- Wirtualne uczestnictwo biegłego rewidenta w spisie z natury może być bardzo ryzykowne, szczególnie w nowych podmiotach, z którymi audytor dopiero zaczął współpracę - mówi Jarosław Dac, członek Krajowej Rady Biegłych Rewidentów.
Pandemia wpłynie na tegoroczną inwentaryzację?
Przede wszystkim należy pamiętać, że w czasie różnego rodzaju kryzysów wzrasta ryzyko oszustw. Tak jest również w czasie pandemii, kiedy sytuacja wielu firm znacznie się pogorszyła. To tworzy presję, żeby w sprawozdaniu pokazać lepszy obraz działalności, niż jest on w rzeczywistości. Dlatego tak ważne jest właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji i odpowiednia kontrola biegłego rewidenta nad nią. Inna sprawa to ryzyko zachorowania podczas np. przeprowadzania spisu z natury.
Zacznijmy właśnie od tego aspektu, tj. inwentaryzacji zapasów, która wymaga fizycznej obecności pracowników. Czy w tym przypadku należałoby zmienić dotychczasowe procedury?
Nowym czynnikiem, który biegły rewident musi uwzględnić, to ryzyko zarażenia członków zespołu audytowego. Jak duże jest to ryzyko i jaki może mieć wpływ na proces obserwacji inwentaryzacji, zależy zarówno od bieżącej sytuacji epidemicznej na danym terenie czy w badanej jednostce, jak i od charakteru zapasów. Z pewnością na sposób przeprowadzania procedury inwentaryzacyjnych w czasie epidemii wpłynie to, gdzie zapasy są przechowywane: czy jest to teren na zewnątrz czy małe pomieszczenia, gdzie ryzyko zarażenia wzrasta.
Jak się zabezpieczyć?
Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona jak najbliżej dnia bilansowego, jednak zarówno przepisy, jak i praktyka umożliwiają wybranie takie daty inwentaryzacji, która pozwala ograniczać nieco ryzyko. Na przykład tam, gdzie zachorowań jeszcze nie było, nie należy zwlekać z inwentaryzacją. Warto też rozważyć wyznaczenie mniej licznych zespołów spisowych. Oczywiście trzeba pamiętać, że muszą się one składać co najmniej z dwóch osób, a wśród nich nie może być tej, która odpowiada za dany towar. Liczbę pracowników w zespole trzeba też dostosować do specyfiki danego zapasu. Z kolei, gdy podczas inwentaryzacji pracuje równolegle kilka zespołów spisowych, to trzeba tak zaplanować pracę, aby ich kontakt był w miarę możliwości ograniczony.
Trzeba też zachować podstawowe zasady ostrożności i zapewnić maseczki, przyłbice, rękawiczki, środki dezynfekcji, a także zachowywać odpowiedni dystans. Oczywiście dotyczy to zarówno zespołów spisowych, jak i członków zespołu audytowego.
A co w przypadku, gdy biegły rewident chce być świadkiem tych czynności. Ostatnio dużo mówi się o uczestnictwie w inwentaryzacji online. Co pan na to?
Jest to nowe rozwiązanie, które firmy audytorskie mogą rozważyć. Jest to jednak metoda obarczona istotnymi ryzykami i szczególnie trudno byłoby ją zastosować w pierwszym roku współpracy z badaną firmą. Biegły rewident, który nie zna jednostki, nie widział magazynów, nie wie, jak one funkcjonują, jak są składowane towary, nie będzie miał odniesienia ani pewności, że wyniki inwentaryzacji nie były zmanipulowane.
Należy też pamiętać, że aby inwentaryzacja była skuteczna, po pierwsze powinna być opracowana prawidłowa instrukcja, a po drugie musi ona zostać prawidłowo zastosowana.
Audytor musi skontrolować, czy faktycznie tak jest. Pozostaje jednak pytanie, czy metoda zdalna pozwoli na właściwe przeprowadzenie tych czynności. O wirtualnym uczestnictwie w inwentaryzacji wspominała Polska Agencja Nadzoru Audytowego (organ nadzoru publicznego nad audytorami) w opublikowanych na swojej stronie wytycznych, ale wskazywała też na ryzyko.
Jakie?
Chociażby to, że biegły rewident przy zdalnej obecności nie może być pewien, w jakim stanie są towary, czy osoba, która obsługuje urządzenie, przez które łączy się audytor, pokazuje właściwy magazyn. Oczywiście, jeżeli audytor współpracuje od kilku lat z danym podmiotem, to ryzyko takie maleje, bo ma doświadczenia, na podstawie których może ocenić, czy inwentaryzacja została przeprowadzona prawidłowo. Jednak będzie mieć trudność z potwierdzeniem, czy np. towary, które liczy zespół spisowy, w jakiejś części, np. z powodu lockdownu, nie są przeterminowane i powinny zostać odpisane.
Dlatego, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw, w których zapasy są znaczącą pozycją sprawozdania, pożądane jest uczestnictwo osobiste lub przez innego pracownika. Oczywiście firma audytorska powinna zadbać o bezpieczeństwo tych osób.
O czym powinna pamiętać?
Oprócz tego, że powinna zapewnić środki ochrony, jak np. maseczki czy rękawiczki, to warto, aby zbadała, czy w danej firmie nie było przypadków zachorowań i jak sobie w tej sytuacji poradzono. Powinna się upewnić, że ryzyko zakażenia jest ograniczone.
Czy pewne próby oszustwa, takie jak wspomniana możliwość manipulowania poziomem zapasów, audytor może wykryć w inny sposób niż dzięki osobistej obecności?
Można weryfikować pewne ryzyka, opierając się na analizie danych i sprawdzać, czy nie zadziało się w firmie coś nietypowego. Oczywiście jest to uzasadnione, gdy audytor ma zaufanie do wcześniejszych danych. Jest to metoda, którą można wykorzystać również do weryfikacji innych pozycji ‒ nie tylko zapasów, lecz także innych składników sprawozdań finansowych. Oczywiście nie zawsze biegły rewident jest w stanie oszustwo wykryć, w szczególności jeżeli w oszustwo jest zamieszana większa liczba osób, w tym podmioty zewnętrzne, gdyż do ich danych audytor nie ma dostępu. W każdym wypadku biegły rewident powinien się kierować zawodowym sceptycyzmem.
Tego typu kwestie można jednak sprawdzać zdalnie, bo poza spisem z natury obecność biegłego rewidenta nie jest konieczna…
Wiele procedur biegłego rewidenta opiera się na analizie dokumentów. Obecnie bardzo dużo dokumentów ma postać cyfrową, w przypadku wielu jednostek może to być nawet ich większość. Do wykonania takich procedur nie jest niezbędna fizyczna obecność w badanej jednostce. Przy czym oczywiście należy pamiętać o ryzyku związanym z manipulowaniem takimi dokumentami.
Natomiast niektóre procedury, szczególnie związane z potwierdzeniem istnienia fizycznych aktywów, a taką procedurą jest na przykład inwentaryzacja, bardzo trudno przeprowadzić bez fizycznej obecności. Trudno też jest zrozumieć procesy i ryzyko biznesowe, w szczególności w przypadku badania po raz pierwszy danej jednostki, bez obserwacji procesów wewnętrznych, np. procesu produkcji, wyłącznie poprzez badanie zdalne. Podsumowując ‒ duża część badania może być przeprowadzana zdalnie, ale niektóre z procedur mogą jednak wymagać fizycznej obecności biegłego rewidenta w badanej jednostce.
