Tworząc roczny raport, trzeba się upewnić, że wpisany został do niego numer KRS, aktualny kod działalności PKD, a plik raportu nie ma więcej niż 5 Mb, w przeciwnym razie będzie problem ze złożeniem dokumentów do rejestru sądowego. Korzystający z aplikacji do tworzenia plików XML muszą też sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie sumy poszczególnych pozycji - mówi dr Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta
Do sprawozdań za 2019 r. trzeba będzie wykorzystać nową wersję schemy (tj. 1_2). Pozwala ona tworzyć roczne raporty zgodnie ze strukturami logicznymi obowiązującymi od września 2019 r. Ale można z niej korzystać tylko online. Nie da się jej zainstalować na komputerze, jak poprzedniej wersji. Jakie będą konsekwencje, jeśli księgowy się pomyli i przygotuje sprawozdanie w starej schemie?
Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega badaniu, to biegły rewident nie zaakceptuje takiego sprawozdania. Wówczas trzeba będzie sporządzić sprawozdanie jeszcze raz według nowej schemy. Jeśli zaś roczny raport nie podlega rewizji finansowej, to powstanie dość duży problem – nie uda się go złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego. Natomiast po zatwierdzeniu sprawdzania przez właściwy organ, np. walne zgromadzenie, de facto nie ma możliwości wprowadzenia do niego zmian. Z kolei jeśli roczny raport nie podlega złożeniu do KRS, tak jest np. w przypadku osób fizycznych i niektórych fundacji i stowarzyszeń, to też będzie problem. Dokumenty przesyła się wówczas do szefa Krajowej Administracji Skarbowej m.in. przez aplikację Ministerstwa Finansów. A ta nie przyjmie sprawozdania sporządzonego w nieaktualnej strukturze.
Reklama
Czy można poprawić zatwierdzone sprawozdanie?

Reklama
Kwestia ta nie jest rozstrzygnięta prawnie. Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na mojego e-maila wyjaśniło, że każdorazowego rozstrzygnięcia powinien dokonywać sąd. Stąd robi się pat, bo takiego sprawozdania nie można złożyć do KRS. Moim zdaniem w przypadku błędów technicznych można poprawić sprawozdanie. W takiej sytuacji należy napisać notatkę, w której opisze się, co i dlaczego zostało skorygowane. Następnie skorygować plik, podpisać i złożyć do KRS. W takim przypadku kierownik jednostki powinien napisać dodatkowe oświadczenie, że żadne informacje liczbowe ani merytoryczne nie zostały zmienione. Informację o tym należy również przekazać organowi nadzorującemu.
W nowej wersji schem pojawiły się dwa pola do wpisywania numeru podmiotu. Można wpisać numery NIP i KRS. Wcześnie można było wpisywać jeden albo drugi. Brak numeru KRS uniemożliwiał natomiast złożenie sprawozdania do rejestru sądowego. Czy po zmianach już nie będzie tego problemu?
Niekoniecznie. Pole numer KRS w aktualnej schemie nie jest obowiązkowe i nawet w programach finansowo-księgowych mogą nie być wypełniane automatycznie. Natomiast jeśli podmiot składa sprawozdania do KRS, to musi to pole uzupełnić. Dlatego przed podpisaniem i zatwierdzeniem sprawozdania warto sprawdzić, czy numer ten został wpisany.
Problem w zeszłym roku był też z informacją o kontynuacji działania. Jak potwierdzić, że podmiot dalej będzie działał?
W tym przypadku chodzi o to, że ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) wskazuje, że w informacji dodatkowej jest pytanie: „czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności”. Dopóki nie było schem, to nie było też problemu. Wtedy księgowi odpowiadali całym zdaniem, że brak jest okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuacji działania. Obecnie trzeba wpisać słowo tak lub nie. Przy czym „tak” wpisuje się, gdy nie ma okoliczności wskazujących na zagrożenie kontynuowania działalności. Natomiast „nie”, gdy takie okoliczności są. Wynika to z dodanych przez Ministerstwo Finansów opisów.
W zeszłym roku przy tworzeniu sprawozdań za 2018 r. dość dużo kłopotów sprawiły noty podatkowe. Nie wiadomo było, kto i jak powinien je wypełnić. Czy w tym roku nie będzie już z tym kłopotu?
Tę część informacji dodatkowej wypełniają tylko jednostki do tego zobowiązane. W opisie schemy Ministerstwo Finansów umieściło jasną informację, że „Wypełniają wyłącznie jednostki zobowiązane”. Można ją więc pominąć – nie trzeba więc, jak to było wcześniej, wpisywać zer.
A co z notą podatkową w przypadku sprawozdania skonsolidowanego? Co należy w niej umieścić, czy sumuje dane z not podatkowych poszczególnych sprawozdań jednostkowych?
Jeśli chodzi o sprawozdanie skonsolidowane to nota podatkowa w formacie XML ma sens jedynie w niewielu przypadkach, np. wówczas gdy grupa kapitałowa i podatkowa są tożsame. Generalnie jest tak, że grupa kapitałowa jako taka nie jest podatnikiem podatku dochodowego i w związku z tym należy ją w schemacie XML pominąć. Informacje szczegółowe, dotyczące poszczególnych podatników wchodzących w skład grupy, trzeba jednak podać w załączonym pliku dodatkowych informacji i objaśnień.
Co jeszcze zmieniło się w strukturach?
Resort poprawił i ujednolicił we wszystkich schemach (poza tą dla emitentów giełdowych) wprowadzenie do polityki rachunkowości. We wcześniejszej wersji struktur była informacja, że „należy podać zasady rachunkowości, w tym…” i po tym stwierdzeniu następowało puste miejsce, które trzeba było wypełnić. Nikt jednak nie wiedział, co tam należy wpisać. Teraz nie ma problemu, bo od razu są wypunktowane informacje, które trzeba podać, np. zasady wyceny aktywów.
Struktur logicznych jest więcej niż wzorów sprawozdań w załącznikach do ustawy o rachunkowości. Jak wybrać właściwą schemę?
W zasadzie trzeba kierować się sformułowaniem opisowym, które jest w nazwie schemy. Jeśli podmiot jest alternatywną spółką inwestycyjną, to powinien wybrać schemę dla ASI. I to pomimo tego, że sprawozdanie sporządza według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.
Zaś jeżeli podmiot wybrał sporządzanie sprawozdania finansowego w oparciu o załącznik nr 5 (jednostka mała), to powinien wybrać schemę JednostkaMała.
Czy pojawiają się jeszcze jakieś wątpliwości w tym zakresie?
Tak, w przypadku małych i mikro przedsiębiorstw, których sprawozdania podlegają badaniu, ale nie zrezygnowały ze sporządzania sprawozdania z przepływów oraz zestawienia zmian w kapitale własnym. Nie wiedzą, jak w tym przypadku sporządzić roczny raport. Małe jednostki bowiem sporządzają sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości. Wzór podany w tym załączniku nie zawiera w sobie sprawozdania z przepływów oraz zestawienia zmian w kapitale.
Jednak nie muszą one się tym martwić, bo schema odpowiadająca załącznikowi nr 5 zawiera w swojej treści również sprawozdanie z przepływów oraz zestawienie zmian w kapitale własnym zgodne z załącznikiem nr 1. Są to elementy, które podmioty mogą, lecz nie muszą wykorzystywać. To samo dotyczy schemy dla jednostki mikro oraz jednostek organizacji pożytku publicznego.
Na co zwrócić jeszcze uwagę przy tworzeniu sprawozdań?
Jednostki korzystają z różnych narzędzi, które pomagają stworzyć sprawozdania w XML. Niektórzy wykorzystują w tym celu programy finansowo-księgowe, które wspierają tworzenie rocznego raportu. Inni tworzą tradycyjne sprawozdania, a dopiero potem przenoszą dane do aplikacji (bezpłatnych lub płatnych), która tworzy plik XML. W tym drugim przypadku należy pamiętać, że aplikacje nie weryfikują błędów. Przykładowo: nie sprawdzają, czy suma kwot aktywów równa się sumie kwot pasywów albo czy wartość aktywów trwałych i obrotowych to wartość sumy aktywów. Dlatego trzeba to sprawdzić we własnym zakresie. Jako biegły rewident spotkałam się wielokrotnie z takimi błędami.
Zdarza się też, że księgowi nie wypełniają wszystkich obligatoryjnych pól, np. brakuje opisu przy dodatkowych informacjach i objaśnieniach, lub innych pól we wprowadzeniu do sprawozdania. Można utworzyć plik XML bez tych danych, lecz system KRS do składania sprawozdań go nie przyjmie.
Taki sam efekt jest w przypadku podania w sprawozdaniu finansowym nieaktualnego kodu PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności). Na etapie tworzenia rocznego raportu trzeba pamiętać też, aby pliki nie były zbyt duże. Rejestr sądowy nie przyjmuje bowiem sprawozdań, które mają więcej niż 5 Mb. Przy czym wszystkie przesyłane pliki nie mogą mieć łącznie 35 Mb. W przypadku gdy pliki przekraczają dopuszczalną wielkość, można je zmniejszyć, np. przez zmniejszenie rozdzielczości. Tak wyjaśnia na stronie internetowej e-KRS. Słyszałam jednak o sytuacjach, w których przy składaniu zmniejszonych plików system sygnalizował błąd. W takim przypadku trzeba zgłosić się do administratora strony repozytorium i poprosić o pomoc.
Dwa kanały wysyłki raportów fundacji i stowarzyszeń
Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (np. fundacje i stowarzyszenia) muszą przesłać szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdania finansowe przygotowane w strukturze logicznej (tj. w formacie XML).
Na wysłanie rocznych raportów są dwa sposoby. Mogą skorzystać w tym celu z bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub złożyć dokumenty fiskusowi przez interfejs programistyczny (patrz Podatki.gov.pl). Znikła natomiast możliwość przesyłania sprawozdań przez skrzynkę podawczą urzędu skarbowego.
Nie zmieniły się natomiast zasady przesyłania sprawozdań przez pozostałych podatników CIT wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Nadal składają oni roczne raporty wyłącznie do Krajowego Rejestru Sądowego i co do zasady utworzone w XML (wyjątek dotyczy raportów sporządzanych zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości).