Planujemy dokonać wymiany aut służbowych na nowe. Słyszałem, że w tym zakresie były duże zmiany. Jak wpływają one na zapisy ewidencyjne?
Tak, ustawa z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wprowadziła wiele zmian związanych z podatkowym rozliczaniem samochodów osobowych. Wymuszają one też zmiany w sposobie księgowania kosztów dotyczących tych aut. Zapisy w księgach rachunkowych są przecież źródłem informacji do rozliczeń podatkowych.
Po pierwsze, dodano art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT i zmieniono art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Teraz 25 proc. poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodów – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Ograniczenie to nie dotyczy aut pracowników używanych na potrzeby działalności pracodawcy, jest też odrębne ograniczenie dla aut przedsiębiorców. Wprowadzenie tego limitu powoduje, iż w księgach rachunkowych należy wyodrębnić konta analityczne, na których będą ujmowane koszty uznawane jako podatkowe i te niepodatkowe.
Przypomnieć trzeba, że zgodnie z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT i art. 16 ust. 5a ustawy o CIT poniesione wydatki, które podlegają limitowaniu w związku z samochodami osobowymi, obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony VAT, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług. [przykłady 1 i 2]
przykład 1
Limitowane koszty
Spółka ABC ma auto wprowadzone do ewidencji środków trwałych, ale niezgłoszone na druku VAT-26 do US. Dotychczas odliczano od wydatków związanych z tym autem 50 proc. VAT. Od 2019 r. będą dodatkowo limitowane koszty uzyskania przychodu – tylko 75 proc. kwoty netto powiększonej o VAT niepodlegający odliczeniu będzie KUP.
Rozliczenie faktury za paliwo na kwotę 246 zł brutto będzie przebiegało następująco (porównanie ustalenia kosztów w 2018 i 2019 r.):
Wariant I
Jeśli spółka ujmuje zapasy w cenach zakupu, to koszty w 2019 r. będą zaksięgowane jak poniżej.
1. Ujęcie faktury i odliczenie VAT:
- Wn Rozliczenie zakupu 223 zł,
- Wn VAT naliczony 23 zł,
- Ma Rozrachunki z dostawcami 246 zł,
2. Ujęcie kosztu:
- Wn Zużycie materiałów paliw i energii stanowiące KUP 150 zł,
- Wn Zużycie materiałów paliw i energii niestanowiące KUP 50 zł,
- Wn Podatki i opłaty – VAT niepodlegający odliczeniu KUP 17,25 zł,
- Wn Podatki i opłaty – VAT niepodlegający odliczeniu KUP 5,75 zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 223 zł.
Jak widać, w przypadku stosowania cen zakupu konieczny jest podział każdej kategorii kosztów na stanowiące i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Niezbędne jest też dokładne dzielenie kwot zużytego paliwa (netto) i VAT niepodlegającego odliczeniu.
Wariant II
Gdyby spółka do ujmowania zapasów stosowała ceny nabycia, ujęcie byłoby nieco prostsze.
1. Ujęcie faktury i odliczenie VAT
- Wn Rozliczenie zakupu 223 zł,
- Wn VAT naliczony 23zł,
- Ma Rozrachunki z dostawcami 246 zł,
2. Ujęcie kosztu
- Wn Zużycie materiałów paliw i energii stanowiące KUP 167,25 zł,
- Wn Zużycie materiałów paliw i energii niestanowiące KUP 55,75zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 223 zł.
przykład 2
Bez dodatkowej analityki
Podatnik ma auto wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Jest ono także zgłoszone na druku VAT-26 do US. Podatnik ma prawo zaliczać do kosztów podatkowych wszystkie koszty związane z eksploatacją auta. Nie ma tu potrzeby wprowadzania żadnych dodatkowych kont analitycznych. Podatnik, który poniósł koszty paliwa, np. w wysokości 246 zł ujmie je jak obok.
1. Ujęcie faktury i odliczenie VAT:
- Wn Rozliczenie zakupu 200 zł,
- Wn VAT naliczony 46 zł,
- Ma Rozrachunki z dostawcami 246 zł.
2. Ujęcie kosztu:
- Wn Zużycie materiałów paliw i energii 200 zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 200 zł.
Ograniczeniu od 2019 r. podlegały będą też składki na ubezpieczenie samochodu osobowego. Będą one kosztem w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. W przypadku auta osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 317) kwota limitu, o którym mowa w ust. 1 pkt 49a, wynosi 225 000 zł. To ograniczenie nie wymaga wprowadzania zmian, dotychczas bowiem obowiązywał limit 20 000 euro.
Zmiany w księgach powinny dotyczyć też samochodów osobowych używanych na podstawie umów leasingu, najmu, dzierżawy. Dodano art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT wskazujący, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych kwota limitu, o którym mowa w ust. 1 pkt 49a, wynosi 225 000 zł.
Ograniczenie to ma zastosowanie do samochodów w sytuacji, gdy umowy leasingu zawarto lub zmieniono po 1 stycznia 2019 r. W przypadku gdy umowa leasingu została zawarta lub zmieniona po 1 stycznia 2019 r., limitowaniu będą podlegały zarówno rata, jak i VAT niepodlegający odliczeniu. W każdym przypadku odrębnemu limitowaniu będą podlegały koszty eksploatacji (opisano je wyżej). [przykład 3]
przykład 3
Umowa leasingu
Podatnik 2 stycznia 2019 r. zawarł umowę leasingu auta o wartości 180 000 zł razem z VAT niepodlegającym odliczeniu – podatnik nie wykorzystuje auta wyłącznie do działalności gospodarczej.
Opłata wstępna to netto 18 000 zł, a rata miesięczna 1500 zł.
Należy najpierw ustalić proporcję 150 000 : 180 000 = 0,8333. Za pomocą tej proporcji będą dzielone koszty na podatkowe i niepodatkowe w odniesieniu do opłat za leasing.
| Kwota brutto opłaty wstępnej | 22 140 |
| Kwota netto opłaty wstępnej | 18 000 |
| VAT podlegający odliczeniu (50 proc.) | 2070 |
| VAT w koszty | 2070 |
| Razem koszty rachunkowe | 20 070 |
| Udział 83 proc. | |
| Koszty podatkowe ‒ leasing i VAT | 16 658,10 |
| Koszty niestanowiące KUP ‒ leasing i VAT | 3411,90 |
Ujęcie opłaty wstępnej w księgach będzie jak poniżej.
1. Faktura za opłatę wstępną i odliczenie 50 proc. VAT
- Wn Rozliczenie zakupu 20 070 zł,
- Wn VAT naliczony 2070 zł (50 proc. z 4140 zł),
- Ma Rozrachunki z dostawcami 22 140 zł.
2. Zarachowanie kosztów
- Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 14 940 zł,
- Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 3060 zł,
- Wn VAT niepodlegający odliczeniu stanowiący koszty uzyskania przychodu 1718,10 zł,
- Wn VAT niepodlegający odliczeniu niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 351,90 zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 20 070,00 zł.
Następnie każda rata 1500 zł miesięcznie netto też będzie podlegała podobnemu podziałowi.
| Kwota brutto raty leasingowej | 1845 |
| Kwota netto raty leasingowej | 1500 |
| VAT podlegający odliczeniu (50 proc.) | 172,5 |
| VAT w koszty | 172,5 |
| Razem koszty rachunkowe | 1672,5 |
| Udział 83 proc. | |
| Koszty podatkowe | 1388,17 |
| Koszty niestanowiące KUP | 284,33 |
Ujęcie raty w księgach będzie następujące:
1. Faktura za ratę miesięczną i odliczenie 50 proc. VAT:
- Wn Rozliczenie zakupu 1672,50 zł,
- Wn VAT naliczony 172,50 zł (50 proc. z 345 zł),
- Ma Rozrachunki z dostawcami 1845 zł.
2. Zarachowanie kosztów:
- Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 1245 zł,
- Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 255 zł,
- Wn VAT niepodlegający odliczeniu stanowiący koszty uzyskania przychodu 143,17 zł,
- Wn VAT niepodlegający odliczeniu niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 29,33 zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 1672,5 zł.
W sytuacji gdyby w jednostce przyjęto zasadę, że VAT niepodlegający odliczeniu jest ujmowany łącznie z kosztem usługi (cena nabycia), ewidencja byłaby prostsza.
Ujęcie raty w księgach będzie następujące:
1. Faktura za ratę miesięczną i odliczenie 50 proc. VAT:
- Wn Rozliczenie zakupu 1672,50 zł,
- Wn VAT naliczony 172,50 zł (50 proc. z 345 zł),
- Ma Rozrachunki z dostawcami 1845 zł,
2. Zarachowanie kosztów:
- Wn Usługi obce – leasing stanowiący koszty uzyskania przychodu 1388,17 zł,
- Wn Usługi obce – leasing niestanowiący kosztów uzyskania przychodu 284,33 zł,
- Ma Rozliczenie zakupu 1672,5 zł.
Podstawa prawna
Art. 4 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r poz. 395 ze zm.).
Ustawa z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 2159).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1036).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509).