Podatnicy oraz płatnicy składek coraz częściej wykorzystują podpis elektroniczny nie tylko do kontaktów z fiskusem i ZUS. Za pomocą bezpiecznego e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem można obecnie składać wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego, wysyłać raporty do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, prowadzić korespondencję z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, podpisywać faktury elektroniczne oraz inne dokumenty i umowy, w których niezbędne jest zachowanie poufności informacji.

Ważne jest, że e-podpis weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu jest traktowany jak podpis własnoręczny. W rezultacie e-podpis jest przyporządkowany tylko do jednej osoby. Może to stanowić pewną trudność dla firm, w których wiele osób odpowiada za rozliczenia podatkowe lub ZUS. Nie ma bowiem możliwość, aby inna osoba podpisała w ten sposób dokument za pomocą zestawu do e-podpisu. Mówiąc wprost, jeśli e-podpis posiada pracownik, to szef nie może podpisać za jego pomocą dokumentu. Jeśli pracodawca chce sam podpisywać dokumenty, musi posiadać własny e-podpis.

Inną formą e-podpisu jest podpis z certyfikatem komercyjnym, który służy do szyfrowania poczty elektronicznej, plików, a także do podpisywania danych.

Różnica między certyfikatem kwalifikowanym a komercyjnym wynika z uregulowań prawnych. Certyfikat kwalifikowany służy bowiem tylko do wyrażania woli i wiedzy osoby, która z niego korzysta, i jest traktowany jak podpis własnoręczny. Certyfikat komercyjny ma innych charakter i nie posiada takiego umocowania prawnego. Jeśli ktoś chciałby wykorzystać e-podpis do podpisania poczty elektronicznej, musi skorzystać z podpisu komercyjnego.

Podpis elektroniczny można kupić w trzech centrach kwalifikacji: Sigilium Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, Certum Unizeto oraz Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej. Koszt zestawu e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem wynosi ok. 300 zł na rok, w zależności od centrum kwalifikacji.

Jak podpisać dokument

Aby skorzystać z e-podpisu, trzeba najpierw zainstalować zestaw na komputerze. W pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik kart kryptograficznych, czyli niewielkie urządzenie, do którego wkładamy kartę z e-podpisem. Następnie należy włożyć kartę do czytnika i zainstalować oprogramowanie do obsługi, które dołączają producenci e-podpisu (centra kwalifikacji). Po zainstalowaniu należy aktywować kartę kryptograficzną, czyli nadać jej kody PIN, SO PIN oraz PUK, czyli takie jak kody w przypadku bankowych kart płatniczych. Będą one potrzebne do skorzystania z e-podpisu (należy wpisać kod PIN). Kolejnym krokiem, który musi zrobić użytkownik, jest zarejestrowanie certyfikatów z karty kryptograficznej w systemie operacyjnym komputera. Po dokonaniu wszystkich powyższych rejestracji i instalacji trzeba jeszcze zainstalować oprogramowanie do podpisu elektronicznego oraz zaświadczenia certyfikacyjne. Odpowiednie programy można znaleźć na płytach CD, które producenci dołączają do zestawu. Pomyślne instalacje pozwalają na korzystanie z e-podpisu. Jak to zrobić?

W pierwszej kolejności należy uruchomić program do podpisywania elektronicznego dokumentów, a następnie zaznaczyć opcje podpisywania i szyfrowania dokumentów oraz zatwierdzić funkcję podpisywania. Po dokonaniu tych czynności należy jeszcze tylko wybrać certyfikat do podpisu i wpisać kod PIN.

Aktualizacja certyfikatu

Osoby, które korzystają już z e-podpisów z kwalifikowanym certyfikatem, powinny pamiętać o jego aktualizacji. Zazwyczaj certyfikat jest ważny przez rok lub dwa lata. Oznacza to, że po tym okresie trzeba dokonać aktualizacji i za nią zapłacić. O aktualizacje takie powinni występować w pierwszej kolejności płatnicy ZUS. W związku z ostatnimi zmianami w prawie osoby, które posiadają niekwalifikowane e-podpisy wydawane przez Zakład, nie będą mogły z nich korzystać po upływie terminu ważności. Będą musiały kupić e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem. Warto zaopatrzyć się w taki e-podpis wcześniej, aby uniknąć nerwów oraz ryzyka nieterminowego rozliczenia z ZUS.