TOMASZ LITAROWICZ - Wprowadzenie pieczęci elektronicznej może ułatwić proces wysyłania faktur. Jednocześnie pełna automatyzacja może doprowadzić do kosztownych błędów.
Firmy narzekają, że e-podpis, który jest przyporządkowany do konkretnej osoby, utrudnia przesyłanie wielu faktur naraz. Czy rozwiązaniem tych problemów będą zmiany, które wprowadzają pieczęć elektroniczną?
Certyfikat kwalifikowany przyporządkowany jest do konkretnej osoby (która może reprezentować wskazany podmiot), ale nie doszukiwałbym się utrudnień z tego właśnie powodu. Masowe generowanie faktur elektronicznych świadczone w ramach usługi System Obsługi e-Faktur realizujemy z wykorzystaniem mechanizmów sprzętowych, które pozwalają skrócić do absolutnego minimum czas niezbędny do podpisania dużej liczby dokumentów. Jest to wygodne i nie generuje dodatkowych kosztów dla wystawcy. Podpisywanie dokumentów nie wymaga dużej liczby certyfikatów – wystarczy jeden. Proces wysyłania przeprowadzany jest świadomie, pod ciągłym nadzorem osoby podpisującej faktury. W ten sposób spełnione są wszystkie wymagania określone w ustawie o podpisie elektronicznym.
Pieczęć elektroniczna pozwoli więc na pełną automatyzację wysyłania faktur.
Wprowadzenie pieczęci elektronicznej z jednej strony może ułatwić organizacyjnie ten proces. Z drugiej strony pełna automatyzacja może doprowadzić do błędów, których skutki będą kosztowne dla wystawcy.
Czy planowane zmiany ustawy o podpisie elektronicznym wpłyną na sporządzanie e-faktur lub e-deklaracji?
Tak. Obecnie na etapie legislacyjnym jest rządowy projekt nowej ustawy o podpisach elektronicznych, do którego zgłoszono jeszcze poprawki poselskie obejmujące swoim zakresem także e-faktury. Projekt rządowy merytorycznie oceniany jest dość wysoko, niestety nie można powiedzieć tego samego o poprawkach zgłoszonych przez posłów. Poprawki są niespójne, miejscami są sprzeczne z prawem wspólnotowym, a co więcej np. w przypadku e-faktur są krokiem wstecz, z uwagi na restrykcyjne ograniczanie zakresu stosowanych narzędzi. Podobne stanowisko zaprezentował ostatnio rząd.
Przepisy nakładają na firmy wysyłające deklaracje za pomocą systemu e-deklaracje obowiązek ich podpisywania e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Czy po zmianach firmy będą mogły wybrać inny rodzaj podpisu elektronicznego?
Rządowy projekt ustawy wprowadza wiele nowych narzędzi, które mogą być wykorzystywane w tym celu, np. wspomnianą pieczęć elektroniczną. Obecnie stosowane certyfikaty kwalifikowane w naszej ocenie spełniają swoje zadanie idealnie. Gwarantują nie tylko najwyższy poziom bezpieczeństwa, ale także jednoznacznie wskazują, kto w imieniu firmy tę deklarację przesyła. Oczywiście ostateczna decyzja, które narzędzia zostaną dopuszczone do podpisywania i uwiarygodnienia e-deklaracji, pozostaje po stronie ministerstwa
Od 1 stycznia 2011 r. zmieniły się przepisy dotyczące wymogów dotyczących e-faktur i e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem nie jest już niezbędny. Jakie rozwiązania obok e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem należy rekomendować podatnikom?
Certyfikat kwalifikowany był, obok EDI, jedynym akceptowalnym sposobem zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści, stanowiąc element niezbędny przy wystawianiu i przesyłaniu faktur w formie elektronicznej. Nowe rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. nadal wskazuje obie metody, ale nie czyni ich jedynymi. Ustawodawca jednoznacznie nie określił, jakie inne metody są dopuszczalne, a to może powodować wiele dodatkowych kłopotów. Stosowanie e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym czy certyfikatem niekwalifikowanym zaufanym to najbardziej bezpieczny sposób spełnienia wszystkich wymagań stawianych wobec e-faktur. Dzięki temu wystawca faktur może czuć się pewnie i bezpiecznie, a kontrola skarbowa ani u niego, ani u jego kontrahentów nie będzie ciężkim przeżyciem i nie spotka się z problemami interpretacyjnymi.