Jesteśmy nowo utworzoną placówką oświatową działającą w formie jednostki budżetowej. Zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jesteśmy zobowiązani do utworzenia odpisu z tego tytułu. W jaki sposób należy dokonać tego odpisu? Kiedy środki z tytułu odpisu należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy?
Reklama
Sposób ustalenia odpisu na fundusz socjalny określa art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych został określony w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. W jego par. 1 określono, że podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W związku z tym jednostka na początku każdego roku ustala planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie w danym roku.
Z uwagi na to, że w rozporządzeniu nie określono szczegółowego sposobu obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, a inne przepisy również nie regulują tego zagadnienia, w praktyce najczęściej stosuje się jedną z trzech wybranych metod statystycznych, zawartych w objaśnieniach do sprawozdań statystycznych (Z-03 lub Z-06), tj.:
  • metodę średniej arytmetycznej, którą stosuje się w przypadku dużej płynności kadr; polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu i podzieleniu tej sumy przez liczbę dni miesiąca;
  • metodę uproszczoną, którą stosuje się w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej; polega ona na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu danego miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez liczbę 2;
  • metodę średniej chronologicznej, którą stosuje się w przypadku niewielkiego wahania w stanie zatrudnienia; polega ona na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanej wielkości przez liczbę 2.

Pracownicy administracyjni

Dział księgowości powinien pamiętać, że w jednostkach oświatowych wysokość odpisu na ZFŚS ustala się według tradycyjnych zasad wyłącznie w odniesieniu do:
a) pracowników niebędących nauczycielami (np. administracja, obsługa),
b) byłych pracowników niebędących nauczycielami, którzy przeszli na emeryturę bądź rentę i zostali objęci opieką socjalną przez pracodawcę.
Chodzi o to, że w ich przypadku wysokość odpisu na ZFŚS w 2018 r. wynosi:
1) odpis podstawowy na jednego zatrudnionego po przeliczeniu na pełny wymiar etatu – 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. 1185,66 zł;
2) odpis podstawowy na jednego pracownika młodocianego:
a) w pierwszym roku nauki – 5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. 158,09 zł,
b) w drugim roku nauki – 6 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. 189,71 zł,
c) w trzecim roku nauki – 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. 221,32 zł;
3) odpis podstawowy na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. 1580,89 zł.
Odpis podstawowy ustalony w powyższy sposób może zostać zwiększony o:
1) 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, tj. o 197,61 zł;
2) 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną, tj. o 197,61 zł.
Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r., tj. o 237,13 zł, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Dla nauczycieli inaczej

Natomiast w odniesieniu do pracowników będących nauczycielami, tj.:
a) nauczycieli czynnych zawodowo,
b) nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę lub rentę,
c) nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne
‒ podstawa naliczenia odpisu podstawowego na fundusz została określona w art. 53 Karty nauczyciela. Zasady tam określone jako unormowania szczególne mają pierwszeństwo przed unormowaniami wynikającymi z ustawy o ZFŚS, co oznacza, że należy stosować je w pierwszej kolejności. A zatem w odniesieniu do pracowników będących nauczycielami odpisu na ZFŚS dokonuje się w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej.
Kwota bazowa dla potrzeb ustalenia odpisu w 2018 r. obowiązuje od 1 stycznia 2012 r. i jest to 2618,10 zł (art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018). Zatem odpis na ZFŚS dla nauczyciela czynnego zawodowo zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2018 r. wynosi 2879,91 zł.
Natomiast dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpis dokonywany jest w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych.

Wspólny termin

Co ważne, w szkole wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), stanowią jeden fundusz. Dlatego do końca września przekazujemy je i ujmujemy na jednym wspólnym rachunku ZFŚS.
Generalnie stosownie do postanowień art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS odpis podlega przekazaniu na odrębny rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku, z zastrzeżeniem, że w terminie do 31 maja danego roku na rachunek bankowy podlega przekazaniu kwota stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości ustalonego odpisu.

Na kontach

Operacje gospodarcze dotyczące ZFŚS jednostki sektora finansów publicznych działające w formie jednostek budżetowych czy samorządowych zakładów budżetowych powinny ewidencjonować za pośrednictwem specyficznych kont wyszczególnionych w tym celu:
  • 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
  • 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,
oraz pozostałych kont, na których ujmowane są operacje gospodarcze związane z Funduszem:
  • 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • 240 „Pozostałe rozrachunki”
  • 225 „ Rozrachunki z budżetami”
  • 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.
Do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń ZFŚS służy konto 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Sam odpis podstawowy naliczony dla planowanej liczby zatrudnionych odnosi się w ciężar kosztów i księguje na koncie 405 „Ubezpieczenia i inne świadczenia”.

schemat

Rozwiązania ewidencyjne
Dziennik Gazeta Prawna
Objaśnienia
1. PK – zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS,
2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków 75 proc. wartości odpisu na rachunek ZFŚS,
3. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (75 proc.),
4. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu (75 proc.),
5. WB – przekazanie z rachunku wydatków 25 proc. wartości odpisu na ZFŚS,
6. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (25 proc.),
7. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu (25 proc.),
8. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania,
9. PK – zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS,
10. PK – zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS, na rachunek wydatków z tytułu korekty na ZFŚS (in minus),
11. PK – wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS, w związku z korekta odpisu na ZFŚS,
11a. PK – techniczny zapis ujemny do zapisu z pkt 11 dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym,
12. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania,
13. PK – obciążenie kosztów w związku z korekta odpisów na ZFŚS (in plus),
14. PK – przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS, w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS (in plus),
15. PK – wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków, w związku z korekta odpisu na ZFŚS (in plus).
Podstawa prawna
Art. 5, art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316).
Art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. ‒ Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967).
Ustawa z 8 grudnia 2017 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 (Dz.U. poz. 2371).
Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).