Z końcem września firmy powinny rozpocząć przygotowania do czynności inwentaryzacyjnych. Dlatego bardzo ważne jest wcześniejsze opracowanie dokumentacji potrzebnej w tym zakresie.
– Aktualizację lub opracowanie nowej instrukcji inwentaryzacyjnej warto rozpocząć od przejrzenia dokumentacji spisu z natury z poprzedniego okresu – twierdzi Monika Byczyńska, biegły rewident w Baker Tilly Poland.
Dodaje, że ma to na celu ustalenie ewentualnych problemów, jakie towarzyszyły wówczas temu procesowi. Istotne jest zaplanowanie inwentaryzacji (remanentu) w taki sposób, aby w jak najmniejszym stopniu zakłócał działalność operacyjną podmiotu.
Ekspert podkreśla, że w trakcie spisu z natury, co do zasady, należy unikać obrotu zapasami. Jednak w instrukcji inwentaryzacyjnej powinny znaleźć się rozwiązania umożliwiające, w razie konieczności, kontrolę następującego w czasie spisu obrotu.
Dobrym rozwiązaniem może być wydzielenie magazynu podręcznego, z którego dokonywane będą bieżące wydania zapasów. Magazyn podręczny jest inwentaryzowany w takim przypadku w innym terminie.
Według Moniki Byczyńskiej firmy powinny rozważyć również możliwości użycia terminali inwentaryzacyjnych z wbudowanym czytnikiem kodów kreskowych, które w dużym stopniu usprawnią przebieg spisu oraz ograniczą możliwość popełnienia błędu. Możliwe jest również zlecenie przeprowadzenia spisu z natury wyspecjalizowanej firmie świadczącej tego typu usługi. Należy pamiętać również o zawiadomieniu o planowanym terminie inwentaryzacji biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe spółki.
