Kasy online różnią się od tradycyjnych tym, że zdalnie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala to skarbówce lepiej monitorować sprzedaż.

Obowiązek wymiany starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe jest wprowadzany etapami. Od 1 stycznia 2020 r. kasy online są wymagane m.in. na stacjach benzynowych i w warsztatach samochodowych.