Subskrybuj nas na Youtube
- W jaki sposób zaksięgować zakup środków dezynfekujących i maseczek;
- Jak ująć refundację oraz fakturę za okulary pracownika?;
- Jakie są techniki ujmowania kosztów w PKPiR;
- Jak zaokrąglamy odroczony podatek dochodowy, którego kwoty są ujmowane w księgach.
W firmie podjęto decyzję o zakupie maseczek dla pracowników. Poza tym zwiększono dotychczasowe nakłady na zakup środków czystości, w tym ręczniki papierowe, mydła antybakteryjne oraz środki dezynfekujące. Czy poniesione w tym celu wydatki wymagają szczególnego ujęcia w księgach rachunkowych?
W celu zapobieżenia zarażeniu koronawirusem przedsiębiorcy w ramach podejmowanych działań profilaktycznych kupują m.in. maseczki przeznaczone dla pracowników, ręczniki papierowe, mydła antybakteryjne i środki dezynfekujące. Przepisy prawa bilansowego nie odnoszą się do tej kwestii w sposób szczegółowy, co powoduje, że w celu ujęcia wymienionych wydatków w księgach rachunkowych należy stosować zasady ogólne.
Zgodnie z prawem pracy to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Z tego powodu jest on zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zarówno pracownikom, jak i innym osobom wykonującym obowiązki na terenie zakładu pracy (np. zleceniobiorcom czy osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek). Odpowiedzialność w tym zakresie uzasadnia ponoszenie przez przedsiębiorców wydatków mających na celu profilaktykę w walce z koronawirusem.
Wartość świadczeń związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy, które wynikają z prawa pracy, odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Na sposób ujęcia tych wydatków w księgach rachunkowych wpływa także sposób ich podatkowego rozliczenia. Wymienione wydatki zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodów oraz dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli ich zakup wykazywał związek z działalnością opodatkowaną firmy.
Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że spółka zakupiła dla pracowników środki czystości, w tym mydła antybakteryjne, ręczniki papierowe i środki dezynfekujące. Wartość brutto faktury wyniosła 2952 zł (wartość netto + VAT = 2400 zł + 552 zł). Ze środków czystości pracownicy firmy korzystają w toaletach i umywalniach. Zakup jest związany z działalnością opodatkowaną VAT. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
Fakturę – zakup środków czystości ujmuje się:
a) wartość netto kwota 2400 zł: Wn konto „405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma konto „300 Rozliczenie zakupu”;
oraz równolegle kwotę 2400 zł: Wn konto „550 Koszty zarządu”, Ma konto „490 Rozliczenie kosztów”;
b) podatek naliczony podlegający odliczeniu kwota 552 zł: Wn konto „221 Podatek naliczony i jego rozliczenie”, Ma konto „300 Rozliczenie zakupu”;
c) wartość brutto kwota 2952 zł: Wn konto „300 Rozliczenie zakupu”, Ma konto „210 Rozrachunki z dostawcami”.
Podstawa prawna:
•ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
Pracownik, którego wykonywanie obowiązków służbowych jest związane z pracą przy komputerze w wymiarze co najmniej czterech godziny dziennie, złożył wniosek o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych. W jaki sposób należy ująć w księgach rachunkowych refundację oraz fakturę za okulary?
Zgodnie z par. 8 ust. 2 w związku z par. 2 pkt 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok wydane przez lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten występuje wtedy, gdy pracownik użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Wskazany przepis wyznacza jedynie obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok. Natomiast szczegółowe warunki wypełnienia tego obowiązku, np. termin dokonania zwrotu czy jego wysokości, powinny wynikać z obowiązujących u pracodawcy przepisów wewnątrzzakładowych, tj. z regulaminów lub zarządzeń. Jeśli refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych wypełnia warunki określone w par. 8 ust. 2 w związku z par. 2 pkt 4 ww. rozporządzenia, to na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT uzyskane przez pracownika świadczenie nie podlega składkom ZUS oraz opodatkowaniu PIT.
Wydatek w postaci refundacji kosztów zakupu okularów korekcyjnych – jako skutek realizacji obowiązku określonego w przepisach prawa pracy – stanowi koszty uzyskania przychodów, lecz nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego przy jego zakupie, co wpływa na sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych. Nawet jeśli faktura stwierdzająca zakup okularów korekcyjnych dla pracownika jest wystawiona na dane firmy, to podatnikowi (pracodawcy), który ją otrzymał, nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, który z niej wynika. Zdaniem organów podatkowych odliczeniu temu sprzeciwia się fakt, że to pracownik od samego początku ma prawo do rozporządzania okularami jak właściciel, a nie pracodawca (podatnik). Wobec tego podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez pracownika także podczas wykonywania przez niego obowiązków służbowych.
Załóżmy, że pracownik firmy zatrudniony na stanowisku wymagającym obsługi monitora ekranowego przez co najmniej cztery godziny na dobę przedłożył fakturę na zakup okularów korekcyjnych. Zakup wynikał z zalecenia lekarza okulisty, który wskazał na potrzebę ich stosowania podczas pracy przy komputerze. Wartość brutto faktury, wystawionej na dane pracodawcy (podatnika), wynosiła 980 zł. Z zarządzenia wewnętrznego firmy wynika, że w przypadku zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika wartość refundacji nie przekracza 700 zł. Wobec tego wydatek został zatwierdzony do wypłaty do wysokości kwoty określonej w zarządzeniu. Z firmowej kasy wypłacono pracownikowi kwotę 700 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Zapisy w księgach rachunkowych będą następujące. Po pierwsze ujmuje się fakturę – zakup okularów korekcyjnych dla pracownika (do wysokości refundacji) w kwocie 700 zł: Wn konto „405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, Ma konto „234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika).
Po drugie ujmuje się KW – wypłata refundacji z tytułu zakupu okularów korekcyjnych kwota 700 zł:
- Wn konto „234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika),
- Ma konto „100 Kasa”.
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
• par. 8 ust. 2 w zw. z par. 2 pkt 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r. nr 148, poz. 973)
• par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
Planuję założyć działalność. Jako przedsiębiorca będę podatnikiem PIT i będę prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Jakie są zasady przy zapisach w tej księdze? Interesują mnie zwłaszcza koszty.
Wydatki ponoszone przez przedsiębiorstwo z tytułu prowadzonej działalności mogą mieć charakter pośredni (koszty, których poniesienie służy osiąganiu przychodów przez przedsiębiorcę, nie mają one bezpośredniego związku z tymi przychodami, dotyczą całokształtu działalności firmy, ogólnego jej funkcjonowania; nie da się ich jednoznacznie powiązać z konkretnym przychodem ze sprzedaży towarów lub usług) lub bezpośredni (koszty wprost wpływające na wartość konkretnych przychodów, które można jednoznacznie przypisać do określonego przychodu ze sprzedaży towarów lub usług). Przedsiębiorcy będący podatnikami PIT i prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) mogą ewidencjonować ww. wydatki (koszty) według jednej z dwóch technik dopuszczonych przez przepisy prawa podatkowego, t.j. zgodnie z zasadą kasową (uproszczoną) lub memoriałową.
W myśl metody kasowej ujmowania wydatków w PKPiR zarówno koszty pośrednie (w tym także na przełomie roku), jak i bezpośrednie ewidencjonuje się w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 4 i ust. 6b ustawy o PIT).
Zgodnie natomiast z metodą memoriałową ujmowania wydatków w PKPiR koszty pośrednie ewidencjonowane są w dacie ich poniesienia, tzn. w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, z tym że koszty pośrednie na przełomie roku ujmowane są w księdze proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, zaś koszty bezpośrednie – w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (art. 22 ust. 6 w zw. z ust. 5-5c i ust. 6b ustawy o PIT).
Wybór danej metody ewidencji kosztów w PKPiR należy do przedsiębiorcy (podatnika PIT). Jednak raz wybraną metodę powinien on stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy (nie może jej zmienić w ciągu roku podatkowego, a dopiero – o ile się na to zdecyduje – z początkiem nowego roku). Wybór lub zmiana stosowanej techniki rozliczania kosztów podatkowych nie powoduje konieczności zawiadamiania o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego.
W stosunku do określonej grupy kosztów podatkowych zastosowanie mają szczególne zasady ich rozliczania, niezależne od wybranej techniki ujmowania wydatków w PKPiR. I tak koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne (i ujmowane w PKPiR) w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji. Należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty podatkowe podlegające ewidencji w PKPiR w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Składki na ubezpieczenie społeczne (w części finansowanej przez płatnika), składki na Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych podlegają wpisowi do księgi w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone w odpowiednim terminie. Koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (i wpisane do księgi) w miesiącu, w którym zostały poniesione lub począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy (względnie jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo poprzez odpisy amortyzacyjne). Odsetki od zobowiązań (w tym również od pożyczek i kredytów) są ujmowane w księdze w dacie ich zapłaty. Odpisy na ZFŚS stanowią koszty podatkowe podlegające wpisowi do PKPiR w chwili wpłaty środków pieniężnych na rachunek bankowy tego funduszu. Z kolei różnice kursowe ewidencjonowane są w księdze w momencie ich realizacji (art. 22 ust. 5e, 6ba, 6bb, 7b, art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b oraz ust. 32, art. 24c ustawy o PIT).
Podstawa prawna:
•art. 22 ust. 4, ust. 5e, ust. 6 w zw. z ust. 5-5c, a także ust. 6b, 6ba, 6bb, 7b, art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b oraz ust. 32, art. 24c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
•rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544)
W spółce kapitałowej w związku z przejściowymi różnicami między wykazywaną w księgach rachunkowych wartością aktywów i pasywów a ich wartością podatkową możliwą do odliczenia w przyszłości tworzony jest odroczony podatek dochodowy. Jakie są zasady zaokrąglania odroczonego podatku dochodowego, którego kwoty są ujmowane w księgach rachunkowych? Czy powinny to być wartości zaokrąglone do 1 zł, czy bez zaokrągleń?
Na podstawie art. 37 ustawy o rachunkowości jednostka tworzy rezerwę oraz ustala aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, którego jest podatnikiem. Wysokość odroczonego podatku dochodowego jest ustalana:
- w przypadku rezerwy – w wysokości kwoty podatku dochodowego wymagającej zapłaty w przyszłości;
- w przypadku aktywów – w wysokości kwoty podatku dochodowego przewidzianej do odliczenia w przyszłości.
Kwoty odroczonego podatku są tym samym ustalane z uwzględnieniem stawki podatku dochodowego obowiązującej w roku powstania obowiązku podatkowego.
Na sposób zaokrąglania podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku dochodowego wskazuje art. 63 par. 1 ordynacji podatkowej, z którego m.in. wynika, że podstawy opodatkowania oraz kwoty podatków zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednostka przyjęła tą samą metodę zaokrąglania kwoty odroczonego podatku dochodowego, tj. po zaokrągleniu do 1 zł. Nie jest to jednak obowiązek. Jednostka może również podawać te kwoty bez zaokrągleń, tj. w złotych i groszach. Obie możliwości opisane w pytaniu są bowiem prawidłowe. Decyzja o sposobie zaokrąglania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego powinna wynikać z przyjętych i stosowanych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.
Podstawa prawna:
•ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568).
•art. 63 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r., poz. 695).