W przypadku obsługi prowadzonej przez biuro rachunkowe funkcjonuje przekonanie, że za wszelkie błędy i uchybienia w rozliczeniach podatkowych odpowiada księgowy. Tymczasem nie zawsze tak jest. W interesie obu stron jest więc jak najszybsze wdrożenie rozwiązań, które ułatwią wywiązanie się z nałożonych od 1 października obowiązków.
TEMAT: Przygotowanie biura rachunkowego do nowych obowiązków
Osoby zajmujące się prowadzeniem rozliczeń podatkowych od lat sygnalizują, że współpraca z niektórymi pracownikami merytorycznymi w firmach czy z klientami (w przypadku outsourcingu biur rachunkowych) to istna droga przez mękę. A przecież sami przedsiębiorcy (tj. klienci biur rachunkowych) – jako podatnicy zobowiązani do prawidłowego rozliczania podatków – powinni być najbardziej zainteresowani tym, aby osoby prowadzące dla nich ewidencje i składające deklaracje podatkowe miały możliwość efektywnego wykonywania swojej pracy. Podobnie członkom zarządów firm i szeregowym pracownikom merytorycznym powinno leżeć na sercu dobro pracodawcy. Nawet jeżeli taka argumentacja nie wystarczy, to zawsze pozostaje przysłowiowy kij. W praktyce bardzo często osoby takie nie mają świadomości, że za nieterminowo lub nieprawidłowo złożony np. JPK_VAT to oni mogą być pociągnięci do odpowiedzialności, a nie biuro rachunkowe.
Reklama

Reklama
Wprowadzenie nowych obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji VAT i gruntowna modyfikacja struktur JPK_VAT to doskonały moment na to przebudowę relacji biura rachunkowego z klientem, w tym na konieczną nowelizację postanowień umów o prowadzenia ksiąg przez zewnętrze biuro rachunkowe. Wraz ze zmianami w VAT zwiększa się ilość danych, jaką muszą pozyskiwać księgowi dla wykonywania swoich obowiązków. Przypomnieć przy tym należy jedną z podstawowych zasad: osoby zajmujące się rozliczeniami podatkowymi nie kreują danych, a jedynie przetwarzają je. Aby tak było, muszą jednak najpierw uzyskać niezbędne, rzetelne i kompletne informacje. W tym celu należy zbudować efektywne ścieżki komunikacyjne, opracować lub dopracować procesy przekazywania danych. Ważne przy tym jest to, aby zostało to wyraźnie opisane w procedurach i w umowach o obsługę podatkową i innych oficjalnych dokumentach. Konieczne jest wyraźne wskazanie, na kim ciążą jakie obowiązki i w jakich terminach powinny one być realizowane.
Stworzenie takich mechanizmów pozwoli na bieżącą lepszą współpracę, a w krytycznych okolicznościach na ustalenie, kto zawinił i powinien ponieść odpowiedzialność. Dotyczy to przy tym zarówno odpowiedzialności karnoskarbowej, jak i cywilnoprawnej. Przy czym należy pamiętać, że odpowiedzialność karnoskarbowa opiera się na winie umyślnej. Innymi słowy, powszechne cały czas przekonanie, że za wszystko odpowiada księgowa, bardzo często jest całkowicie błędne. Jeżeli osoba zajmująca się rozliczeniami nie otrzyma danych do wykonywania swoich obowiązków lub uzyska je nierzetelnie albo zbyt późno, to ciężar odpowiedzialności spoczywa na osobie, która faktycznie zawiniła. Może to być właściciel firmy, członek zarządu, a równie dobrze szeregowy pracownik, który na co dzień w żaden sposób nie zajmuje się podatkami, lecz powinien dostarczyć informacje.
Błędne jest też przekonanie, że to osoba rozliczająca podatki, właściciel czy pracownik biura rachunkowego, ma przypominać o dostarczeniu danych, prosić, poszukiwać etc. Podobnie jest, jeżeli chodzi o odpowiedzialność cywilnoprawną – tutaj również ważne jest ustalenie, kto przyczynił się do powstania szkody.
W tej sytuacji rozwiązanie jest jedno. Jeżeli nie zostało to wcześniej dokonane, to obecnie – w związku z wprowadzeniem nowych struktur JPK_VAT – należy stworzyć lub zaktualizować procesy przekazywania informacji przez klienta (w tym określić zadania poszczególnych osób/poszczególnych stanowisk czy działów – w jednej firmie będzie to duża procedura, w innej zaledwie kilka punktów) i związane z tym obowiązki biura rachunkowego. W szczególności należy wyraźnie zapisać w umowie, że to podatnik ma obowiązek bez wezwania przekazywać niezbędne dane, informacje, które pozwolą na prowadzenie ewidencji VAT i przygotowanie JPK_VAT. W umowie o prowadzenie ksiąg należy także wyszczególnić, że to na podatniku spoczywa obowiązek identyfikacji realizowanych i nabywanych świadczeń, w szczególności dla potrzeb stosowania w ewidencji sprzedaży oznaczeń (GTU, literowych i ewentualnie kolejnych, które będą wprowadzane), ograniczając jednocześnie odpowiedzialność cywilnoprawną biura i wyłączając ją w przypadku nieotrzymania (koniecznie należy zatrzeć, że bez wezwania) lub otrzymania niekompletnych czy nierzetelnych danych. Oczywiście w niektórych przypadkach takie modyfikacje mogą okazać się trudne do wprowadzenia, a w skrajnych przypadkach mogą nawet doprowadzić do zakończenia współpracy z klientem. Jednak w ogólnym rozrachunku najczęściej okaże się to lepszym rozwiązaniem niż tkwienie w „toksycznym związku”. Ustalenia takie są bardzo ważne, wręcz konieczne, bo od października nie tylko rośnie zagrożenie karnoskarbowe, lecz także odszkodowawcze – m.in. pojawia się dodatkowa sankcja 500 zł za każdy nieskorygowany błąd w JPK.
Przyjrzyjmy się więc jeszcze dokładniej konkretnym problemom, z którymi będą musiały się wkrótce poradzić biura rachunkowe w związku z nowym JPK_V7.

1. Brak precyzyjnych informacji o przedmiocie świadczenia dla potrzeb stosowania GTU

Problem:
Od października 2020 r. w ewidencji sprzedaży VAT cześć wpisów dokonywanych na podstawie dowodów inne niż zbiorcze musi być oznaczonych przez sprzedawcę właściwym symbolem GTU (tj. grupy towarowej lub usługowej). Przyporządkowanie takie dokonywane jest na poziomie dokumentu sprzedaży (najczęściej faktury), jednak nie występuje obowiązek stosowania takich oznaczeń w samym dokumencie. W konsekwencji osoby prowadzące biura rachunkowe mogą mieć problem z identyfikacją świadczeń dla potrzeby stosowania GTU.
Rada:
Rozwiązanie tego problemu zapewni modyfikacja treści faktur, w części dotyczącej przedmiotu sprzedaży – tak aby dokumenty te były wystawiane zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Niestety bardzo często podatnicy wystawiają faktury w sposób wadliwy, a nawet nierzetelny, nie prezentując w nich prawidłowej nazwy towaru lub usługi. Uzdrowienie w tym zakresie sposobu fakturowania ułatwi prawidłową weryfikację przedmiotu świadczenia dla potrzeb stosowania oznaczeń GTU (bądź ustalenia, że takie oznaczenia nie mają zastosowania). Ponadto należy włączyć w proces identyfikacji GTU osoby merytoryczne po stronie podatnika, przy czym ich rola jest kluczowa. Idealnie byłoby ustalenie, że klient przekazuje do biura rachunkowego informację o klasyfikacji przedmiotu świadczenia w kontekście GTU. W ramach procesu stosowania oznaczania należy dążyć do tego, aby informacje o GTU znalazły się w systemach gospodarki magazynowej (z oznaczeniem dla poszczególnych indeksów) oraz w systemach fakturowania, w katalogu realizowanych świadczeń, które są wskazywane w procesie fakturowania.
Poszczególne działania muszą być podejmowane z uwzględnieniem okoliczności i przedmiotu świadczenia. W każdym przypadku podstawowe znaczenie jednak ma włączenie do procesu identyfikacji GTU osoby merytorycznej po stronie podatnika. Nie chodzi przy tym o funkcję doradczą takich osób, a ich rozległą wiedzę i decyzyjność.

2. Kilka pozycji w treści faktury – świadczenie kompleksowe czy odrębne czynności

Problem:
W praktyce sprzedawcy wykonujący świadczenia złożone/kompleksowe często prezentują w treści faktury zarówno czynność główną, jak i jej elementy składowe. Niejednokrotnie pozycje stanowiące elementy składowe mają oznaczone wartości. W takim przypadku biuro rachunkowe ma problemy z identyfikacją oznaczeń GTU.
Rada:
Prezentacja w treści faktury poszczególnych elementów kalkulacyjnych świadczenia kompleksowego nie musi oznaczać, że taki dokument jest obarczony błędem. W praktyce może to jednak przysparzać kłopotów z opodatkowaniem świadczeń, gdy poszczególne jego elementy składowe byłyby jednostkowo opodatkowane według różnych stawek. W stanie prawnym obowiązującym od października 2020 r. dodatkowo może to powodować trudności w stosowaniu oznaczeń GTU. Typowym przykładem jest casus faktury za naprawę pojazdu (usługa bez GTU) ze wskazaniem na wykorzystane do tej naprawy części (gdyby były one przedmiotem odrębnej dostawy, to miałoby zastosowanie oznaczenie GTU_07). O ile trudno jest jednoznacznie stwierdzić, że taka prezentacja narusza zasady wystawiania faktur, o tyle konieczne jest wprowadzenie drobnych albo większych modyfikacji w procesie fakturowania. Przy czym drobna zmiana to zamieszczenie dodatkowej informacji, że poszczególne pozycje wchodzą w skład świadczenia kompleksowego (np. wskazanie na usługę „w tym” albo adnotacja „poz. tworzą świadczenie kompleksowe”). Nieco większa modyfikacja może polegać na niezamieszczaniu wartości przy elementach składowych, a istotna zmiana to rezygnacja z prezentacji elementów składowych w treści faktury i przeniesienie ich do załącznika.
Każda z tych zmian spowoduje, że księgowy prowadzący rozliczenia uzyska informację, że elementy składowe nie wpływają na stosowanie oznaczenia GTU.

JPK_V7 już obowiązuje. Od 1 października trzeba zbierać niektóre dane

3. Adnotacje w fakturze utrudniające stosowanie oznaczeń MPP

Problem:
Wprawdzie od początku listopada 2019 r. funkcjonuje obligatoryjny split payment i konieczność oznaczania faktur objętych takim obowiązkiem adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, jednak w praktyce podatnicy nie trudzą się i nie prowadzą analizy poszczególnych transakcji, lecz stosują oznaczenie „MPP” również wówczas, gdy nie jest to obowiązkowe. Poprawność takiego działania potwierdził resort finansów. Ponadto nabywcy często płacą w split paymencie niezależnie od tego, czy istnieje taki obowiązek (czyli również nie prowadzą stosownej analizy). Od października sporządzając ewidencję VAT, tak sprzedawca (VAT należny), jak i nabywca (VAT naliczony) muszą sprawdzać, czy sprzedaż (u świadczącego) i zakup (u nabywcy) jest objęta obowiązkowym split paymentem. Dopiero gdy tak jest, konieczne jest oznaczenie MPP w ewidencji i następnie w JPK_VAT. Informacje powinny być zgodne u obu stron. Niespójność może być w łatwy sposób wychwycona przez organ.
Rada:
W pierwszej kolejności należy wewnątrz biura rachunkowego ustanowić zasadę, zgodnie z którą oznaczenie „MPP” nie może być zamieszczone w odniesieniu do faktury (tak sprzedaży, jak i zakupu), której łączna wartość brutto nie przekracza 15 tys. zł.
Drugi etap to prawidłowa identyfikacja przedmiotu świadczenia dla potrzeb porównania z katalogiem zamieszczonym w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. W tym celu należy podjąć takie działania, jak przy weryfikacji w celu ustalenia GTU, ze zwróceniem szczególnej uwagi na świadczenia kompleksowe. Po stronie sprzedawcy szczególne znaczenie ma oznaczenie towarów z załącznika nr 15 do ustawy o VAT na poziomie indeksów magazynowych oraz towarów i usług z tego załącznika w systemie fakturowania, a następnie przekazywanie informacji o nich wraz z lub w ramach dokumentów sprzedaży. Jeżeli chodzi o zakupy i oznaczanie „MPP”, to kluczowe znaczenie ma opis merytoryczny podatnika lub pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za zakup.

4. Nieterminowe przekazywanie informacji o nabyciu usług z zagranicy lub brak dowodów zakupu

Problem:
Dokonując rozliczenia zakupów z zagranicy, podatnicy często muszą rozpoznać i opodatkować import usług, WNT czy nabycie towarów. W szczególności w przypadku importu usług często występuje problem z przekazywaniem informacji o zakupie, który został dokonany, ale dla którego świadczący nie dostarczył faktury. Zbyt późne rozliczenie importu usług (podobne jak dwóch pozostałych ww. transakcji) może wiązać się z koniecznością zapłaty odsetek. Omawiając zagadnienia związane z nowym JPK_VAT, resort finansów wskazuje na to, że jeżeli czynność została zafakturowana, to rozliczając import usług (podobne jak dwóch pozostałych ww. transakcji), należy posługiwać się fakturą sprzedawcy. Księgowi mają wątpliwości, co zrobić, gdy faktura do nich nie dotrze.
Rada:
W pierwszej kolejności należy rozwiązać problem braku informacji, a co za tym idzie konieczność zapłaty odsetek (nawet przy prawie do odliczenia VAT), jeżeli podatek należny jest rozliczany po upływie trzech miesięcy od końca miesiąca powstania obowiązku podatkowego. Tutaj rozwiązaniem jest wyłącznie uświadomienie podatnika o związanych z tym konsekwencjach finansowych (odsetki plus często konieczność przejściowej zapłaty podatku należnego). Jeżeli księgowy uzyska wiedzę, że import usług miał miejsce, lecz podatnik twierdzi, że nie otrzymał faktury, wówczas – wbrew informacjom płynącym ze strony MF – należy sporządzić dokument wewnętrzny i na podstawie takiego, z oznaczeniem w ewidencji „WEW”, dokonać rozliczenia VAT należnego i podatku naliczonego (według ogólnych zasad).

5. Konieczność identyfikacji powiązań pomiędzy sprzedawcą a nabywcą

Problem:
W JPK_V7 podatnik musi oznaczać jako „TP” jednostkowe dokumenty dotyczące VAT należnego występujące w związku z dokonaniem transakcji z podmiotem powiązanym w znaczeniu ustaw o CIT/PIT. Oznaczenia są dokonywane bez względu na wartość transakcji. W praktyce ustalenie takich powiązań jest bardzo trudne, a czasem niemożliwe.
Rada:
W wieli przypadkach, zwłaszcza dla drobnych podatników, obowiązek oznaczania „TP” jest niemal niewykonalny (pisaliśmy o tym w artykule „Oznaczenie «TP» pojawi się nawet przy drobnych transakcjach” – dodatek Podatki i Księgowość z 21 września 2020 r., DGP nr 184). Nie zmienia to faktu, że zarówno podatnik, jak i jego księgowy muszą podjąć wszelkie czynności, aby wypełnić obowiązki w tym zakresie.
W pierwszej kolejności podatnik we współpracy z księgowym powinien zweryfikować podmioty, z którymi obecnie współpracuje – w celu ustalenia powiązań i oznaczenia ich jako „TP” w rejestrze kontrahentów. U podatnika musi zostać wprowadzona procedura weryfikacji nowych kontrahentów. Ponadto biuro rachunkowe musi wystosować informację, w której wskaże na obowiązek identyfikacji takich powiązań. Warto też przesłać klientom biura regulacje normujące powiązania, a najlepiej jest przygotować dla nich ankietę. Konieczne jest wskazanie w umowie (w zasadach współpracy), że podatnik jest zobowiązany niezwłocznie informować o istniejących powiązaniach, a także zamieszczenie w niej klauzuli, że przy braku stosownej informacji podmioty będą uznawane za niepowiązane i oznaczenie „TP” nie będzie stosowane.

6. Powiązanie korekt z przedmiotem świadczenia a stosowanie GTU

Problem:
Według informacji płynących ze strony resortu finansów w przypadku faktur korygujących oznaczenie GTU musi być stosowane, jeżeli korekta dotyczy pozycji przyporządkowanej do GTU. Ze względu na ogólne oznaczenie GTU na poziomie faktury (a nie jej pozycji) biuro rachunkowe może mieć problem z ustaleniem właściwości GTU.
Rada:
W takim przypadku rozwiązaniem jest zamieszczanie w fakturze korygującej szczegółowych informacji dotyczących tego, która pozycja podlega korekcie, aby było możliwe przeprowadzanie weryfikacji zgodnej z badaniem prowadzonym przy pierwotnym oznaczeniu GTU (z uwzględnieniem wyników tego badania).

7. Bezpodstawne oznaczanie faktur „FP” lub brak takiego symbolu

Problem:
Oznaczenie „FP” decyduje o tym, że kwoty z faktury nie są uwzględniane przy rozliczeniu podatkowym. Błędne zastosowanie lub niezastosowanie oznaczenia „FP” prowadzi do powstania zaległości lub podwójnego opodatkowania.
Rada:
Ustalenie z kontrahentem, że w fakturach wystawianych do paragonów obowiązkowo zamieszczane są numery paragonów. Brak numeru stanowi automatycznie brak oznaczenia „FP”.

8. Informacja o numerach VAT w treści paragonu (od 2021 r.)

Problem:
Od 2021 r. paragono-faktury (czyli paragony z NIP o łącznej wartości nie wyższej niż 450 zł / 100 euro) będą traktowane jak zwykłe faktury i będą musiały być prezentowane bez oznaczenia „FP”. Skutkować to będzie koniecznością wyłączania wartości ich sprzedaży z raportu fiskalnego. Będzie to powodowało szczególne trudności ewidencyjne.
Rada:
Stworzenie odrębnego (roboczego) rejestru paragono-faktur. Na podstawie takiego rejestru księgowy dokona pomniejszenia (sumy kwot) kwoty w raporcie fiskalnym i uwzględni sprzedaż, wpisując do ewidencji poszczególne paragono-faktury.