiem dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na uregulowanie należności, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym wierzyciel uzyskał potwierdzenie odbioru zawiadomienia przez dłużnika. Dokonując korekty, wierzyciel zawiadamia o jej przyczynach urząd skarbowy. Ma ponadto obowiązek poinformowania o korekcie dłużnika w ciągu 7 dni od dnia jej dokonania. Kopię tego zawiadomienia wysyła do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.
Urząd skarbowy weryfikuje zasadność korekty podatku należnego w deklaracji VAT w ramach czynności sprawdzających bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

Obowiązki dłużnika

W przypadku otrzymania zawiadomienia wysłanego przez wierzyciela o zamiarze dokonania korekty dłużnik, który nie uregulował należności w ciągu dwóch tygodni od dnia uzyskania takiej informacji, ma obowiązek odpowiedniego pomniejszenia podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. W przypadku braku takiego podatku musi powiększyć kwotę podatku należnego o kwotę wynikającą z nieuregulowanych faktur, korygując deklarację za okres, w którym dokonał odliczenia. W razie częściowego uregulowania należności przed upływem 14 dni korekta dotyczyć powinna podatku naliczonego, przypadającego na nieuregulowaną część należności. Taka korekta zawsze będzie wiązała się z koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę.