Oznaczenie transakcji opodatkowanych VAT i wygenerowanie pliku w nowej strukturze może sprawić wiele trudności gminom i miastom, które mają po kilkaset jednostek.
Nie tylko firmy, lecz także jednostki samorządu terytorialnego muszą generować i przesyłać nowe jednolite pliki kontrolne z deklaracją za okresy od 1 października br. Chociaż pierwszy taki JPK trzeba przesłać do 25 listopada, to już dziś gminy muszą pozyskiwać informacje o grupach towarów i usług i identyfikować specyficzne procedury, takie jak mechanizm podzielonej płatności. Za nieco ponad miesiąc trzeba będzie je wskazać w nowym JPK_V7.

Zobacz też: Komplet Nowy JPK_VAT + 2 ebooki

– Biorąc pod uwagę nowe wymagania plików JPK_V7M i JPK_V7K, wdrożenie nowej struktury w jednostkach sektora publicznego z pewnością jest procesem bardzo skomplikowanym – przyznaje Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP. Jednak odpowiednie zorganizowanie i wdrożenie mechanizmów, ustalenie, kto za co odpowiada i ewentualny zakup oprogramowania pozwolą prawidłowo wypełnić obowiązek złożenia JPK_VAT oraz uniknąć kar.

Nowe wymogi

– W JPK_V7 powinny być wykazywane i odpowiednio oznaczane wyłącznie czynności, które podlegają VAT (opodatkowane i zwolnione) – przypomina Janina Fornalik. Dodajmy, że dotychczas gminy – podobnie jak firmy – składały odrębnie JPK (ewidencję) oraz deklaracje VAT-7. Nowy JPK_V7 łączy jedno z drugim. Innymi słowy, trzeba w nim wykazywać zarówno dane ewidencyjne, jak i te wskazywane dotychczas w deklaracji.
Nowością jest też obowiązek oznaczania odpowiednimi kodami m.in. grup towarów i usług (GTU). Jakie oznaczenia trzeba stosować, wskazano w rozporządzeniu ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127; dalej: rozporządzenie). Wynika z niego, że w nowym JPK trzeba oznaczać:
  • transakcje szczególne, np. dostawy w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, obowiązkowy split payment,
  • niektóre dowody sprzedaży, np. dokumenty wewnętrzne i faktury uproszczone (sprzedaż zaewidencjonowana na kasie fiskalnej),
  • niektóre dowody zakupu, np. faktury dla rolnika ryczałtowego oraz faktury wystawione przez dostawcę lub usługodawcę, który wybrał kasową metodę rozliczeń VAT.

Specyfika rozliczeń gmin

– Gminy, które wdrażają nowy JPK_V7, muszą szczegółowo przeanalizować występujące w danej jednostce transakcje pod kątem przypisania nowych oznaczeń i ustalić, skąd nowe dane zostaną zaczerpnięte oraz przez kogo – wskazuje Janina Fornalik. Następnie trzeba przeanalizować, w którym momencie odpowiednie oznaczenia muszą być przypisane do transakcji zgodnie z wymogami z rozporządzenia. – W małych gminach, które wykazują stosunkowo niewiele transakcji w rozliczeniach VAT, być może bardziej efektywne będzie nadawanie kodów do transakcji na poziomie rejestrów VAT, z których następnie generowane będą pliki JPK_VAT według nowej struktury – mówi Fornalik.
Jednak w większych JST obejmujących w ramach centralizacji kilkadziesiąt, a nawet kilkaset jednostek organizacyjnych – dodaje ekspertka – niezbędne będzie wdrożenie zmian w systemie, aby nowe oznaczenia były przypisywane już na etapie wystawiania/księgowania faktur i automatycznie zaciągane do nowego pliku JPK_V7.
System powinien zapewniać również możliwość złożenia korekt plików JPK_VAT za wcześniejsze okresy (a więc te sprzed 1 października 2020 r.) w dotychczasowym formacie JPK_VAT(3).
Większe gminy i miasta powinny również zmodyfikować swoje procedury wewnętrzne dotyczące rozliczeń VAT. Procedury te – radzi Fornalik – powinny uwzględniać obowiązki i odpowiedzialność poszczególnych osób/komórek we wszystkich jednostkach, które będą zaangażowane w proces nadawania nowych oznaczeń w ewidencji zakupów i sprzedaży, weryfikację tych oznaczeń, przygotowywanie cząstkowych ewidencji i deklaracji oraz zbiorczych rozliczeń VAT składanych do urzędu skarbowego.

Problem ze split paymentem

Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens, zwraca uwagę, że gminy muszą zmienić swoje praktyki związane ze split paymentem. Przypomnijmy, że w nowym JPK_V7 trzeba oznaczać wyłącznie transakcje objęte obowiązkową podzieloną płatnością. Stosuje się wtedy kod „MPP”. Tymczasem – jak mówi Agnieszka Bieńkowska – wiele samorządów za wszystkie faktury zakupowe – zarówno te objęte obowiązkowym split paymentem, jak i te objęte dobrowolnym – płaciły z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Teraz mają z tym problem, bo muszą wprowadzić zmiany zapewniające poprawne używanie oznaczenia „MPP” – i to zarówno po stronie sprzedażowej, jak i zakupowej.
– O ile bowiem opłacanie wszystkich faktur przy zastosowaniu split paymentu nie jest niezgodne z przepisami i nie wiąże się z negatywnymi konsekwencjami po stronie dokonującego zapłaty, o tyle oznaczanie zapłaconych w ten sposób faktur oznaczeniem „MPP” dla potrzeb nowego JPK już jest – mówi Bieńkowska. Dodaje, że podobnie sprawa wygląda, jeśli chodzi o adnotację „mechanizm podzielonej płatności” na fakturach. Z uwagi na istniejące wątpliwości wielu dostawców uznało, że będzie zamieszczać taką adnotację na wszystkich fakturach sprzedaży, a Ministerstwo Finansów potwierdziło, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne. – Powoduje to, że w obiegu funkcjonują obecnie faktury zawierające adnotację „mechanizm podzielonej płatności” także w przypadku, gdy dana dostawa nie jest objęta obowiązkowym split paymentem – wskazuje Bieńkowska. Samorządy otrzymują takie faktury, ale zgodnie z przepisami w nowym JPK nie powinny oznaczać ich jako „MPP”.
Jak dodaje Janina Fornalik, gminy muszą więc dokonywać analizy, czy dana faktura spełnia wymogi dotyczące obowiązkowego „MPP”, tj. zawiera co najmniej jeden towar/usługę z załącznika nr 15 do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106) i kwota brutto wynosi co najmniej 15 tys. zł. – Błędne oznaczenie faktury kodem „MPP” może być uznane za błąd, za który grozi kara 500 zł – mówi Fornalik. Gmina będzie miała jednak szansę usunąć nieprawidłowe oznaczenie. Jeśli popełni błąd, to urząd skarbowy wezwie ją, aby go skorygowała. Dopiero jeśli gmina nie skoryguje błędu w ciągu 14 dni od wezwania organu, spotka ją kara.

Kłopotliwe transakcje z podmiotami powiązanymi

– Problematyczne jest również stosowanie oznaczenia „TP” wymaganego dla transakcji sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych – mówi Agnieszka Bieńkowska. Przepisy dotyczące nowego JPK odsyłają w tym zakresie do ustaw o podatkach dochodowych, a konkretnie do przepisów o cenach transferowych. Ekspertka przyznaje, że dla samorządów to zupełnie nowe regulacje, których nie musiały do tej pory stosować. – Gdyby kierować się literalną wykładnią tych przepisów, należałoby przyjąć, że samorządy powinny zacząć identyfikować i w specjalny sposób oznaczać nie tylko sprzedaż na rzecz spółek komunalnych, spółek z udziałem JST, instytucji kultury czy innych tego typu podmiotów, lecz także transakcje na rzecz osób i podmiotów powiązanych rodzinnie z włodarzami danej gminy czy miasta – zauważa Agnieszka Bieńkowska. Również z tego powodu oznaczanie sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych może być ogromnym wyzwaniem dla gmin.