Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów (zob. art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży lodówki powstał 1 października 2020 r., kiedy to sprzęt został wydany kupującemu. Nabywca tego samego dnia zapłacił całą kwotę za lodówkę, a zatem nie mieliśmy tutaj do czynienia z zaliczkami, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.
Prowadzę niewielkie biuro rachunkowe. Jeden z moich klientów – przedsiębiorca prowadzący sklep ze sprzętem AGD/RTV – 1 października 2020 r. sprzedał lodówkę osobie fizycznej. Tego samego dnia kupujący odebrał lodówkę własnym transportem. Transakcja została zarejestrowana na kasie fiskalnej, a nabywca otrzymał paragon fiskalny (bez NIP-u nabywcy) na kwotę brutto 2460 zł oraz dokumenty gwarancyjne. Zapłaty za sprzęt dokonano kartą płatniczą w dniu zakupu lodówki. 5 października 2020 r. nabywca (klient indywidualny) zgłosił się do przedsiębiorcy i zażądał wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż lodówki. Okazało się jednak, że zagubił paragon. Mimo to sprzedawca wystawił mu 5 października 2020 r. fakturę na kwotę 2460 zł, w tym VAT: 460 zł. Przedsiębiorca był bowiem w stanie zidentyfikować jednoznacznie, że lodówka została sprzedana tej osobie (dowody zapłaty kartą płatnicza i dokumenty gwarancyjne dotyczące tego sprzętu). Ponadto nabywca złożył pisemne oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego. Klient mojego biura rachunkowego posiada status podatnika VAT czynnego, a PIT rozlicza na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca rozlicza VAT i zaliczki na PIT na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak w tej sytuacji powinnam rozliczyć mu VAT i PIT dotyczące sprzedaży tej lodówki? Czy muszę robić to dwukrotnie, tj. z paragonu fiskalnego oraz faktury?

TEMAT: JPK_V7 i PKPiR

PROBLEM: Jak ująć sprzedaż udokumentowaną paragonem i fakturą

VAT

W analizowanej sprawie sprzedaż lodówki podlega opodatkowaniu VAT – stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 2 pkt 1 i art. 22 ust. 1 pkt 3, art. 7 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 6 ustawy o VAT.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów (zob. art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży lodówki powstał 1 października 2020 r., kiedy to sprzęt został wydany kupującemu. Nabywca tego samego dnia zapłacił całą kwotę za lodówkę, a zatem nie mieliśmy tutaj do czynienia z zaliczkami, o których mowa w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.
Podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej (zob. art. 29a ust. 1 ustawy o VAT). Z kolei w myśl art. 29a ust. 6 ustawy o VAT podstawa opodatkowania obejmuje:
1) podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
2) koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.
Do sprzedaży lodówki właściwa jest podstawowa stawka VAT wynosząca obecnie 23 proc. (zob. art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146aa ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).
Lodówka została sprzedana za 2460 zł, a zatem VAT wyliczony rachunkiem w stu wynosi 460 zł (2460 zł x 23 : 123). Podstawa opodatkowania wyniesie więc 2000 zł (2460 zł – 460 zł).
Sprzedaż urządzenia została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej – stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (nabywcą była osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) – a kupującemu, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. a ustawy o VAT, został wydany oryginał paragonu fiskalnego.
W analizowanej sprawie istota problemu sprowadza się do ustalenia, jak należy rozliczyć VAT z tytułu sprzedaży lodówki w sytuacji, gdy transakcja została udokumentowana paragonem fiskalnym, a następnie fakturą dla nabywcy, przy czym do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy nie został dołączony odebrany od nabywcy oryginał paragonu, ponieważ kupujący zgubił ten dokument. Odnosząc się do tego problemu, w pierwszej kolejności należy zauważyć, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej musi być co do zasady zaewidencjonowana na kasie rejestrującej i udokumentowana paragonem fiskalnym (zob. art. 111 ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT), co w analizowanej sprawie miało miejsce. Natomiast krajowa sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nie musi być samoistnie dokumentowana fakturą (zob. art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek wystawienia faktury dla takiego nabywcy powstaje dopiero na jego żądanie – stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT – jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W tym przypadku fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano np. dostawy towaru (jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym np. dostarczono towar), albo nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie tego miesiąca (zob. art. 106i ust. 6 ustawy o VAT).
W analizowanej sprawie nabywca (klient indywidualny) zażądał wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż lodówki. W świetle zatem art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT na przedsiębiorcy ciążył obowiązek wystawienia tej faktury.
Uwaga! Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że paragon fiskalny nie zawierał NIP-u nabywcy. Okoliczność ta nie ma wpływu na obowiązek wystawienia faktury do tej sprzedaży, gdyż warunek zamieszczenia numeru podatkowego (np. NIP) na paragonie dotyczy tylko przypadków, w których faktura miałaby być wystawiona dla podatnika VAT z Polski lub innego kraju UE (zob. art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a zatem przedsiębiorca może jej wystawić fakturę bez narażania się na sankcje wynikające z art. 106b ust. 6 ustawy o VAT. Pamiętać przy tym trzeba, że faktury dla klientów indywidualnych nie powinny zawierać NIP-u nabywcy (zob. art. 106e ust. 1 ustawy o VAT).
Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z regułą zawartą w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W analizowanej sprawie sprzedawca nie dołączy oryginału paragonu do egzemplarza faktury, który pozostaje u niego, gdyż nabywca go zgubił. Należy zatem rozstrzygnąć, czy u przedsiębiorcy powstanie obowiązek dwukrotnej zapłaty VAT od sprzedaży tej lodówki – raz z paragonu fiskalnego, a drugi raz z wystawionej faktury – stosownie do art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie bowiem z tym przepisem w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Formalnie przepisy nakazują odebrać paragon fiskalny od klienta i przechowywać go dołączony do faktury. Jednak w praktyce organy podatkowe zezwalają na wystawienie faktury dla klienta w przypadku zagubienia oryginału paragonu fiskalnego, o ile podatnik ma pewność i dowody potwierdzające fakt dokonania sprzedaży temu klientowi, np. potwierdzenia bankowe dokonania płatności kartą płatniczą/kredytową za zakupiony towar (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 stycznia 2013 r., nr IPPP2/443-1165/12-2/KOM). W analizowanej sprawie przedsiębiorca był w stanie zidentyfikować jednoznacznie, że lodówka została sprzedana temu nabywcy (dowody zapłaty kartą płatnica i dokumenty gwarancyjne dotyczące sprzedanego sprzętu). Ponadto nabywca złożył pisemne oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż urządzenia.
Należy zatem uznać, że w analizowanej sprawie przedsiębiorca, wystawiając fakturę do sprzedaży udokumentowanej pierwotnie paragonem fiskalnym, nie musi dwukrotnie płacić VAT od tej transakcji. W świetle istniejącej praktyki podatnik miał prawo (i obowiązek) w opisanej sytuacji wystawić nabywcy fakturę. Przy czym wskazane jest, aby przedsiębiorca dołączył do egzemplarza faktury posiadane dokumenty (ewentualnie ich kopie) – jako dowody potwierdzające te okoliczności.
Za okresy od 1 października 2020 r. podatnicy VAT czynni prowadzą ewidencję VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, oraz składają nowe JKP_VAT (obejmujące część ewidencyjną oraz deklaracyjną). W przypadku naszego przedsiębiorcy będzie to schemat JPK_V7M. Nie wchodząc w szczegóły, należy wskazać, że podstawę opodatkowania (2000 zł) oraz podatek należny (460 zł) z tytułu opisywanej transakcji należy ująć w nowej ewidencji na podstawie zbiorczego dokumentu z kasy fiskalnej, tj. raportu dobowego albo raportu miesięcznego. W tym przypadku ewidencja powinna zawierać oznaczenie dowodu sprzedaży „RO” (zob. par. 10 ust 1 pkt 8 oraz ust. 5 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Należy jednak mieć na uwadze, że faktury wystawione do paragonów fiskalnych (a w analizowanej sprawie z taka fakturą mamy do czynienia, mimo że oryginał paragonu fiskalnego nie został dołączony do faktury pozostającej u sprzedawcy, z powodu jego zaginięcia) także muszą być ujęte w nowej ewidencji. Faktury te ujmuje się w niej z oznaczeniem dowodu sprzedaży „FP” w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Nie zwiększają one wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji (zob. art. 109 ust. 3d ustawy o VAT oraz par. 10 ust. 5 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług). Zatem w ewidencji VAT w październiku 2020 r. należy wykazać zarówno raport dobowy albo miesięczny, w którym ujęta jest analizowana transakcja (z oznaczeniem „RO”), jak i fakturę (z oznaczeniem „FP”), z tym że podstawa opodatkowania i podatek należny wynikający z faktury nie podlegają ujęciu w zsumowaniu kwot części ewidencyjnej i w części deklaracyjnej JPK_V7M.
Podsumowując, z tytułu omawianej transakcji podatek należy wyniesie 460 zł, a podstawa opodatkowania 2000 zł. ©℗
Schemat rozliczenia sprzedaży udokumentowanej zaginionym paragonem fiskalnym i wystawioną do niego fakturą* ©℗
1. Jaki podatek:
PIT: przychody: 2000 zł
koszty uzyskania przychodów: nie wystąpią (brak informacji w stanie faktycznym)
dochód: 2000 zł
zaliczka na PIT: 380 zł (2000 zł x 19 proc.)
VAT: podatek należny: 460 zł (2460 zł x 23 : 123)
podstawa opodatkowania: 2000 zł
podatek naliczony: nie wystąpi (brak informacji w stanie faktycznym)
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT: Przedsiębiorca nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, ale powinien uwzględnić przychody z tej transakcji (tj. 2000 zł) przy obliczeniu zaliczki na PIT za październik 2020 r., a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić je w PIT-36L.
VAT: Wykazujemy w JPK_V7M w części ewidencyjnej: na podstawie raportu fiskalnego okresowego podstawę opodatkowania: 2000 zł i podatek należny – z oznaczeniem „RO”, a wystawioną fakturę z oznaczeniem „FP” (podstawa opodatkowania i podatek należny nie jest uwzględniany w podsumowaniu części ewidencyjnej i w części deklaracyjnej), a ponadto w części deklaracyjnej: podstawę opodatkowania: 2000 zł i podatek należny 460 zł.
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: do 30 kwietnia 2021 r.
JPK_V7M: 25 listopada 2020 r.
* w schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności

PIT

U przedsiębiorcy z tytułu sprzedaży lodówki powstanie przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o PIT za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny VAT.
W analizowanej sprawie przychodem ze sprzedaży lodówki będzie kwota 2000 zł, ponieważ VAT (460 zł) nie stanowi przychodu (zob. art. 14 ust. 1 ustawy o PIT).
Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT za datę powstania przychodu, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, uważa się (z zastrzeżeniem art. 14 ust. 1e, 1h–1j i 1n–1p ustawy o PIT) dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
1) wystawienia faktury albo
2) uregulowania należności.
Tak więc przychód z tytułu sprzedaży lodówki powstał 1 października 2020 r., kiedy to doszło do wydania rzeczy (lodówki) i uregulowano za nią należność.
Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, którego stawka stosownie do art. 30c ust. 1 ustawy o PIT wynosi 19 proc. Podstawą opodatkowania jest dochód, tj. nadwyżka przychodów nad kosztami uzyskania przychodów (zob. art. 9 ust. 2 ustawy o PIT). Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynikają koszty uzyskania przychodów związane z tą transakcją, a zatem na potrzeby schematu rozliczenia założę, że dochód odpowiada uzyskanemu przychodowi i wynosi 2000 zł. A więc PIT od przedmiotowej transakcji wyniesie: 380 zł (2000 zł x 19 proc.).
Przedsiębiorca, którego sprawę omawiamy, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zgodnie z par. 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących:
  • dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu;
  • mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca – w terminie określonym w par. 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Podatnicy tacy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są zobowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur (zob. par. 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
W analizowanej sprawie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinien być zaewidencjonowany raport z kasy fiskalnej dobowy (albo miesięczny). Faktury wystawionej do paragonu fiskalnego nie należy ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Z uwagi na zaginięcie paragonu wskazane jest natomiast, aby przedsiębiorca dołączył do egzemplarza faktury posiadane dokumenty (ewentualnie ich kopie) – jako dowody potwierdzające okoliczności uzasadniające wystawienie faktury (przedstawione powyżej).
Przychód (2000 zł) należy wpisać w kolumnie 7 podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług.©℗
Podstawa prawna
• art. 2 pkt 1 i 6, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 1, art. 19a ust. 1 i 8, art. 22 ust. 1 pkt 3, art. 29a ust. 1 i 6, art. 41 ust. 1, art. 106b, art. 106e ust. 1, art. 106h ust. 1, art. 106i ust. 6, art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 3 i 3d, art. 111, art. 146aa ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
• par. 10 rozporządzenia ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127)
• art. 9 ust. 2, art. 10 ust. 1 pkt 3, art. 14, art. 30c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U z 2020 r. poz. 1565)
• par. 19 i par. 27 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)