Najem mieszkania w mieście, w którym podatnik świadczy usługi dla klienta, może być kosztem prowadzonej działalności gospodarczej – potwierdza fiskus, ale wydawane przez niego interpretacje mogą dawać podatnikom jedynie złudne poczucie bezpieczeństwa.
Każdy wydatek trzeba bowiem odpowiednio uzasadnić i udokumentować, a z tym właśnie może być największy problem.
To, że czynsz najmu oraz opłaty za użytkowanie mogą być kosztem uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych, m.in. z 7 października br. (sygn. 0113-KDIPT2-1-4011-697-2020.1-AP) oraz z 13 października br. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.718.2020.1.MD). Zaznaczył jednak, że nie wystarczy, iż właściciel mieszkania, od którego przedsiębiorca wynajmuje lokal, potwierdzi wysokość czynszu najmu.
Być tam, gdzie klient
Interpretacja z 7 października dotyczyła prawniczki, która na stałe mieszka w miejscowości X, ale klientów ma w oddalonej o 20 km miejscowości Y. Kobieta zarejestrowała więc działalność w tej drugiej miejscowości.
Argumentowała, że musi uczestniczyć w spotkaniach w kancelarii, odwiedzać siedziby swoich klientów, kancelarie notarialne, organy administracji, organy ścigania, sądy. Tłumaczyła, że wszystko to wymaga od niej pełnej dyspozycyjności od poniedziałku do piątku, od rana do wieczora, a czasem nawet w weekendy.
W tej sytuacji – uznała – dojazdy przestałyby być opłacalne, mogą zabrać co najmniej 2 godziny dziennie. Doszła do wniosku, że lepiej będzie wynająć mieszkanie w Y.
Nie zamierzała prowadzić w nim działalności gospodarczej, chciała użytkować je wyłącznie w celach mieszkaniowych w czasie wzmożonej aktywności zawodowej. Argumentowała, że taki najem jest jej niezbędny do uzyskiwania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. W związku z tym uważała, że wydatki za najem mieszkania będzie mogła odliczać od podatkowego przychodu.
Zasadniczo dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej to potwierdził, ale zastrzegł, że do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków osobistych.
Dodał, że wydatki trzeba udokumentować, przy czym „zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dokumentów wystawionych przez właściciela mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez wnioskodawczynię wydatków z tytułu najmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wnioskodawczyni najmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków”.
Dyrektor KIS nie wskazał, jakie mogłyby to być dowody.
Podobnie stwierdził w interpretacji z 13 października. Dotyczyła ona kobiety, której główny klient ma biuro oddalone o 250 km od miejsca jej zamieszkania. Kobieta postanowiła więc wynająć tam mieszkanie, bo – jak tłumaczyła – dojazdy do siedziby klienta zajmowałyby zbyt dużo czasu, a koszt wynajęcia hotelu znacznie przewyższałby opłaty za najem.
Uważała więc, że gdy wynajmie mieszkanie, to czynszu najmu będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS znów to potwierdził, ale ponownie wskazał, że warunkiem jest udokumentowanie wydatków.
Jak dokumentować
W pierwszej kolejności podatnik musi wykazać, że w danej miejscowości ma klienta lub klientów. We wspomnianych interpretacjach nie było co do tego wątpliwości.
– Podatnicy powinni też wskazać, że koszty związane z najmem są niższe niż korzystanie z usług hotelowych. To potwierdza, że koszty najmu są poniesione w sposób celowy, racjonalny i gospodarczo uzasadniony – mówi Natalia Wytrykowska, młodszy menedżer w Zespole ds. PIT w dziale doradztwa podatkowego w KPMG w Polsce.
Podobnego zdania jest Radosław Kowalski, doradca podatkowy i właściciel kancelarii podatkowej. Jego zdaniem ekonomiczne uzasadnienie wydatku można udowodnić, prowadząc np. ewidencję, z której będzie wynikać, ile dni w miesiącu przedsiębiorca przebywał w danej miejscowości w celach zawodowych. Później wystarczy porównać koszt wynajmu i koszt pobytu w hotelu i wykazać, że racjonalniej było wynająć mieszkanie.
– Problemu z udokumentowaniem wykonywanych czynności w miejscowości, w której wynajęty jest lokal, nie powinni mieć zwłaszcza prawnicy, lekarze, czy serwisanci – wskazuje
Konrad Filip Turzyński, doradca podatkowy i partner w KNDP. Dodaje, że gorzej może być z uzasadnieniem pobytu w innej miejscowości przez przedstawicieli innych zawodów.
Dlatego – jak mówi – przydatna bywa korespondencja e-mailowa lub telefoniczne potwierdzenie przez kontrahenta miejsca spotkań bądź wykonywania działań, a także uzyskiwane ad hoc oświadczenia osób, z którymi przedsiębiorca spotykał się w celach biznesowych. Z reguły nietrudno o takie oświadczenia czy potwierdzenia, gdy podatnik nadal świadczy usługi na rzecz klienta. Gorzej, gdy kontrola rozliczeń podatkowych odbywa się później, gdy współpraca z kontrahentem już się zakończyła.
– Dlatego dokumenty potwierdzające spotkania w miejscowości, gdzie znajduje się wynajmowany lokal, należy gromadzić na bieżąco – radzi Konrad Turzyński.
E-maile mogą być również pomocne w dokumentowaniu spotkań z potencjalnymi klientami, którzy ostatecznie nie zdecydowali się na współpracę. Wtedy z reguły trudno o inne dowody.
Radosław Kowalski zdecydowanie natomiast odradza rozliczanie kosztów najmu, gdy z lokalu mieszkalnego korzysta przedsiębiorca i jego rodzina. Wykazanie wówczas, że lokal nie służy potrzebom osobistym, może być niemożliwe. – To prosta droga do sporu z fiskusem, który zakończy się zapewne przegraną – przestrzega doradca.
