Potwierdzenie sald w ramach inwentaryzacji należności może się odbywać drogą elektroniczną, nawet bez podpisu.
Przedsiębiorcy, którzy uwzględniają w księgach dużą liczbę należności, z końcem września będą mogli rozpocząć ich inwentaryzację. Można ją przeprowadzić nie wcześniej niż na trzy miesiące przed dniem bilansowym (najczęściej określonym na 31 grudnia). Należności od przedsiębiorstw prowadzących pełną księgowość inwentaryzuje się metodą potwierdzenia sald, tj. poprzez uzyskanie od kontrahentów potwierdzenia, że stan wykazany w ewidencji jest prawidłowy.
Aby ułatwić i przyspieszyć procedurę, papierowe dokumenty potwierdzenia salda zastępuje się informacją elektroniczną. Jest to możliwe, ponieważ art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) nie wskazuje, jaką formę powinno przybrać potwierdzenie salda przez kontrahenta. Często jednak powstaje wątpliwość, czy ta metoda wymaga e-podpisu.
Według Macieja Czapiewskiego, biegłego rewidenta, partnera w HLB M2 Audyt, nie jest to konieczne. Zwraca on uwagę, że potwierdzenie salda stanowi dowód księgowy (na jego podstawie można dokonać zapisów księgowych). – Dlatego też powinno zawierać elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wymieniony w nim jest również podpis. Jednak zgodnie z art. 21 ust. 1a tej ustawy podpis wystawcy dowodu nie jest konieczny, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych – mówi ekspert. Zdaniem Macieja Czapiewskiego można przyjąć, że wystarczające dla potwierdzenia sald będzie otrzymanie stosownej informacji w formie elektronicznej, o ile adres e-mailowy nie będzie budził wątpliwości co do tożsamości osoby potwierdzającej. – Przykładowo potwierdzenia sald rachunków bankowych nie zawierają zwykle podpisu osoby wystawiającej – wskazuje.
Elementy dokumentu
Wysyłany do kontrahenta dokument potwierdzenia salda powinien zawierać m.in. wykaz pozycji, składających się na saldo należności – niezapłacone należności na dany dzień, wynikające z faktur czy rachunków, wraz z podaniem ich daty, numerów i kwot. Należy też wykazać ewentualne należne odsetki czy kary umowne.