Z możliwości zakupów na aukcjach internetowych korzystają nie tylko osoby prywatne, ale również przedsiębiorcy. W praktyce mają jednak problem z zaliczeniem takich wydatków do kosztów podatkowych.
– Przedsiębiorcy, którzy chcą uznać za koszt zakupy na portalach aukcyjnych na podstawie oświadczeń i wydruków z internetowych serwisów, muszą liczyć się z ryzykiem zakwestionowania prawidłowości takiego działania – ostrzega Sławomir Dawidowicz, ekspert podatkowy z kancelarii DLA Piper.
Zdaniem organów podatkowych wydruk z internetowych serwisów aukcyjnych, potwierdzenie przelewu czy dowód odbioru towarów nie wystarczy do uznania wydatku za koszt (por. m.in. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 sierpnia 2011 r., nr IBPBI/1/415-513/11/BK). Problem ten został ostatnio poruszony w interpelacji poselskiej do ministra finansów (nr 8337/12).
Piotr Zając, doradca podatkowy w Mazars, przyznaje, że rozwijający się rynek e-sprzedaży i szeroki dostęp do bankowości internetowej sprawiają, że produkty w konkurencyjnych cenach często są sprzedawane przez osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Ze względu na potencjalne przedłużenie czasu trwania transakcji i zwiększony formalizm niechętnie zgadzają się one na podpisywanie umów sprzedaży.
– Zdarza się, że udział kontrahentów, którzy odmawiają podpisania umowy, sięga kilkudziesięciu procent obrotów danego przedsiębiorcy – mówi Piotr Zając.
Dowody księgowe
Przepisy ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) generalnie nie zabraniają zaliczania do kosztów transakcji internetowych ani nie przewidują szczególnej formy dokumentu, który stanowiłby podstawę do tego. Takie ograniczenia wynikają już jednak z rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).
Renata Kabas-Komorniczak, doradca podatkowy w Rödl & Partner, tłumaczy, że przedsiębiorców prowadzących księgę obowiązuje wynikająca z rozporządzenia definicja dowodów księgowych.
Stanowisko Ministerstwa Finansów jest wewnętrznie sprzeczne
– Wśród nich prócz faktur VAT wymienia się też inne dowody, ale muszą one zawierać, oprócz określenia stron transakcji, dat i przedmiotu operacji gospodarczej, także podpis osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji – mówi Renata Kabas.
W przypadku aukcji internetowych brak jest choćby podpisów stron transakcji, co już może stanowić podstawę do zakwestionowania wydatku jako kosztu podatkowego.
Jak wskazuje Sławomir Dawidowicz, przepisy rozporządzenia przewidują wprawdzie dokumentowanie poniesienia wydatku oświadczeniami, ale tylko w określonych przypadkach, do których aukcje internetowe się nie zaliczają.
– Aby umożliwić wolne od ryzyka podatkowego dokonywanie zakupów na aukcjach internetowych, przy jednoczesnym ujęciu poniesionych wydatków w rachunku podatkowym, potrzebna byłaby zmiana przepisów. Chodzi o rozszerzenie zakresu dopuszczalnych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku – uważa ekspert DLA Piper.
Wymogi formalne
Piotr Zając podkreśla, że w praktyce częstą przeszkodą dla zaliczenia danego wydatku w koszty uzyskania przychodów nie jest brak związku z działalnością gospodarczą lub fikcyjność transakcji, ale kwestia czysto formalna, dotycząca dokumentacji zakupu. Nie należy zapominać, że zgodnie z ustawą o PIT wydatki ponoszone w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła powinny stanowić koszt uzyskania przychodów (poza wyjątkami wskazanymi przez ustawodawcę).
Zdaniem eksperta nieuzasadniona jest więc sytuacja, w której wydatek, który co do zasady mógłby stanowić koszt podatkowy, jest wyłączony z tej kategorii jedynie z przyczyn dokumentacyjnych, gdy nie ma wątpliwości, że został on poniesiony w celach osiągnięcia przychodów.
– Należy więc zwrócić uwagę na potencjalną niezgodność rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi z przepisami ustawy o PIT – mówi Piotr Zając.
Pełna księgowość
Okazuje się, że podmioty prowadzące pełne księgi handlowe mają paradoksalnie łatwiej. Piotr Zając wyjaśnia, że w przypadku tych podatników stosować należy ogólne zasady rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów. Sławomir Dawidowicz dodaje, że podatnicy muszą też spełniać wymogi nałożone ustawą o rachunkowości. Wskazują one, jakie informacje powinien zawierać dowód, na podstawie którego można ująć w księgach rachunkowych daną transakcję. Brak takiego dokumentu – w rozumieniu przepisów o rachunkowości – nie oznacza jednak, że podatnik może zostać pozbawiony prawa do uwzględnienia kosztu podatkowego.
– Oznacza to, że przy kwalifikowaniu wydatku jako koszt nie można się opierać jedynie na warunkach formalnych, które powinien spełnić dowód jego poniesienia – stwierdza Sławomir Dawidowicz.
Potwierdził to NSA w wyroku z 13 marca 2001 r. (sygn. akt III SA 68/00).
– Podatnicy prowadzący pełne księgi zaliczą więc do kosztów wydatki potwierdzone np. notą obciążeniową z karty czy wydrukami poświadczającymi realizację transakcji ze strony internetowej – wymienia Renata Kabas-Komorniczak.
Są zatem pod tym względem traktowani odmiennie od podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
– Taka rozbieżność w traktowaniu podatników ponoszących analogiczne wydatki stanowi argument za zmianą przepisów omawianego rozporządzenia – uważa Piotr Zając.
Piotr Swiniarski, prawnik w ITCI, podkreśla jednak, że dopóki to nie nastąpi, przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na prawidłowe dokumentowanie transakcji, tak aby uniknąć sporu z organami podatkowymi.
– Dla celów podatkowych warto więc posiadać umowy sprzedaży podpisane przez strony – radzi.
Stanowisko MF
Ministerstwo Finansów nie widzi jednak potrzeby zmiany przepisów. W odpowiedzi na wspomnianą interpelację przekonuje, że wadliwość dokumentu określonego w przepisach o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, np. brak podpisu, nie przesądza jeszcze, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Jednak w takim wypadku dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego. Tak by możliwe było ustalenie poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.
MF zwraca przy tym uwagę, że nie tylko umowa podpisana przez obie strony transakcji jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt).
I wszystko byłoby jasne, gdyby jednocześnie ministerstwo nie twierdziło, że w przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany – w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji – fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym.
Musi on jednak zawierać dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (czyli m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania transakcji – przyp. red.). Resort podkreśla też, że księgi podatkowe są jednym z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym.
