Tylko do 31 grudnia 2011 r. przedsiębiorcy mają możliwość przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez dwa lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Od 2012 roku paragony znów będzie trzeba trzymać w firmowych magazynach 5 lat do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
– To absurd. Ministerstwo Finansów powinno na stałe wprowadzić zasadę 2-letniego przechowywania paragonów w firmach. Dłuższy okres nie ma sensu. Na wydrukowanych paragonach po upływie dwóch lat i tak nic nie widać – twierdzi pan Adam Kotwica z Warszawy, prowadzący sklep osiedlowy.
Eksperci popierają ten postulat. Dwuletni okres na przechowywanie paragonów sprawdził się i powinien być przedłużony.

Zasady ustawowe

Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) stanowi, że dokumenty związane z rozliczeniem podatku powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Justyna Nowak, konsultant w firmie TPA Horwath, podkreśla, że przed wejściem w życie rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez 5 lat.
– Ze względu na techniczne trudności w realizacji tego wymogu w rozporządzeniu dopuszczono możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych – wyjaśnia Justyna Nowak.
Jeżeli chodzi o przechowywanie papierowych kopii paragonów fiskalnych, w par. 19 rozporządzenia czytamy: kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających do 31 grudnia 2011 r. dokonanie sprzedaży, podatnicy zobowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Ważny moment sprzedaży

Dla okresu przechowywania paragonów istotne znaczenia ma nie moment wystawienia paragonu, tylko samo dokonanie sprzedaży.
– Dla sprzedaży dokonanej jeszcze w 2011 r. i w latach wcześniejszych termin 2 lat będzie obowiązywał nawet po 2011 r., chyba że przepisy te zostaną zmienione – stwierdza Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP.
Dodaje, że 2-letni okres nie dotyczy kopii faktur emitowanych przez kasę rejestrującą oraz elektronicznych kopii paragonów, które dziś można stosować.



Czytelność paragonów

Skrócenie terminów przechowywania papierowych paragonów jest podyktowane głównie względami praktycznymi – po upływie 2 lat z paragonu niekiedy trudno cokolwiek odczytać ze względu na znikające pod wpływem światła nadruki. Na ten aspekt sprawy zwraca uwagę Andrzej Pośniak, prawnik, doradca podatkowy w Kancelarii CMS Cameron McKenna, który wspomina, że z tych samych względów wprowadzono również możliwość przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych, co przy powszechnej informatyzacji będzie zapewne zyskiwać na znaczeniu.

Plany MF?

Na razie zbyt wcześnie na zgadywanie, jakie obowiązki nałoży na nas minister finansów po 2011 r. Andrzej Nikończyk podkreśla, że uchwalona 25 lutego nowelizacja ustawy o VAT powoduje, że część regulacji dotyczących kas znajdzie się w ustawie, z czym wiąże się konieczność wydania nowych rozporządzeń. Dotychczasowe będą obowiązywały tylko przejściowo.
– Niestety nowelizacja przewiduje obowiązek dokonywania wydruków papierowych kopii paragonów i ich przechowywania, nie wskazując terminu. Senat powinien wprowadzić wprost do ustawy możliwość stosowania elektronicznych kopii paragonów i określić czas przechowywania papierowych kopii – sugeruje Andrzej Nikończyk.

Oczekiwania podatników

Podobne oczekiwania mają przedsiębiorcy. Według Justyny Nowak, biorąc pod uwagę trudności z archiwizacją paragonów, przedsiębiorcy oczekiwaliby, że 2-letni okres nie zostanie wydłużony po 31 grudnia 2011 r. (do 5 lat).
– Dobrą wróżbą może być znajdująca się na stronie Ministerstwa Gospodarki propozycja deregulacyjna, mająca na celu wprowadzenie 2-letniego okresu przechowywania kopii dokumentów papierowych generowanych przez kasy fiskalne jako zasady. Obecnie jest to wyjątek obowiązujący tylko w okresie przejściowym – argumentuje Justyna Nowak.
Również Andrzej Pośniak postuluje usunięcie z rozporządzenia ograniczenia możliwości stosowania skróconego okresu przechowywania tylko do sprzedaży dokonanej do 31 grudnia 2011 r., ewentualnie przedłużenie tego okresu. W praktyce bowiem w wielu przypadkach przechowywanie kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych nie jest możliwe bądź jest znacznie utrudnione.
– Obecne rozwiązanie sprawdza się w praktyce i wydaje się korzystne dla podatników, bo nie uszczupla jednocześnie bezpieczeństwa interesów Skarbu Państwa – ocenia Andrzej Pośniak.
Warto zatem zwrócić uwagę ministra finansów na potrzebę nowelizacji tego przepisu, zwłaszcza że był on już przedmiotem licznych wątpliwości i zapytań ze strony podatników.



Przedsiębiorcy chcą uproszczeń w kasach
Elżbieta Lutow - ekspert ze Związku Rzemiosła Polskiego
Jest gotowy projekt drugiej ustawy deregulacyjnej zakładający likwidację barier administracyjnych. Czego oczekują przedsiębiorcy?
Mając na uwadze, że w grudniu 2011 r. upływa okres obowiązywania przepisu przejściowego skracającego z 5 do 2 lat czas przechowywania paragonów fiskalnych, proponujemy wprowadzenie jako zasady 2-letniego okresu przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasy na nośniku papierowym, potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Uzasadnieniem dla wniosku o skrócenie archiwizacji paragonów fiskalnych są przede wszystkim uwarunkowania towarzyszące stosowaniu kas, kiedy to kopie paragonów w przeciętnych warunkach przechowywania pozostają czytelne (najwyżej ok. 2 lat). Dodatkowym argumentem dla tego wniosku jest to, że problem archiwizacji w zasadzie dotyczy wyłącznie paragonów fiskalnych dokumentujących indywidualną transakcję – dobowe raporty pozostają w pamięci kasy i zawsze jest możliwość ponownego ich wydrukowania z raportem miesięcznym.
Czy to jedyne zmiany, które mogą mieć związek ze stosowaniem paragonów?
Nie, ale tutaj akurat chcielibyśmy wykorzystać miesięczne raporty fiskalne do uproszczeń w ewidencji podatkowej. Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kas są zobowiązani dokonywać zapisów w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dobowych raportów fiskalnych albo na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. W ewidencji przychodów prowadzonej w ryczałcie nie przewiduje się zapisów na podstawie miesięcznych zestawień raportów dobowych – przepisy rozporządzenia mówią o prowadzeniu zapisów na podstawie wystawionych na koniec dnia dowodów wewnętrznych podsumowujących przychody z każdego dnia. W przypadku nawet niewielkiej firmy, która prowadzi sprzedaż za pomocą np. tylko dwóch kas fiskalnych – jest to ok. 50 zapisów miesięcznie, zamiast dwóch. Jest to niepotrzebny obowiązek nakazujący podatnikom przenoszenie dziennych zestawień sprzedaży z dobowych raportów fiskalnych, zamiast dokonania jednego wpisu do ewidencji podatkowej na podstawie miesięcznego raportu fiskalnego. Ewentualne korekty sprzedaży wynikające, np. ze zwrotów towarów można sporządzać jednym dowodem wewnętrznym na koniec miesiąca. Zwracamy uwagę, że szczegółowe dane o sprzedaży znajdują się w pamięci kasy fiskalnej i w każdym momencie możliwe jest skonfrontowanie zapisów w ewidencji księgowej z zapisami kasy fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wgląd w wydruki papierowe paragonów fiskalnych, które podatnicy są zobowiązani przechowywać przez okres dwóch lat.
Czy rejestrowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej zastępuje dzienną ewidencję sprzedaży?
Oczywiście, że zastępuje. Dlatego nie ma żadnych uzasadnionych powodów, aby dokonywać zapisów w ewidencjach podatkowych na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub zobowiązywać podatników do sporządzania miesięcznych zestawień raportów dobowych. Fiskalny raport miesięczny spełnia wymogi ustalone dla miesięcznego zestawienia i raportów dobowych. Jeśli w trakcie miesiąca pojawiają się korekty sprzedaży, które np. w firmach usługowych są sporadyczne, można je uwzględnić jednym dowodem na koniec miesiąca.