Firma, która skorzysta z usług księgowych w UE, musi spełnić wymóg prowadzenia ewidencji w języku polskim. Może w tym pomóc zastosowanie dwujęzycznego systemu księgowego.
Polska firma może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z pozostałych państw członkowskich Unii Europejskiej. Taką możliwość wprowadził przepis ustawy o rachunkowości obowiązujący od 10 kwietnia. Należy jednak pamiętać, że taka firma ma obowiązek prowadzenia ksiąg w języku polskim i w walucie polskiej.
Janusz Jazowy, biegły rewident, menedżer w HLB M2 Audyt, wymienia dwa praktyczne rozwiązania umożliwiające prowadzenie ksiąg przez podmiot zagraniczny zgodnie z wymogiem prowadzenia ksiąg w języku polskim. Ekspert wyjaśnia, że umożliwia to zastosowanie odpowiedniego systemu finansowo-księgowego (FK). System powinien być dwujęzyczny, tj. nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, nazwy operacji gospodarczych, nazwy walut są opisane w języku polskim oraz w języku znanym osobom prowadzącym księgi rachunkowe.
Raporty generowane z systemu FK, których zawartość informacyjna odpowiada zawartości ksiąg rachunkowych, a więc m.in. dziennik, zapisy kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych w zależności od wyboru raportującego są wówczas generowane w języku polskim bądź języku prowadzącego księgi rachunkowe.
– Drugim rozwiązaniem jest stosowanie w zapisach księgowych skrótów lub kodów operacji gospodarczych, zamiast podawania pełnego tekstu opisu – twierdzi Janusz Jazowy. Wówczas należy dysponować wykazem stosowanych skrótów lub kodów wraz z ich objaśnieniem w języku polskim. W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie FK (np. noty odsetkowe) treść zapisów tworzonych automatycznie przez system powinna być dostępna w języku polskim (jeżeli nie ma ona formy skrótu lub kodu).