Osoba, której powierzono prowadzenie rachunkowości w firmie, czyli główny księgowy, zanim skorzysta z urlopu, musi zabezpieczyć należyte wykonanie obowiązków podczas swojej nieobecności.
Jak przypomina Katarzyna Osińska, prawnik z ECA Auxilium, możliwość skorzystania przez głównego księgowego z przewidzianego w art. 152 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) prawa do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, jest jednym z zasadniczych uprawnień pracownika. Ponadto pracownik może korzystać z urlopów bezpłatnych, a także z urlopów z związanych z rodzicielstwem: macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego.
Wymaga to jednak podjęcia odpowiednich działań przed terminem rozpoczęcia urlopu.
– Główny księgowy, tak jak każdy inny pracownik, powinien przede wszystkim wskazać osobę, która będzie go zastępowała podczas nieobecności – twierdzi nasza rozmówczyni.
Ponadto powinien on dołożyć starań, aby zakończyć zadania, którymi aktualnie się zajmuje. Te sprawy, których realizacja przed rozpoczęciem urlopu nie jest możliwa, powinny zostać przekazane zastępcy w sposób niebudzący wątpliwości. Ustawodawca nie ustanowił w tym zakresie sztywnych zasad, pozostawiając tę kwestię wewnętrznym ustaleniom między pracodawcą a pracownikami.
Jak wyjaśnia Katarzyna Osińska, oznacza to, że przekazanie przez pracownika zadań na czas jego urlopu powinno zostać dokonane w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przykładowo zadania wymagające załatwienia w czasie nieobecności korzystającego z urlopu pracownika mogą zostać ujęte na liście spraw w toku przekazanej zastępcy i pracodawcy w wersji papierowej bądź drogą elektroniczną. Według eksperta w przypadku głównego księgowego lista ta może zawierać w szczególności: przygotowanie deklaracji podatkowych, sprawdzenie sald kont, bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych.