statystyki

Księgi rachunkowe: Sprawozdanie zatwierdzone, a dostrzeżono błędy. Co można zrobić

autor: Dr Katarzyna Trzpioła27.07.2020, 06:01; Aktualizacja: 27.07.2020, 12:05
kontrola, dokumenty, podatki

kontrola, dokumenty, podatkiźródło: ShutterStock

W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na zastosowaniu takiej funkcji programu, która spowoduje zablokowanie możliwości wprowadzania zapisów księgowych do wszystkich zbiorów składających się na te księgi. Po zamknięciu ksiąg zbiory danych z zapisami księgowymi są udostępnione wyłącznie do odczytu, np. poprzez wyświetlanie na ekranie monitora czy w formie wydruku.

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) nakazuje w art. 12 ust. 4, aby ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność nastąpiło najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. W tym roku może to być później niż w lipcu, w związku z pandemią terminy na sporządzenie, a także zatwierdzenie sprawozdań za 2019 r. zostały bowiem przesunięte o trzy miesiące. Jednak dużo jednostek już dopełniło tych formalności, a więc powinny też wywiązać się z obowiązków wynikających ze wspomnianego przepisu. Jak wskazuje art. 12 ust. 5 u.r., zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3 u.r. Stanowisko Komitetu standardów rachunkowości z 5 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych doprecyzowuje, że od zamknięcia ksiąg rachunkowych, które ma charakter nieodwracalny, odróżnia się tzw. zamknięcie miesiąca polegającego na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Wprawdzie przepisy ustawy nie zawierają definicji „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w art. 25 ust. 1 pkt 1 u.r. – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w art. 25 ust. 2 u.r. – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonanie korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).

W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na zastosowaniu takiej funkcji programu, która spowoduje zablokowanie możliwości wprowadzania zapisów księgowych do wszystkich zbiorów składających się na te księgi. Po zamknięciu ksiąg zbiory danych z zapisami księgowymi są udostępnione wyłącznie do odczytu, np. poprzez wyświetlanie na ekranie monitora czy w formie wydruku.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego następuje zatem ustalenie ostatecznych wartości sald zamknięcia na koniec 2019 r., które zgodnie z zasadą ciągłości powinny być jednoczenie saldami otwarcia na 2020 r. Czasem w związku z tym pojawiają się problemy.

Problem 1

Wstępnie księgi rachunkowe zostały otwarte w styczniu, czyli w ciągu 15 dni od początku roku. Teraz ustalono salda na 1 stycznia i okazuje się, że są różnice między wartościami należności i zobowiązań wstępnie wykazanymi oraz wynikającymi teraz z zamknięcia. Co zrobić w tej sytuacji?

Salda ustalone obecnie wynikają z zakończonych czynności inwentaryzacyjnych – zestawień otrzymanych potwierdzeń sald, potwierdzeń telefonicznych czy czynności weryfikacyjnych, które były już przeprowadzane po dniu bilansowym. Salda te uwzględnią wyniki prac sprawdzających, w tym dokonywane w ich wyniku zmniejszenia, tzw. spisania. Przy wstępnym otwarciu zdarza się, że salda uwzględniają płatności dokonane na niewłaściwe konta, są ujawniane braki dokumentów, nierozliczone dokumenty.

Wszystkie te nieprawidłowości są wyjaśniane i rozliczane w ramach prac bilansowych i powinny być poprawione w księgach roku, na który przypada termin inwentaryzacji. Naturalną rzeczą jest istnienie rozbieżności między wstępnie przenoszonym stanem rozrachunków w styczniu a tym, co zostało ostatecznie ustalone. W konsekwencji obowiązuje stan, jaki został ustalony po przeprowadzeniu inwentaryzacji. Przenosząc ostatecznie salda rozrachunków, system informatyczny powinien zidentyfikować rozbieżności między danymi już wprowadzonymi oraz powinien uwzględniać już dokonane w 2020 r. księgowania, w szczególności te, które wynikają z płatności, jakie miały miejsce po dniu bilansowym. System informatyczny powinien umożliwić wygenerowanie raportu będącego zestawieniem różnic na saldach rozrachunkowych. To zestawienie powinno być potem przedmiotem analizy. Bardzo często okazuje się np., że rozbieżności wynikają z przeksięgowań między kontami kontrahentów. W przypadku rozrachunków w walutach obcych są to najczęściej różnice wynikające z wyceny, która potem pod data 1 stycznia i tak się zmienia.

Wszystkie rozbieżności powinny być wyjaśnione. Ewentualne różnice między wstępnym a ostatecznym otwarciem, które są w stanach na 1 stycznia, a nie wynikają ze wskazanych przyczyn i nie można zidentyfikować, po wnikliwej analizie mogą być księgowane jako korekta bilansu otwarcia. Wtedy jednak w księgowości musi pozostać dokument, który szczegółowo zestawia te różnice. Powinny być to sporadyczne przypadki.


Pozostało 60% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
9,80 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Polecane