Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) na potrzeby prowadzonego sklepu internetowego z zabawkami nabył 20 listopada 2020 r. usługę wsparcia informatycznego od firmy X (podatnik VAT czynny). Za wykonaną usługę została wystawiona faktura na kwotę 1000 zł plus VAT 230 zł. Faktura ta zawierała wyrazy „metoda kasowa”, gdyż firma X, będąca małym podatnikiem, wybrała kasową metodę rozliczeń VAT stosownie do art. 21 ustawy o VAT.
Faktura została przesłana w formie elektronicznej (PDF). Przedsiębiorca otrzymał ją 20 listopada 2020 r., a zapłacił za nią 23 listopada 2020 r. przelewem na rachunek rozliczeniowy firmy X, który znajdował się na białej liście podatników VAT w dacie złożenia polecenia zapłaty. Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a VAT i zaliczki PIT opłaca na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak będzie wyglądało rozliczenie otrzymanej faktury na gruncie VAT oraz PIT?

VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanym przypadku wydatki poniesione na nabycie usługi wsparcia informatycznego na potrzeby prowadzonego sklepu internetowego z zabawkami niewątpliwie wykazują związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT. Przedsiębiorca ma status podatnika VAT czynnego, a rozumiem, że nie zachodzą pozostałe okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT, które wyłączają prawo do odliczenia VAT. Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie kwota podatku naliczonego wynosi 230 zł i wynika z faktury otrzymanej od firmy X.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że otrzymana faktura zawiera wyrazy „metoda kasowa”, gdyż firma X, będąca małym podatnikiem, wybrała kasową metodę rozliczeń podatku VAT stosownie do art. 21 ustawy o VAT. W związku z tym obowiązek podatkowy u usługodawcy (tj. firmy X) w odniesieniu do wykonanej usługi wsparcia informatycznego powstaje – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT – z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, ponieważ przedsiębiorca, na rzecz którego ta usługa została wykonana, jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca zapłacił za nabytą usługę 23 listopada 2020 r. Należy mieć na uwadze, że prawo do odliczenia wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego, który w przypadku otrzymanych faktur z wyrazami „metoda kasowa” powstaje z chwilą otrzymania zapłaty przez kontrahenta, a nie dokonania zapłaty przez nabywcę. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam więc, że firma X otrzyma zapłatę także 23 listopada 2020 r. Przy takim założeniu prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tej usługi powstanie u przedsiębiorcy – zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT – w rozliczeniu za listopad 2020 r. Zatem w JPK_V7M za listopad 2020 r. przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od usługi wsparcia informatycznego w wysokości 230 zł.
Odliczeniu podatku naliczonego w JPK_V7M za listopad 2020 r. nie sprzeciwia się, w analizowanej sprawie, art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, gdyż faktura, z której wynika ten podatek naliczony, została otrzymana 20 listopada 2020 r. Nie ma znaczenia, że faktura została otrzymana w formie elektronicznej (PDF). Zakładam jednak, że elektroniczna forma faktury będzie jedyną, tzn. że przedsiębiorca nie otrzyma jej dodatkowo w formie papierowej.
Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca odliczenia tego dokona w JPK_V7M za listopad 2020 r., gdyż nie skorzysta on z przewidzianej w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT możliwości przesunięcia tego odliczenia na jeden z dwóch kolejnych okresów.
W JPK_V7M za listopad 2020 r. należy wykazać w ewidencji JPK_V7M w polu K_42 (Wartość netto wynikająca z nabycia pozostałych towarów i usług) 1000 zł, a w polu K_43 (Wysokość podatku naliczonego przysługującego do odliczenia z podstaw określonych w art. 86 ust. 2 ustawy, na warunkach określonych w ustawie, wynikająca z nabycia pozostałych towarów i usług) 230 zł; a zbiorczo w deklaracji JPK_V7M w polu: P_42 (Zbiorcza wartość netto z tytułu nabycia pozostałych towarów i usług – wykazana w K_42) 1000 zł, w polu P_43 (Zbiorcza wysokość podatku naliczonego z tytułu nabycia pozostałych towarów i usług – wykazana w K_43) 230 zł.
Uwaga! Ewidencja zakupu JPK_V7M – zgodnie z par. 11 ust. 8 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów – zawiera oznaczenie dowodów nabycia „MK” w przypadku faktury wystawionej przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy o VAT. Zatem w analizowanej sytuacji ujmując fakturę w ewidencji zakupu JPK_V7M, należy ją oznaczyć w tej ewidencji symbolem „MK”. Dla obowiązku oznaczenia tej faktury jako „MK” w ewidencji zakupu JPK_V7M ważne jest, że metoda kasowa u kontrahenta przedsiębiorcy (firmy X) wynika z art. 21 ustawy o VAT, a nie z innej podstawy, np. art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT.

PIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W analizowanej sprawie usługa wsparcia informatycznego wykazuje związek z prowadzoną działalnością oraz uzyskiwanymi przychodami. Ponadto wydatek został poniesiony przez przedsiębiorcę i jest definitywny, a także właściwie udokumentowany. Nie został on także wymieniony w art. 23 ustawy o PIT. Może on zostać zatem zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy.
Kosztem uzyskania przychodów będzie jednak jedynie kwota netto, tj. 1000 zł, gdyż wynikający z otrzymanej faktury VAT (230 zł) – jako podlegający odliczeniu w JPK_V7M – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów w świetle art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT.
Uwaga! Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca zapłaty za otrzymaną fakturę dokonał przelewem na rachunek rozliczeniowy firmy X, który znajdował się na białej liście podatników VAT w dacie złożenia polecenia zapłaty. Zatem nawet gdyby się okazało, że usługa ta została wykonana w ramach umowy z firmą X, której łączna wartość przekracza 15 tys. zł (przy czym należy podkreślić, że na podstawie przedstawionego stanu faktycznego nie można tego stwierdzić), to zaliczeniu przedmiotowego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów nie sprzeciwia się art. 22p ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o PIT. Z kolei wyłączenie zawarte w art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT dotyczące zapłaty w obowiązkowym mechanizmie podzielnej płatności nie dotyczy tej faktury.
Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Oznacza to, że poniesiony wydatek (koszt uzyskania przychodów) – stosownie do reguły zawartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT – powinien zostać potrącony tylko w tym roku podatkowym, w którym został poniesiony. Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów – zgodnie z zasadą ogólną zawartą w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Faktura została wystawiona 20 listopada 2020 r., tego dnia koszt został poniesiony i powinien zostać potrącony. Zatem w listopadzie 2020 r. z tytułu nabycia usługi wsparcia informatycznego przedsiębiorca może rozpoznać koszt uzyskania przychodów w wysokości 1000 zł.
Zakup usługi wsparcia informatycznego należy ująć w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do środków trwałych.
Schemat rozliczenia nabycia usługi udokumentowanej fakturą z oznaczeniem „metoda kasowa”*
1. Jaki podatek
PIT
Przychody: nie wystąpią
Koszty uzyskania przychodów: 1000 zł
VAT
Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: 230 zł
2. W jakiej deklaracji
PIT: Przedsiębiorca nie musi składać deklaracji zaliczkowej, ale obliczając zaliczkę na PIT, a potem składając deklarację PIT-36L, powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 1000 zł z tytułu nabycia usług wsparcia informatycznego.
VAT: W JPK_V7M należy wykazać:
• ewidencja: wartość nabycia netto (1000 zł) w polu K_42, a podatek naliczony (230 zł) w polu K_43;
• deklaracja: wartość nabycia netto (1000 zł) w polu P_42, a podatek naliczony (230 zł) w polu P_43.
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: 30 kwietnia 2021 r.
JPK_V7M: 28 grudnia 2020 r. (25 i 26 grudnia to święta, a 27 grudnia to niedziela)
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
• art. 15, art. 19a ust. 5 pkt 1, art. 21, art. 86, art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1747)
• par. 11 ust. 8 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127)
• art. 22, art. 22p ust. 1, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565)
• rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)