W ustawach podatkowych – przynajmniej na razie – nie ma przepisów, które bezpośrednio odnosiłyby się do kwestii działań podejmowanych przez przedsiębiorców w celu zapobieżenia zakażeniu koronawirusem. Takie wydatki trzeba więc rozliczać na podstawie ogólnych regulacji.
Koronawirus. Dodatek specjalny / Dziennik Gazeta Prawna
▶ Jak rozliczyć wydatki związane ze zleceniem innej firmie dezynfekcji siedziby albo zakupem dodatkowych środków czystości lub maseczek dla pracowników?
Reklama
Jednym ze sposobów walki z koronawirusem jest podejmowanie przez przedsiębiorców działań profilaktycznych mających na celu zapobieżenie zarażeniu tym wirusem. W związku z tym firmy masowo kupują m.in. maseczki przeznaczone dla pracowników, ręczniki papierowe, mydła antybakteryjne i środki dezynfekujące, a niektóre zlecają innym firmom dezynfekcję swojej siedziby. Aby rozliczyć takie wydatki, należy sięgnąć do zasad ogólnych wynikających z ustaw podatkowych.

Reklama
Dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW / DGP
Zgodnie z prawem pracy to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Z tego powodu – w związku z art. 304 kodeksu pracy – ciąży na nim obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie tylko pracownikom, lecz także m.in. osobom fizycznym wykonującym na terenie danej firmy pracę na innej podstawie niż stosunek pracy czy osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą. Ciążąca na pracodawcy odpowiedzialność w tym zakresie, jak najbardziej uzasadnia ponoszenie przez niego wydatków mających na celu profilaktykę w walce z koronawirusem. Dlatego wydatki na ten cel można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 183; dalej: ustawa o CIT) oraz art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 183; dalej: ustawa o PIT) wymienione wydatki, które zapobiegają nieobecnościom pracowników z powodu choroby oraz – w konsekwencji – przy dużej ich skali zakłóceniom w prowadzeniu działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt podatkowy. Celem ich poniesienia jest zapobieżenie dezorganizacji pracy, co w sposób pośredni wpływa na funkcjonowanie firmy i osiągane przez nią przychody (ew. zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów). Z punktu widzenia pracodawcy jest to zatem wydatek uzasadniony i racjonalny.
Od tego rodzaju wydatków przysługuje również prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli – zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; dalej: ustawa o VAT) – zakupy wykazują związek z działalnością opodatkowaną podatnika (przedsiębiorcy). W przypadku odliczenia VAT – przy założeniu, że przedsiębiorca wykonuje czynności opodatkowane VAT – związek wydatków z tymi czynnościami również ma charakter pośredni. Dokonane zakupy – w postaci wymienionych środków zapobiegających zarażeniu korona wirusem – wykazują pośredni związek z osiąganym obrotem opodatkowanym VAT poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie firmy.
Wydatki te nie zaspokajają potrzeb osobistych pracowników lub innych osób przebywających na terenie zakładu pracy w związku z wykonywanymi obowiązkami, lecz wynikają przede wszystkim z potrzeb samego pracodawcy, który w ten sposób chce uniknąć konsekwencji wynikających z zarażenia pracowników koronawirusem i zapewnić sobie normalny, dotychczasowy tok prowadzenia działalności gospodarczej.
▶ Czy opłata manipulacyjna o charakterze odszkodowawczym, która została pobrana w związku z rezygnacją pracownika firmy z udziału w konferencji we Włoszech, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
W tym przypadku możliwość zaliczenia poniesionej opłaty do kosztów uzyskania przychodów także powinna być rozpatrywana zgodnie z zasadą ogólną określoną przez art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. W opisanej sytuacji udział pracownika w konferencji wiązał się z istotnym ryzykiem zarażenia koronawirusem, z uwagi na duże jego rozprzestrzenianie się na terytorium Włoch. Ryzyko to wiązało się nie tylko z samym udziałem pracownika w konferencji, ale również z jego podróżą po terytorium Włoch. Z tego powodu rezygnacja z udziału pracownika w konferencji była w tych okolicznościach decyzją racjonalną i uzasadnioną. Uiszczenie opłaty manipulacyjnej miało na celu ograniczenie strat, które mogłyby wystąpić w przypadku zarażenia pracownika firmy koronawirusem i – w rezultacie – realnie zagrozić możliwości uzyskiwania przez przedsiębiorcę przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na dotychczasowym poziomie. Opisany wydatek został poniesiony w związku z zagrożeniem źródła przychodów, jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej w jej całokształcie. Podatnik poniósł go po to, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie, co uzasadnia uznanie go za koszt podatkowy.
Wydatek poniesiony na opłatę manipulacyjną ma charakter pośredni. Nie ma on bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, wobec czego nie można mu przypisać konkretnego przychodu, ale jego ponoszenie warunkuje ich uzyskanie na poziomie nie niższym od obecnego.
▶ Czy będzie kosztem uzyskania przychodów kara umowna za usługę transportową wykonaną z opóźnieniem, jeśli jego powodem były trudności ze znalezieniem kierowcy gotowego na wyjazd do Włoch?
Z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu:
  • wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
  • oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, albo
  • zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Generalnie ustawodawca wyłączył z kosztów podatkowych kary umowne (odszkodowania), których poniesienie wynikało z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy. Opisany w pytaniu wydatek nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wypełnia dyspozycję ww. przepisów. Nałożona w tych okolicznościach kara umowna za opóźnienie w wykonaniu usługi transportowej jest wynikiem wadliwie wykonanej usługi. Organy podatkowe przyjmują bowiem, że kary umowne z tytułów wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od tego, czy są one skutkiem szkody powstałej w następstwie winy podatnika czy też szkody, na której powstanie podatnik nie miał wpływu. Nie ma tu znaczenia przyczyna niedochowania przez niego terminu świadczenia. Tym samym, opóźnienie w wykonaniu świadczenia, nawet niezawinione przez przedsiębiorcę, stanowi wadę wykonywanych usług. Wystarczającą przesłanką jest wystąpienie jego odpowiedzialności za opóźnienie czy zwłokę w realizacji świadczenia, która wynika z umowy (zob. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 lipca 2019 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.281.2019.1.AZ oraz 24 października 2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.387.2019.1.AR).
▶ Czy istnieje możliwość odroczenia terminu zapłaty podatków lub rozłożenia ich na raty, jeśli firma będzie miała problemy finansowe wywołane otrzymaniem zapłaty za zrealizowane świadczenia w terminie późniejszym, niż zakładany, do czego przyczyniła się m.in. absencja pracowników muszących zaopiekować się dziećmi w okresie zamknięcia przedszkoli i szkół?
Na razie nie ma przepisów szczególnych, które odnosiłyby się do opisanych skutków, związanych z masowym zapobieganiem możliwości zarażenia koronawirusem, w postaci zwłoki w regulowaniu zobowiązań publicznoprawnych. Z tego powodu należy stosować dotychczas obowiązujące w tym zakresie przepisy. Na podstawie art. 67a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818) organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty. Możliwość odroczenia lub rozłożenia na raty dotyczy także zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetek od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek.
Należy pamiętać, że inicjatywa np. w zakresie zawarcia układu ratalnego z fiskusem musi wyjść w tym przypadku od podatnika (płatnika), który występuje ze stosownym wnioskiem w sprawie ulgi w spłacie zobowiązania podatkowego. Decyzja naczelnika urzędu skarbowego ma jednak charakter uznaniowy, co oznacza, że urząd skarbowy może rozłożyć podatek lub zaległość podatkową na raty, ale nie musi. Organ podatkowy zgodzi się na odroczenie zapłaty podatku bądź zaległości podatkowej lub rozłoży tę zapłatę na raty tylko w przypadku uzasadnionym ważnym interesem podatnika albo interesem publicznym. Wniosek musi więc zawierać uzasadnienie „ważnego interesu podatnika”. W tym celu należy przedstawić okoliczności, które uniemożliwiają zapłatę podatku w ustawowym terminie oraz sytuację finansowo-ekonomiczną, która na to wpływa. Interes podatnika powinien być wskazany w sposób wyczerpujący, a nie ogólnikowy. Dla przykładu we wniosku nie wystarczy napisać, że sytuacja firmy jest zła z powodu ograniczeń wynikających z zapobieżenia zarażeniu koronawirusem. W składanym wniosku należy koniecznie wskazać na okoliczności uzasadniające przyznanie ulgi w postaci rozłożenia na raty tego zobowiązania, np. w postaci opóźnień w realizowaniu zamówień spowodowanych brakami kadrowymi na skutek zamknięcia przedszkoli i szkół. Wskazane jest więc, aby popierać argumenty przedstawione we wniosku odpowiednimi, konkretnymi dowodami.

opinia eksperta

Księgowi muszą być wyczuleni na zmianę sytuacji firmy

dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW
Mimo zagrożenia koronawirusem działalność firm musi toczyć się dalej. Na razie nie ma informacji o przesunięciu terminów podatkowych czy księgowych. Oznacza to, że w tej chwili w księgowości należy przede wszystkim rozważyć pracę zdalną, tak aby możliwe było ujmowanie w księgach operacji gospodarczych, dokonywanie płatności między kontrahentami, realizowanie i rozliczanie umów, płacenie składek ZUS i podatków. W przypadku gdy w firmie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, praca zdalna jest możliwa do podjęcia tak naprawdę natychmiast. Jeśli obieg dokumentów jest tradycyjny, to należy szybko wprowadzić uproszczone zasady obiegu faktur i innych dokumentów księgowych, aby bez zbędnej zwłoki mogły być ujęte w księgach, a przede wszystkim, aby mogły być dokonane rozliczenia między kontrahentami.
Jeśli jednostka znajduje się w szczególnie trudnej sytuacji albo przewiduje się, że może się ona w długim czasie pogorszyć z powodu problemów jej odbiorców, księgowość – która jako pierwsza widzi takie sygnały – powinna wskazać, iż warto już teraz zacząć negocjacje z kontrahentami. Wydłużenie terminów zapłaty, rozłożenie płatności na raty to warianty, na które nasi kontrahenci mogą przystać, jeśli kierownictwo firmy ich o tym wcześniej uprzedzi. Niezbędne jest też podjęcie negocjacji z bankami. Jeśli dziś termin spłaty rat zostanie odroczony, zawieszony albo w inny sposób wprowadzone zostanie udogodnienie, będzie to korzystne dla przedsiębiorcy. Konieczne jest jednak przedstawienie bankom, które obecnie są otwarte na sytuację klientów, naszej propozycji. Do tego konieczne są dane z księgowości, choćby uproszczone.
Połowa marca to też czas na zakończenie prac nad sprawozdaniem za zeszły rok. Termin jego sporządzenia to 31 marca. Elektroniczna forma samego sprawozdania i konieczność podpisania go elektronicznie jest w obecnej sytuacji ogromnym udogodnieniem. Nie trzeba spotykać się, by złożyć podpisy, przygotowanie może nastąpić w domu, o ile oczywiście pracownik będzie mógł pracować w sposób zdalny.