Zastanawiam się nad założeniem biura rachunkowego. Jakie obowiązki i jakie operacje księgowe są związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych?
Zgodnie z art. 76a ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi działalność gospodarczą, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:
  • prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  • sporządzania sprawozdań finansowych,
  • gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej prawem bilansowym.
Przedsiębiorcy zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych (w ramach biura rachunkowego) mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.
Odpowiedzialność za swoje zobowiązania podatkowe ponoszą wprawdzie klienci biura rachunkowego, jednak z tytułu szkód powstałych wskutek nienależytego wykonania umowy przez biuro, np. poprzez wadliwe prowadzenie przez nie księgowości klientów, mogą oni wystąpić wobec biura – na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego – z roszczeniem dochodzonym na drodze cywilnej. Reguły współpracy biura rachunkowego z klientami powinny wynikać z zawartych umów w zakresie usługowego prowadzenia przez te biura ksiąg rachunkowych. Pamiętać ponadto należy, że po zakończeniu współpracy objętej umową klienci biura rachunkowego powinni mieć możliwość kontynuacji prowadzenia ksiąg, w myśl zasady ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Na gruncie podatku dochodowego za datę powstania przychodu z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT; art. 12 ust. 3c ustawy o CIT).
Na gruncie VAT obowiązek podatkowy z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje na zasadach ogólnych, tj. z chwilą wykonania usługi. Przy czym usługę związaną z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (dla której, w związku z jej świadczeniem, ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń) uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi (art. 19a ust. 1 i 3 ustawy o VAT; por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 26 stycznia 2015 r., nr ITPP1/443-1361/14/MN).
Uwzględnienia również wymaga, że w przypadku usługi związanej z prowadzeniem ksiąg rachunkowych fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją wykonano, i nie wcześniej niż 30. dnia przed wykonaniem tej usługi, chyba że faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (art. 106i ust. 1, ust. 7 pkt 1 i ust. 8 ustawy o VAT).
Operacje gospodarcze związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych wymagają ujęcia w ewidencji księgowej biura rachunkowego według poniższego schematu.
1. Wystawienie na rzecz klienta faktury z tytułu świadczenia usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych:
  • Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
  • Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT).
2. Otrzymanie zapłaty od klienta z tytułu świadczenia na jego rzecz usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych:
  • Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
  • Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych (na podstawie otrzymanej polisy ubezpieczeniowej):
‒ Kwota kosztów ubezpieczenia OC biura jest nieistotna:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 55 „Koszty zarządu”),
  • Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
‒ Kwota kosztów ubezpieczenia OC biura jest istotna:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,
  • Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
oraz (przeniesienie wydatków z tytułu ubezpieczenia OC biura do rozliczenia w czasie):
  • Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
  • Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
oraz (koszty ubezpieczenia OC biura przypadające na bieżący okres sprawozdawczy):
  • Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 55 „Koszty zarządu”),
  • Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
4. Zapłata za polisę ubezpieczeniową dotyczącą OC z tytułu wykonywanej działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych:
  • Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
Podstawa prawna
•art. 5 ust. 1, art. 76a ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
•art. 12 ust. 3c, art. 106i ust. 1, ust. 7 pkt 1 i ust. 8 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1262)
•art. 14 ust. 1e ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1262)
•art. 19a ust. 1 i 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)
•art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 1145; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)