O trudnościach piszą zarówno w e-mailach do naszej redakcji, jak i na branżowych forach. Przyczyną tych problemów stała się nowelizacja ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), która weszła w życie 1 października 2018 r.

Wymaga ona, aby sprawozdania finansowe były sporządzane i podpisywane elektronicznie. Można je sygnować na dwa sposoby: podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP.

Sprawozdania spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców trzeba sporządzać w strukturze logicznej (w formacie XML) określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej resortu (patrz ramka). Nie dotyczy to stowarzyszeń i fundacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Nie zwalnia to ich jednak z obowiązku sporządzania sprawozdań elektronicznie. Różnica jest tylko taka, że mogą to zrobić w formacie PDF, a niekoniecznie XML.

Podpis elektoniczny

Podpis elektoniczny

źródło: DGP

Kosztowny i kłopotliwy

Sporządzenie rocznego raportu w formacie PDF ma jednak tę wadę, że wyklucza zastosowanie bezpłatnego profilu zaufanego. Ten bowiem stosuje się tylko przy plikach XML.

W takim wypadku więc zarządy fundacji, stowarzyszenia, samorządy zawodowe itp. są zdane na podpis kwalifikowany. A to może być kłopotliwe i kosztowne.

– Bardzo często są to organy wieloosobowe, składają się z 20–30 członków – zwraca uwagę Małgorzata Stolińska, biegła rewident z firmy AKTYWA Komputerowe Biuro Rachunkowe. Wyjaśnia, że w takiej sytuacji zakup podpisów kwalifikowanych może wynosić kilka tysięcy złotych. To może być dużym obciążeniem dla fundacji i organizacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Z PDF na XML

Chcąc uniknąć kosztów podpisu, nie pozostaje nic innego, jak przekonwertować PDF na XML. Ale to, po pierwsze, nie jest takie proste, bo wymaga przejścia aż kilkudziesięciu kroków, czyli sporządzenia wielu not księgowych, a po drugie, również wiąże się z kosztami.

Potwierdza to Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o Wskazuje jednak, że można tych kroków uniknąć.

– Można dane ze sprawozdania przepisać do programu, który wygeneruje odpowiedni plik – wyjaśnia.

Dodaje, że koszt takiego programu to około kilkaset złotych, czyli dużo mniej niż zakup kilkudziesięciu podpisów kwalifikowanych. Niektóre oprogramowania są bezpłatnie dostępne dla organizacji pozarządowych, czyli zgodnie z załącznikiem nr 6 ustawy o rachunkowości.

Z naszych informacji wynika, że Ministerstwo Finansów pracuje nad narzędziem, które umożliwi konwersję sprawozdania na XML. Resort nie potwierdził jednak jeszcze tej informacji.

Poświadczanie w ciemno

Na konwersji problem się jednak nie kończy. Jak wskazują nasi czytelnicy, nawet jeżeli się uda stworzyć plik XML, to i tak treść sprawozdania nie jest czytelna dla odbiorcy, w tym osób, które mają je pisać lub zatwierdzić. Pisaliśmy o tym w artykule „Zarządy spółek w ciemno podpiszą sprawozdania finansowe”(DGP nr 246/2019).

Ministerstwo Finansów zapewniło w odpowiedzi na pytanie DGP, że pracuje nad narzędziem, które umożliwi odczyt. Nie wiadomo jednak, kiedy zostanie ono udostępnione.

– Jest ono pilnie potrzebne – podkreśla Małgorzata Stolińska. Przypomina, że sprawozdania powinny być dostępne do wglądu dla osób zatwierdzających na co najmniej 14 dni przed np. walnym zgromadzeniem.

Na razie, dopóki nie będzie nowego narzędzia, trzeba korzystać z innych dostępnych na rynku. Ale one nie gwarantują, że odczyt jest zgodny z pierwotnym dokumentem. Natomiast MF nie udziela autoryzacji dla takich komercyjnych narzędzi do odczytu.

Bez potwierdzenia

Czytelnicy skarżą się też, że wydruk nie zawiera potwierdzenia o podpisach pod sprawozdaniem. Wymieniają się doświadczeniami, kiedy to członkowie rad nadzorczych odmówili zatwierdzenia sprawozdania, bo nie widzieli podpisów zarządu.

Agnieszka Baklarz ma na to prostą radę: należy wydrukować „Elektroniczne potwierdzenie weryfikacji”. – To dokument, który potwierdza, kto i w jaki sposób sygnował dokument – wyjaśnia ekspertka.

Właściwa kolejność

Wątpliwości dotyczą też sytuacji, w której jedna osoba (np. główna księgowa) ma podpis elektroniczny, a pozostałe (np. członkowie zarządu) profile zaufane. Z problemem tym spotykają się nie tylko w fundacjach i stowarzyszeniach.

Dokładną instrukcję postępowania w takim przypadku zamieściliśmy w artykule „Elektronizacja to wyzwanie, któremu trzeba sprostać” (DGP nr 13/2019). Przypomnijmy więc tylko: sygnowanie dokumentów różnymi podpisami jest możliwe. Trzeba jedynie zachować właściwą kolejność, tj. najpierw podpisują się osoby z podpisem ePUAP, a potem pozostałe.

– Jeżeli członkowie zarządu mają profil zaufany, to główna księgowa, która posiada podpis kwalifikowany i używa go zewnętrznie, musi asygnować dokument jako ostatnia – wyjaśnia Agnieszka Baklarz.

Wynika to z samej właściwości podpisu ePUAP. Profil zaufany zapisuje bowiem podpis wewnątrz pliku XML. Po tej operacji nadal pozostaje plik XML, tylko jest on uzupełniony o informacje o podpisach.

Natomiast w przypadku podpisu kwalifikowanego składanego zewnętrznie pojawia się dodatkowy plik (lub pliki) XAdES, który jest swoistą „kartką” z podpisami dołączaną do pliku sprawozdania (w tym przypadku możliwy jest też podpis wewnętrzny).

Powstaje wówczas plik XAdES, który gwarantuje, że podpisany plik XML nie był modyfikowany poprzez automatyczne umieszczenie w nim sum kontrolnych. 

Gdzie znaleźć struktury logiczne

Księgowi narzekają też, że odkąd Ministerstwo Finansów zmieniło swoją stronę internetową, nie mogą znaleźć opublikowanych w zeszłym roku struktur logicznych sprawozdań finansowych. Pytają, czy nadal są one zamieszczane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, jak wymaga tego ustawa o rachunkowości.

W odpowiedzi na to pytanie resort poinformował nas, że obecnej struktury dostępne są na stronie Krajowej Administracji skarbowej: (www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan).

Ministerstwo wyjaśniło też, że strona BIP MF-KAS (www.gov.pl/web/kas/) jest częścią strony Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Wskazuje na to tytuł w nagłówku strony (Ministerstwo Finansów – Krajowa Administracja Skarbowa). Jest to również wyjaśnione w instrukcji korzystania z BIP (www.gov.pl/web/kas/instrukcja). Ministerstwo podało też link do strony archiwalnej MF (https://mf-arch2.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan).