Z punktu widzenia organów skarbowych istotne będzie to, czy rachunek znajdował się na białej liście w dniu zlecenia przelewu. Nie liczy się data obciążenia rachunku nabywcy ani data uznania rachunku sprzedawcy.
Jedną z najważniejszych informacji w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT są numery firmowych rachunków bankowych i prowadzonych w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (SKOK). Chodzi o wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym:
- numery rachunków bankowych przedsiębiorców w rozumieniu art. 49 prawa bankowego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2187 ze zm.), na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat, lub:
- imienne rachunki w SKOK, której podmiot jest członkiem, otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą.
Numery tych rachunków są potwierdzane przez fiskusa przy wykorzystaniu Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR).
Co grozi podatnikom
To bardzo ważne, że od początku 2020 r. każda wpłata wynikająca z transakcji o wartości większej niż 15 tys. zł będzie musiała trafić na konto, którego numer znajduje się na białej liście. W przeciwnym wypadku przedsiębiorcę czekają surowe sankcje.
Po pierwsze, nie zaliczy wydatku do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT. Będzie też zobowiązany do korekty (zmniejszenia) kosztów lub zwiększenia swoich przychodów, jeśli przed zleceniem przelania płatności zaliczył już koszt, który wynika z tej transakcji, do kosztów uzyskania przychodów, w tej części, w jakiej płatność nie trafiła na rachunek znany fiskusowi (albo została dokonana gotówką).
Po drugie, taki przedsiębiorca odpowie solidarnie ze sprzedawcą za VAT nierozliczony z tytułu transakcji.
Co dalej z kontami prywatnymi
W wykazie z samego założenia nie znajdziemy rachunków prywatnych (oszczędnościowo-rozliczeniowych – ROR), które niektórzy przedsiębiorcy wykorzystują w działalności gospodarczej. Należy bowiem pamiętać, że wejście w życie przepisów o białej liście nie zmieniło pozostałych przepisów ordynacji podatkowej i nadal przedsiębiorcy (szczególnie najmniejsze firmy) mogą korzystać z rachunku prywatnego przy prowadzeniu biznesu.
Niewykluczone, że zmieni się w listopadzie br., gdy w życie wejdzie inna nowelizacja ustawy o VAT wprowadzającą obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) w branżach wrażliwych. Rachunki VAT, na które będzie trafiała równowartość podatku w tym mechanizmie, nie mogą być bowiem otwierane do kont prywatnych. Choć biała lista nie wymusiła zakładania rachunków firmowych w bankach lub SKOK-ach, to taki skutek mogą przynieść kolejne zmiany podatkowe.
Przedsiębiorca, który do tej pory płacił na prywatne konto swojego kontrahenta, musi w związku z tym pamiętać, że od 2020 r. będzie to groziło podatkowymi sankcjami. Rozwiązaniem będzie albo przekonanie sprzedawcy, aby założył i zarejestrował konto firmowe, albo wysyłanie zawiadomień do urzędu skarbowego (patrz niżej), albo… rezygnacja z prowadzenia biznesu z takim kontrahentem.
Zawiadomienie do urzędu skarbowego
Przedsiębiorca, który zapłaci na konto nieznajdujące się na białej liście, będzie miał możliwość uniknięcia sankcji podatkowych, jeśli w ciągu trzech dni od zlecenia przelewu zawiadomi o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. W zawiadomieniu powinien wskazać:
- swoją nazwę oraz adres siedziby, a jeśli jest osobą fizyczną – imię i nazwisko oraz stałe miejsce prowadzenia działalności lub jeśli go nie ma, adres miejsca zamieszkania,
- dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres),
- numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności,
- wysokość należności zapłaconej za pomocą tego przelewu oraz dzień jego zlecenia.
W najbliższym czasie ma zostać opublikowany projekt rozporządzenia, w którym znajdziemy wzór zawiadomienia. Już dziś pewne jest to, że będzie można je złożyć zarówno drogą elektroniczną za pomocą systemu e-Deklaracje, jak i tradycyjną drogą pisemną.
Z przepisów jasno też wynika, że zawiadomienie może złożyć jedynie ten, kto zapłacił na konto niewidniejące na białej liście (czyli nabywca).
Potwierdziła to również odpowiedź resortu finansów na pytanie DGP. To zaś pośrednio wymusza na sprzedawcach zakładanie rachunków firmowych i ich rejestrację w US. Jeśli bowiem nadal chcą oni rozliczać się z nabywcami za pomocą kont prywatnych, które nie trafiły na białą listę, to narażają się tym samym na to, że kontrahenci z obawy przed podatkowymi sankcjami odejdą do innego dostawcy.
Split payment jako alternatywa
Zamiast składania zawiadomienia będzie można skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności. Niestety, uchroni on jedynie od solidarnej odpowiedzialności w VAT. Zapłata w split payment nadal nie pozwoli więc zaliczyć wydatku (ceny netto) do kosztów uzyskania przychodu.
Uwaga na płatność w transzach
Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca, który zrealizuje płatność w kilku transzach i jedną z nich wpłaci na rachunek zamieszczony w wykazie, a pozostałe płatności na inne konta, nie zaliczy do swoich kosztów uzyskania przychodów tylko kwot wynikających z pozostałych płatności. Dodatkowo poniesie odpowiedzialność solidarną w VAT tylko w tym zakresie. Należy też pamiętać, że podatkowe konsekwencje dotyczą płatności wynikających z transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł.
Co to oznacza w praktyce? Można przypuszczać, że nie chodzi tylko o jedną większą płatność, ale też np. o sumę wpłat abonamentowych, które trafiają na konto nieznane fiskusowi, a w pewnym momencie ich kwota przekroczy 15 tys. zł.