Przepisy dotyczące paragonów z NIP trzeba doprecyzować [WYWIAD]

Czy zmiana dotycząca wymiany paragonów z NIP na faktury została dobrze przemyślana przez Ministerstwo Finansów?

Nie do końca. Ministerstwo popełniło pewne błędy. W mojej ocenie największe problemy pojawiły się po wydaniu przez resort komunikatów objaśniających nowe przepisy. Zarówno z komunikatów MF, jak i z wypowiedzi prasowych przedstawicieli MF wynikało, że paragonów z NIP do kwoty 450 zł nie trzeba wymieniać na faktury, bo są to faktury uproszczone.

Dlaczego to błąd?

Przepisy o VAT już przed 1 stycznia br. przewidywały, że nabywca może prosić sprzedawcę o fakturę uproszczoną. Można było też prosić o zamieszczanie numeru NIP na paragonie. W związku z tym już przed 1 stycznia br. można było otrzymać paragon z numerem NIP nabywcy. Sądy administracyjne stały jednak na stanowisku, że takie paragony z NIP nie są fakturami uproszczonymi. Po zmianach wprowadzonych od 1 stycznia br., związanych z możliwością wymiany na fakturę jedynie paragonów z NIP nabywcy, ministerstwo wydało komunikat, po przeczytaniu którego wiele osób przyjęło, że paragon z NIP do 450 zł to zawsze faktura uproszczona.

Pani się nie zgadza ze stanowiskiem resortu?

Moim zdaniem nie ma tu automatyzmu. Nie wszystkie paragony z NIP są fakturami uproszczonymi. W praktyce sprzedawcy na paragonach podają bowiem różne dane. W niektórych przypadkach zamieszczane są na nich wszystkie elementy, które pozwalają uznać je za faktury uproszczone, a w innych przypadkach na zwykłym paragonie z kasy fiskalnej jest wyłącznie dopisywany NIP nabywcy. W każdym przypadku trzeba sprawdzić, czy na paragonie znajdują się elementy, które muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej. Ustalimy je, czytając art. 106e ust. 1 oraz ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Wprowadzone od 1 stycznia br. przepisy zezwalające na wymianę wyłącznie paragonów z NIP nabywcy na faktury miały przeciwdziałać procederowi wymiany paragonów na faktury głównie na stacjach benzynowych. Chodziło o wyeliminowanie sytuacji, gdy pracownicy stacji zbierali paragony wyrzucone przez nabywców paliwa i wymieniali je na faktury dla zaprzyjaźnionych firm. Te dzieliły się zyskiem podatkowym. Czy udało się osiągnąć ten cel, który zakładało ministerstwo?

Jeśli głównym celem było rozbicie „mafii paragonowej”, to wydaje się, że zakaz wymiany zwykłych paragonów (bez NIP nabywcy) na faktury spełnia swoją rolę. Przed zmianami każdy posiadacz paragonu mógł go wymienić na fakturę, podając dowolne dane. Sprzedawca nie mógł odmówić wydania takiej faktury, jeśli klient przyniósł paragon. Nie miał też możliwości sprawdzenia, czy posiadacz paragonu faktycznie kupował u niego towar. Obecnie przed transakcją trzeba podać NIP. Nie ma więc możliwości zbierania cudzych paragonów, a następnie żądania od sprzedawcy faktury na swoją firmę.

Co, jeśli pracownik stacji nie wyda klientowi paragonu? Czy w takim przypadku nadal możliwe są oszustwa?

Niestety tak, choć pracownik stacji, postępując w ten sposób, naraża się na odpowiedzialność karno-skarbową za niezaewidencjonowanie sprzedaży na kasie i niewydanie paragonu. Gdyby pracownik stacji nie wydał klientowi paragonu i dopiero po jego odejściu od kasy zaewidencjonowałby sprzedaż paliwa, wpisując na paragonie NIP zaprzyjaźnionej firmy, to wciąż mamy problem.

To nie jedyny problem z paragonami z NIP. Dlaczego musi być na nich również numer faktury?

Obowiązek podawania numeru faktury wynika wprost z ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Nie powinno więc być wątpliwości, że również na paragonie z NIP nabywcy do kwoty 450 zł musi być kolejny numer faktury, jeśli mamy ją traktować jako fakturę uproszczoną. Jak wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, na dokumencie uproszczonym nie musi być niektórych danych, ale numer faktury musi się znaleźć. W praktyce na paragonach z NIP nabywcy mamy wiele różnych numerów, ale jeden z nich musi być numerem faktury. Dodatkowo musi to być kolejny numer, co oznacza, że musi być zapewniona ciągłość numeracji faktur u sprzedawcy. To nie może być jakikolwiek indywidualny numer paragonu. Numery poszczególnych faktur uproszczonych do 450 zł mają się zwiększać o jeden.

W jaki sposób nabywca może sprawdzić, który numer na paragonie z NIP jest numerem faktury?

Jest to niewątpliwie duże wyzwanie dla nabywców. W praktyce problemu nie ma tylko wówczas, gdy dany sprzedawca na paragonie wyraźnie wskaże numer faktury, a więc na wydruku paragonu będzie napisane np.: „numer faktury: 1231/2020”. Niestety w większości przypadków takiego oznaczenia nie ma. Nabywcy nie mają więc możliwości ustalenia samodzielnie, o który numer chodzi. A jeśli takiego numeru by zabrakło, to w konsekwencji nie mamy do czynienia z fakturą uproszczoną, a więc nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT.

To co mają zrobić nabywcy?

W praktyce nie ma innego wyjścia, jak zapytać sprzedawcę, który numer na paragonie z NIP jest numerem faktury. Dla dużych sprzedawców takie pytania od wielu klientów mogą być jednak bardzo uciążliwe.

Czy pani zdaniem sprzedawca musi wymieniać paragony z NIP do 450 zł na faktury?

Moim zdaniem niektóre paragony z NIP są fakturami uproszczonymi i ich nie można wymieniać na faktury. Niektóre paragony z NIP są zwykłymi paragonami i należy je wymienić na faktury – w przeciwnym razie nabywca nie odliczy VAT. Dodatkowym problemem jest też to, że paragony drukowane są na papierze, który w krótkim czasie blaknie. W efekcie nie można odczytać jego treści. Moim zdaniem lepiej byłoby mieć zwykłą fakturę, aby uniknąć również tego problemu. Niestety, jeśli posiadamy paragon z NIP nabywcy, który stanowi fakturę uproszczoną, to nie otrzymamy już faktury wydrukowanej na zwykłym papierze.

Ile jest czasu na wymianę paragonów z NIP na faktury? Z tym też są problemy.

W ustawie o VAT mamy dwa terminy na wystawienie faktury. Uzależnione są one od tego, kto prosi o wymianę paragonu na fakturę. Jeśli domaga się tego podmiot gospodarczy, to sprzedawca powinien wystawić fakturę nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w który doszło do transakcji sprzedaży. Drugi termin, który jest dość mocno zakorzeniony w świadomości podatników, czyli trzymiesięczny, dotyczy tzw. faktur na żądanie. Trzy miesiące na zwrócenie się do sprzedawcy o wystawienie faktury do paragonu ma osoba fizyczna, która nie jest podatnikiem VAT. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym doszło do sprzedaży.

Czy sprzedawcy i nabywcy mogą w jakiś sposób uniknąć tych problemów?

Teoretycznie zamiast wystawiać paragony z NIP nabywcy można od razu wystawiać zwykłe faktury. Na kasach fiskalnych rejestrowana musi być wyłącznie sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. W związku z tym, jeśli klient jest podmiotem gospodarczym, sprzedawca może wystawić fakturę bez wcześniejszego ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy. Taka opcja może być jednak trudna do wdrożenia w sklepach zajmujących się sprzedażą detaliczną na dużą skalę. Prawdopodobnie należałoby uruchomić odrębny punkt sprzedaży dla podmiotów gospodarczych, gdzie sprzedaż byłaby dokumentowana wyłącznie poprzez wystawienie faktur. Jeśli przy takim punkcie sprzedaży „dla firm” utworzyłaby się kolejka, to prawdopodobnie część osób i tak poszłaby do zwykłej kasy i poprosiła o paragon z numerem NIP nabywcy. Sprzedawca nie mógłby odmówić wystawienia paragonu z NIP, jeśli nabywca nie chciałby czekać na zwykłą fakturę.

Czy pani zdaniem potrzebne są zmiany w przepisach?

Tak, moim zdaniem warto zmienić przepisy w taki sposób, aby wyeliminować problemy, które pojawiły się po 1 stycznia br. Po dwóch miesiącach obowiązywania nowych regulacji można już zidentyfikować obszary, które budzą największe wątpliwości podatników. Obecnie w Sejmie procedowany jest projekt nowelizacji m.in. ustawy o VAT. Przewiduje on zmiany od 1 kwietnia br. To jest dobry moment, aby zastanowić się nad tym, w jaki sposób zmodyfikować istniejące regulacje, żeby nie budziły tylu kontrowersji. Nie jestem natomiast zwolenniczką „naprawiania” przepisów w drodze objaśnień podatkowych. Objaśnieniami podatkowymi nie zmienimy przepisów prawa.

W jaki sposób należałoby zmienić przepisy? Co wymaga doprecyzowania?

Z punktu widzenia nabywców wystarczające mogłoby się okazać uwzględnienie w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT paragonów z numerem NIP nabywcy. Można byłoby przesądzić, że każdy paragon do kwoty 450 zł z NIP nabywcy jest dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT naliczonego. Oczywiście przed jakąkolwiek nowelizacją należałoby również skonsultować planowane zmiany z przedstawicielami sprzedawców, zwłaszcza tych zajmujących się sprzedażą detaliczną na szeroką skalę. Sprzedawcy najbardziej obawiają się zarzutu podwójnego fakturowania. Jeśli paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł zostanie uznany za fakturę uproszczoną, to nie ma podstaw do wystawienia dodatkowej, zwykłej faktury zawierającej pełne dane nabywcy. Nowelizując przepisy, należy mieć też na uwadze konieczność zapewnienia odpowiedniego vacatio legis. Sprzedawcy nie są w stanie przeorganizować systemu kasowego w ciągu kilku dni. Dostosowanie się do każdej zmiany wymaga czasu.