Czy można w księgowości gminy ujmować na kontach 998 i 999 kwoty w dacie zapłaty lub w dacie wystawienia faktury, jeżeli są też umowy dotyczące wydatku, ale datowane wcześniej?
Zgodnie z opisem w rozporządzeniu z 13 września 2017 r. konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego oraz niewygasających wydatków bud żetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.
Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,
2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków bud żetowych w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych i powinna zapewnić w szczególności ustalenie kwoty niewygasających wydatków.
Z kolei konto 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat” zgodnie z opisem służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych.
Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich przeznaczonych do realizacji w roku bieżącym. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych i powinna zapewnić w szczególności ustalenie kwoty niewygasających wydatków.
Z treści opisu funkcjonowania ww. kont wynika więc, że zasadniczo wydatki budżetu gminy powinny być ujmowane w dacie zawarcia konkretnej umowy, z której wynika zaangażowanie określonego wydatku. W konsekwencji podany w zapytaniu sposób ujmowania wydatków w dacie zapłaty bądź w dacie wystawienia faktury nie jest rozwiązaniem prawidłowym.
Na koniec warto również dodać uwagę o zasadach wyrażonych w art. 24 ust. 1 ustawy z o rachunkowości. Zgodnie z nimi księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a przedstawiony mechanizm księgowania stanowi zaprzeczenie tym zasadom.
Z powyższego wynika więc, że wydatki budżetu należy ujmować w dacie zawierania umów (transakcji z kontrahentami), z których wynika zaangażowanie, a nie w innych datach wspomnianych w zapytaniu.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
