Wiarygodność kontrahentów przed podpisaniem umowy handlowej można sprawdzić na kilka sposobów.
Z każdym rokiem powstaje coraz więcej możliwości oceny finansowej kontrahenta, jego formalnego statusu oraz historii gospodarczej. Część danych można uzyskać z publicznych źródeł informacji, ale można też skorzystać z usług podmiotów, które profesjonalnie zajmują się tzw. wywiadem gospodarczym.
Kontrahenta można sprawdzić, pozyskując informację m.in.: z Krajowego Rejestru Sądowego, biur informacji gospodarczej, giełdy wierzytelności, wywiadowni gospodarczych.
Przy korzystaniu np. z usług biur informacji gospodarczych, które działają w oparciu o ustawę z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych (Dz.U. nr 81, poz. 530), w formie spółek akcyjnych, z reguły należy wnieść opłatę aktywacyjną oraz wykupić abonament. Będzie to koszt w wysokości kilkuset złotych. W przypadku jednak dużych kontraktów realizowanych szczególnie z przedsiębiorstwami zagranicznymi firmy często korzystają z usług wywiadowni gospodarczych. W takich przypadkach sprawdzenie wiarygodności podmiotu może być kosztowe.
Zdaniem Tomasza Bielenika, doradcy podatkowego w Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych Miller, Canfield, W. Babicki, A. Chełchowski i Wspólnicy, takie wydatki firma może jednak ująć w swoich kosztach uzyskania przychodów.
Przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) nie przewidują bezpośredniego wyłączenia kosztów dotyczących świadczonej pomocy w zakresie tzw. wywiadu gospodarczego.
– Mimo że wydatki związane z korzystaniem z usług wywiadu gospodarczego nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika, to bez wątpienia wydatki te będą poniesione dla ochrony interesów gospodarczych – dodaje Tomasz Bielenik.
Przedsiębiorca może przecież minimalizować przyszłe ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami czy oszustwami, a zatem zabezpieczyć swoje przychody. Wydatki na sprawdzenie kontrahenta są potrącalne w dacie ich poniesienia. W takim przypadku należy też pamiętać o odpowiednim dokumentowaniu poniesionych wydatków. Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące.