Podatnicy VAT muszą składać deklaracje podatkowe. Podstawowym sposobem rozliczania VAT jest system miesięczny. Deklarację VAT-7 za dany miesiąc należy złożyć do 25 dnia następnego miesiąca.
Co do zasady VAT jest podatkiem rozliczanym miesięcznie. Oznacza to, że trzeba co miesiąc wypełniać deklaracje i składać je w urzędzie skarbowym.

Kiedy i gdzie należy złożyć formularz

Osoby, które rozliczają VAT miesięcznie, wybierają formularz VAT-7. Deklarację składa się w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym okresie rozliczeniowym. Właściwość urzędu skarbowego dla rozliczenia VAT ustala się ze względu na miejsce wykonywania czynności. Urzędem skarbowym, do którego podatnik przesyła deklarację, będzie ten, na terenie którego podatnik dokonuje czynności objętych opodatkowaniem.
Zdarza się, że podatnik prowadzi działalność opodatkowaną VAT na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych. Nie oznacza to jednak, że podatnik musi wysyłać deklaracje do kilku urzędów skarbowych. W takie sytuacji właściwość miejscową urzędu skarbowego ustala się według miejsca zamieszkania podatnika lub jego siedziby. Osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej będą przesyłać deklaracje do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby. Osoby fizyczne zaś ze względu na miejsce zamieszkania. Warto o tym pamiętać, bo czasami miejsce prowadzenia działalności, dla którego właściwych jest kilka urzędów, to inne miejsce niż miejsce zamieszkania. Ponadto miejsca zamieszkania nie należy utożsamiać z miejscem zameldowania. Nie są to pojęcia tożsame i nie muszą się pokrywać. Ustawodawca posługuje się miejscem zamieszkania i adresem siedziby. Nazwę urzędu właściwego dla celów VAT w formularzu VAT-7 należy wpisać w poz. 6.
Jeżeli nie można ustalić właściwości urzędu, właściwy będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Ten urząd jest właściwy także dla podatników, którzy nie mają stałego miejsca zamieszkania lub siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Rozliczenie podatku należnego

Podatek należny wykazuje się w części C formularza VAT-7. Podatnik wpisuje tam wszystkie czynności podlegające opodatkowaniu, dla których obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który składana jest deklaracja. Dla przykładu, jeżeli deklaracja dotyczy rozliczenia za kwiecień w deklaracji należy wypisać wszystkie czynności opodatkowane, dla których obowiązek podatkowy powstał w kwietniu. Przypomnijmy, obowiązek podatkowy w VAT powstaje zasadniczo z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Podatnik uwzględnia korekty, które mają wpływ na rozliczenie w okresie, za który składana jest deklaracja. W tej części wykazuje się również inne czynności, m.in.:
● w poz. 20 dostawę towarów oraz świadczenie usług, na terytorium kraju, zwolnioną (art. 43 lub art. 82 ustawy),
● w poz. 21 dostawę towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju, w stosunku do których przysługuje podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, o którym mowa w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy, lub prawo do zwrotu kwoty podatku naliczonego, o którym mowa w art. 87 ust. 5 ustawy,
● w poz. 30 wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 13 ustawy, jeżeli podatnik został zarejestrowany jako podatnik VAT UE,
● w poz. 32 wykazuje się wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.



Rozliczenie podatku naliczonego

Część D formularza dotyczy rozliczenia podatku naliczonego. Tu wykazuje się wyłącznie wartość towarów i usług oraz kwotę podatku naliczonego (z uwzględnieniem korekt), za dany okres rozliczeniowy. Chodzi o należności w wysokości, w jakiej podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego. W części D.1 podatnik wykazuje kwotę nadwyżki (w poz. 44 z poprzedniej deklaracji, a w poz. 45 podatku naliczonego wynikającego ze spisu z natury – art. 113 ustawy o VAT).
Wartość netto nabytych towarów i usług podatnik wpisuje w poz. 46. Chodzi o:
● towary i usługi, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, oraz
● grunty i prawa wieczystego użytkowania, jeżeli są zaliczane do środków trwałych nabywcy.
W poz. 47 należy wpisać kwotę podatku naliczonego od nabytych przez podatnika towarów i usług wymienionych w poz. 46.

Obliczenie zobowiązania lub kwoty zwrotu

W kolejnej części E ormularza podatnik dokonuje ostatecznego wyliczenia podatku należnego fiskusowi. W konsekwencji może powstać kwota do zapłaty jako zobowiązanie podatkowe lub kwota zwrotu.
W tej części podatnik może dokonać m.in. odliczenia VAT z tytułu zakupu kas rejestrujących. Można tego dokonać na dwa sposoby. W przypadku wystąpienia nadwyżki podatku należnego nad naliczonym podatnik po prostu kwotę wydatkowaną na zakup kas rejestrujących wpisuje w poz. 53. W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, odliczenie związane z zakupem kasy fiskalnej rozlicza się w poz. 56, wpisując kwotę przysługującego w tym okresie podatnikowi zwrotu z tytułu nabycia kas rejestrujących.
Ponadto w części E formularza VAT-7 podatnik wykazuje:
● w poz. 54 kwotę podatku objętą zaniechaniem poboru na podstawie art. 22 ustawy – Ordynacja podatkowa do wysokości nadwyżki podatku należnego nad naliczonym pomniejszonej o kwotę z poz. 53.
● w poz. 62 podatek naliczony, który podlega przeniesieniu do rozliczenia na następny okres rozliczeniowy lub zwrotowi z urzędu skarbowego,
● w poz. 58 kwotę do zwrotu na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym (NIP).



Informacje o załącznikach do VAT-7

Dwie kolejne części formularza VAT-7 dotyczą informacji dodatkowych i informacji o załącznikach. W pierwszej z nich informuje organ podatkowy o dokonywaniu określonych czynności, m.in. świadczeniu usług turystyki i nabywaniu towarów dla bezpośredniej korzyści turysty, nabyciu złota czy antyków. Informacja dokonywana jest poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu w części F.
Część G, czyli informację o załącznikach, wypełnia się, gdy w poz. 58 zadeklarowano kwoty do zwrotu. Podatnik, który występuje o przyspieszenie zwrotu, może też w tej części w poz. 68 zaznaczyć kwadrat nr 1 „tak” i będzie to równoznaczne ze złożeniem wniosku. Dwie ostatnie części to oświadczenie podatnika lub osoby, która go reprezentuje, oraz miejsce na adnotacje urzędowe.
Ważne
Podatnik może dokonać korekty uprzednio złożonej deklaracji podatkowej. W tym celu formularz trzeba wypełnić jeszcze raz, uwzględniając zmiany oraz dołączyć do niego oświadczenie o przyczynach korekty. Złożona deklaracja VAT-7 w przypadku nieuiszczenia VAT w terminie stanowi podstawę wystawienia tytułów wykonawczych
Ważne
Poszczególne pozycje deklaracji VAT-7 zaokrągla się do pełnych złotych. Końcówki kwoty wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych
Podstawowe rodzaje formularzy VAT
● VAT-7 – deklaracja miesięczna
● VAT-7K – deklaracja kwartalna, składana przez tzw. małych podatników
● VAT-7D – deklaracja kwartalna, składana przez podatników innych niż mali podatnicy
Przykład: Zaokrąglanie kwot w deklaracji
● Kwotę 12 230 zł 41 gr należy zaokrąglić do 12 230 zł
● Kwotę 12 230 zł 51 gr należy zaokrąglić do 12 231 zł
Wszystkie ujemne wielkości wykazane w deklaracji podatkowej należy poprzedzić znakiem minus (-)
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)
Rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wzorów deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 211, poz. 1333).