Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzi niewielki hotel. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonuje za pomocą dwóch kas rejestrujących – jednej z papierowym i drugiej z elektronicznym zapisem kopii. Pierwsza z nich uległa awarii. Przedsiębiorca zdecydował się wymienić ją na kasę online. Kupił taką kasę 23 lipca 2020 r. i tego samego dnia została ona mu wydana. Jej instalacji i fiskalizacji dokonano 27 lipca 2020 r. Faktura dokumentująca zakup kasy online na kwotę brutto: 2706 zł (kwota netto 2200 zł, VAT 506 zł) została wystawiona przez dostawcę i otrzymana przez nabywcę 23 lipca 2020 r. Dokument ten nie zawierał wyrazów „metoda kasowa”. Przedsiębiorca zapłacił za tę fakturę przelewem na rachunek firmowy dostawcy w mechanizmie podzielonej płatności 23 lipca 2020 r., co potwierdzają dokumenty bankowe. Nabyta kasa fiskalna służyć będzie wyłącznie do ewidencjonowania czynności opodatkowanych VAT (usług krótkotrwałego zakwaterowania oraz usług gastronomicznych). Przedsiębiorca jest opodatkowany podatkiem liniowym i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. VAT i zaliczki na PIT płaci na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak rozliczy on zakup kasy fiskalnej na gruncie VAT i PIT?

VAT

Podatek naliczony
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
W analizowanym przypadku nabyta kasa online służyć będzie wyłącznie do ewidencjonowania czynności opodatkowanych VAT, a więc istnieje pośredni związek pomiędzy jej nabyciem a czynnościami opodatkowanymi VAT. Przedsiębiorcy przysługuje zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tej kasy. Zakładam, że nie zachodzą okoliczności wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanym przypadku będzie to 506 zł z faktury dokumentującej zakup kasy.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie obowiązek podatkowy od nabytej kasy online powstał, zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, z chwilą dokonania jej dostawy, tj. 23 lipca 2020 r. Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu tej kasy powstało w lipcu 2020 r. W tym przypadku odliczeniu podatku naliczonego w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, gdyż faktura została otrzymana 23 lipca 2020 r. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że podatnik dokona odliczenia w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r., gdyż nie skorzysta z przewidzianej w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT możliwości przesunięcia tego odliczenia na jeden z dwóch kolejnych okresów.
Zatem w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r. podatnik wykaże w poz. 45 kwotę 2200 zł, a w poz. 46 kwotę 506 zł. Zakładam, że przedsiębiorca nie zaliczy zakupionej kasy online do środków trwałych.
Ulga z tytułu wymiany kasy
Przedsiębiorca już ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych za pomocą kas rejestrujących, a zatem nie może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej na zasadach ogólnych (zob. art. 111 ust. 4 ustawy o VAT i rozporządzenie w sprawie odliczania).
W analizowanym przypadku będzie on jednak mógł skorzystać z takiej ulgi na innej podstawie. Otóż w związku z nałożeniem na podatników działających w branżach określonych w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT obowiązku wymiany kasy fiskalnej na kasę online ustawodawca w drodze wyjątku przyznał tym podatnikom prawo do skorzystania z ulgi na wymianę kasy na kasę online. Dotyczy to m.in. podatników z branży hotelarskiej i restauracyjnej, czyli także naszego przedsiębiorcy.
I tak, na podstawie przepisu epizodycznego dotyczącego kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zawartego w art. 145b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy świadczący usługi, o których mowa poniżej, mogą rozliczyć ulgę na zakup kas online. Przy czym za dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przyjmuje się 1 lipca 2020 r. (w rozporządzeniu w sprawie przedłużenia terminów przesunięto go na 1 stycznia 2021 r.) dla podatników wykonujących m.in. usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania.
Z objaśnień podatkowych z 11 lipca 2019 r. w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących online (zob.: https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-11-lipca-2019-r-ulga-na-zakup-kas-rejestrujacych-online) wynika, że ulga dla podatników wskazanych w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT przysługuje, gdy zostaną łącznie spełnione dwa warunki, tj. obowiązek wymiany kasy wynika z ustawy o VAT oraz ewidencja na kasach online zostanie rozpoczęta najpóźniej w terminach wskazanych w art. 145b ust. 3 ustawy o VAT (a uwzględniając przedłużenie terminu – przed 1 stycznia 2021 r.). Przedsiębiorca dokonał zakupu i fiskalizacji wymienianej w hotelu kasy online w lipcu 2020 r., spełnia więc oba te warunki i może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Jej kwota wynosi 90 proc. ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. W analizowanym przypadku będzie to 700 zł, gdyż 90 proc. ceny netto wynosi 1980 zł (2200 zł x 90 proc.).
Spełnione są też szczegółowe warunki skorzystania z ulgi określone w par. 2 ust. 1 rozporządzenie w sprawie odliczania, ponieważ przedsiębiorca:
  • rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej – jej fiskalizacja miała miejsce 27 lipca 2020 r.,
  • posiada fakturę potwierdzająca jej zakupu oraz dowody bankowe potwierdzające dokonanie zapłaty całej ceny za nabytą kasę.
Odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy online przedsiębiorca może dokonać w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (par. 3 ust. 1 rozporządzenie w sprawie odliczania). Rozumiem, że przedsiębiorca rozliczenia ulgi dokona w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r., kiedy rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą tej kasy.
Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że kwota wydana na zakup wykazana w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r. jest niższa bądź równa kwocie podatku należnego – w takim przypadku podatnik pomniejsza kwotę tego podatku o wysokość kwoty wydanej na zakup (par. 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania). Zatem w deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r. przedsiębiorca będzie mógł pomniejszyć kwoty podatku należnego o kwotę ulgi na zakup kasy rejestrującej w wysokości 700 zł. Kwotę tej ulgi przedsiębiorca powinien wykazać z poz. 52 deklaracji VAT-7 za lipiec 2020 r.

VAT

Wartość początkowa kasy online wynosi 2200 zł (art. 22g ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy o PIT). Przedsiębiorca może ją amortyzować (według zasad ogólnych albo jednorazowo) albo ująć wydatek bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że podatnik nie zaliczy nabytej kasy online do środków trwałych.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Przedsiębiorca może więc wydatki poniesione na nabycie kasy online w kwocie netto, tj. 2200 zł, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy tutaj wyjaśnić, że wydatek ten w całości będzie kosztem uzyskania przychodów, tj. bez pomniejszania o kwotę ulgi na zakup kasy fiskalnej (w analizowanej sprawie 700 zł). Natomiast kwota VAT (506 zł), jako podlegająca odliczeniu w deklaracji VAT-7, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT.
Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) metodą kasową. Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Stosownie do art. 22 ust 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W analizowanej sprawie faktura dokumentująca zakup kasy została wystawiona 23 lipca 2020 r. i jest to dzień poniesienia tego kosztu. Zatem przedsiębiorca powinien potrącić ten wydatek w lipcu 2020 r. Należy go ująć w kolumnie 13 PKPiR. Zgodnie z Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów: „Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10‒12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: (…) wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych (…)”.
Uwaga! Obowiązujące od 1 stycznia 2020 r. rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie przewiduje prowadzenia ewidencji wyposażenia. Nie należy zatem ujmować nabytej kasy online w ewidencji wyposażenia.
Uwaga! Otrzymany z urzędu skarbowego zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej.
Schemat rozliczenia zakupu kasy online*
1. Jaki podatek
PIT:
Przychody: nie wystąpią (ulga z tytułu zakupu kasy fiskalnej nie stanowi przychodu)
Koszty uzyskania przychodów: 2200 zł
VAT:
Podatek należny: nie wystąpi (przy czym kwota ulgi na zakup kasy fiskalnej, tj. 700 zł, pomniejszy podatek należny)
Podatek naliczony: 506 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT: Podatnik nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, powinien jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 2200 zł przy obliczeniu zaliczki na PIT za lipiec 2020 r. podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić w zeznaniu rocznym PIT-36L po stronie kosztów uzyskania przychodów.
VAT-7:
Podatek naliczony: w poz. 45 wykazujemy wartość netto (tj. 2200 zł) a w poz. 46 kwotę podatku naliczonego (tj. 506 zł).
Ulga na zakup kasy: w poz. 52 wykazujemy ją w wysokości 700 zł.
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: do 30 kwietnia 2021 r.
VAT-7 i JPK_VAT(3): 25 sierpnia 2020 r.
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna
• art. 22, 22g oraz 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
• art. 15, art. 19a, art. 86, art. 88, art. 111 ust. 4, art. 145b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
• rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)
• rozporządzenie ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz.U. poz. 820; rozporządzenie w sprawie odliczania)
• rozporządzenia ministra finansów z 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz.U. poz. 1059; rozporządzenie w sprawie przedłużenia terminów)