Termin 30 czerwca do zatwierdzania sprawozdań dotyczy podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Przykładowo w spółkach akcyjnych organem właściwym do podjęcia takiej decyzji jest zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy. Natomiast w spółkach z o.o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników.

Według Doroty Stangreciak-Karpierz, prawnika w Auxilium, jednym z najczęściej występujących błędów przy zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jest brak podpisu wszystkich członków zarządu w sprawozdaniu. Obowiązek jego złożenia przez wszystkich członków zarządu nakłada art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), bez względu na przyjęty w spółce sposób reprezentacji. Odmowa złożenia podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

– Ważnym elementem jest również podjęcie przez walne zgromadzenie uchwały o dalszym istnieniu spółki w sytuacjach przewidzianych przez kodeks spółek handlowych – podkreśla Dorota Stangreciak-Karpierz. Konieczna jest ona w spółce z o.o., jeżeli bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego. Z kolei w spółkach akcyjnych podjęcie uchwały o dalszym istnieniu jest konieczne, gdy bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz jedną trzecią kapitału zakładowego.

Lista obecności na zgromadzeniu wymaga podpisu wszystkich uczestników zgromadzenia. Niezbędne jest dołączenie jej do protokołu zgromadzenia.