W jednostce budżetowej pracownicy złożyli wnioski o pożyczkę na cele mieszkaniowe (remont) z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeden z nich złożył podanie na cele mieszkaniowe, a drugi wnioskował o przyznanie pożyczki z ZFŚS na kupno AGD. Czy możemy ze środków funduszu przyznać mu na ten cel pożyczkę? Jak ująć w ewidencji księgowej udzielenie takiej pożyczki?
Pracodawcy tworzący ZFŚS mogą udzielać osobom uprawnionym do korzystania z funduszu zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Przyznając je, pracodawca powinien kierować się sytuacją życiową, materialną i rodzinną pracownika, a wręcz od tego uzależnić jej przyznanie, oprocentowanie czy umorzenie. Dlatego też udzielanie pomocy w postaci bezzwrotnej powinno być adresowane jedynie do pracowników pozostających w szczególnie ciężkiej sytuacji mieszkaniowej i materialnej.
Nie każdy przelew trzeba zgłaszać skarbówce
Nie każdy przelew trzeba zgłaszać skarbówce

Zobacz również

Umowa

Aby taka pomoc została udzielona, musi jednak być zawarta stosowna umowa między pracodawcą a osobą korzystającą ze wsparcia (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Umowa precyzuje ogólne ramy udzielania pożyczek zawarte w regulaminie ZFŚS. Powinna być w niej wskazana kwota udzielonej pożyczki, sposób spłaty, okres, na jaki pieniądze zostały pożyczone, oraz cel, na jaki muszą zostać wykorzystane. Dodatkowo w umowach o udzielenie pożyczki często są też zawarte inne elementy, np. klauzula dotycząca warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pracownik został zwolniony z obowiązku jej spłaty. Umowa powinna wskazywać także sposób przekazania środków pożyczkobiorcy. Najczęściej będzie to przelew na konto, na które pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę.

Szczegółowo w regulaminie

Przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z funduszu. Decyzje w tych sprawach pozostawiono tworzącym ZFŚS. Z reguły pracodawcy przeznaczają środki na budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego, zakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pierwotnym lub wtórnym, modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych na lokal mieszkalny, modernizację i remont mieszkania lub domu, wykup lokalu na własność, pomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych. Pożyczki z ZFŚS mogą być przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe. Dlatego nie można ich udzielać np. na kupno AGD czy samochodu.
Generalnie wydatki powinny być określone w regulaminie funduszu uzgadnianym bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź (jeżeli takie organizacje w zakładzie nie działają) z przedstawicielem pracowników. Regulamin powinien przede wszystkim określać: na jakie rodzaje pomocy mieszkaniowej przeznaczone są pożyczki, zasady i tryb ubiegania się o nie, a także sposób rozpatrywania wniosków, warunki udzielania wsparcia. Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulowane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy funduszu (a pośrednio – osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także pracodawcy jako dysponenta funduszu.
Pomoc mieszkaniowa (zwrotna i bezzwrotna) z ZFŚS ma charakter celowy, dlatego pracodawca jako administrator funduszu ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania jego środków. Obowiązkiem pracodawcy jest zebranie od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) dokumentów dowodzących, na jaki cel zamierza przeznaczyć pomoc. Należy żądać udokumentowania prawidłowości wydatkowanych pieniędzy. Szczegóły dotyczące rodzaju dokumentów, które będą akceptowane przy udzielaniu pożyczek, powinny być zamieszczone w regulaminie ZFŚS. To właśnie regulamin powinien również rozstrzygać, jakiego rodzaju pomoc świadczy zakład, w jakiej wysokości i czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do skorzystania z niej.
Pożyczki mieszkaniowe mogą być oprocentowane, jednak nie jest to obligatoryjne. Nie ma przepisów regulujących oprocentowanie pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe ze środków funduszu socjalnego. Brak lub wysokość oprocentowania zależy od pracodawcy i jego wskazania zawartego w wewnętrznym regulaminie.

W księgach

Ewidencja księgowa w księgach rachunkowych jednostki budżetowej będzie przebiegała następująco. Samo udzielenie pracownikowi zwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków ZFŚS księguje się:
  • strona Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • strona Ma konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.
Następnie trzeba ująć środki stanowiące oprocentowanie pożyczki:
  • strona Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • strona Ma konta 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.
Zaś potrącenie z wynagrodzenia pracownika raty pożyczki mieszkaniowej wraz z oprocentowaniem ujmuje się:
  • strona Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
  • strona Ma konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Przekazanie z rachunku bankowego wydatków bieżących środków na rachunek bankowy funduszu socjalnego z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem będzie się ujmowało:
  • strona Wn konta 141 „Środki pieniężne w drodze”,
  • strona Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”.
Wpływ na rachunek bankowy funduszu socjalnego środków z tytułu potrąconej raty pożyczki wraz z oprocentowaniem księguje się:
  • strona Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
  • strona Ma konta 141 „Środki pieniężne w drodze”.
Jeśli chodzi o udzielenie pracownikowi bezzwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe, to wtedy ewidencja w jednostce budżetowej powinna przebiegać zapisem:
  • Wn konto 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
  • Ma konto 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

    Zobacz również:

    VAT od wynajmu. Ważny jest cel bezpośredni
Podstawa prawna
•ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
•art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)
•rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)