Pracodawca może się zgodzić, aby pracownik wykorzystywał swój własny samochód w celach służbowych do jazd lokalnych i zamiejscowych. Pracodawca w takim przypadku wypłaca pracownikowi ryczałt pieniężny lub określa zwrot poniesionych wydatków obliczony w wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Takie wydatki będą dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.

Zwrot wydatków

Ryczałt pieniężny za jazdy lokalne wypłacany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej, która powinna być zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą i ustalać szczegóły co do treści porozumienia. Inna forma obowiązuje wtedy, gdy koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca i odbywa się to według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.
W takim przypadku przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
PRZYKŁAD: EWIDENCJA PRZEBIEGU
Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Jest to podstawowy warunek zaliczenia w koszty pracodawcy wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego pracownika.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Maksymalna liczba kilometrów w jazdach lokalnych, ustalana dla pracownika przez pracodawcę, rozliczana co miesiąc, jest zależna od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, i wynosi:
• 300 kilometrów - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 kilometrów - od 100 - 500 tys. mieszkańców,
• 700 kilometrów - powyżej 500 tys. mieszkańców.
Ponadto limit dla pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych może być podwyższany dla niektórych pracodawców, np. w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.
PRZYKŁAD: LIMIT PRZEJAZDÓW LOKALNYCH
Pracodawca przyznał pracownikowi limit miesięczny przejazdów lokalnych w kilometrach w wysokości 300 km (miasto do 100 tys. mieszkańców). Limit został ustalony w zależności od liczby mieszkańców w mieście. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przychód pracownika

Niestety, zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy w postaci ryczałtu czy przy rozliczeniu przebiegu pojazdu będzie podlegał opodatkowaniu jako przychód uzyskiwany ze stosunku pracy.
Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt samochodowy lub kwotę obliczoną w wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych, nie jest zwolniony z opodatkowania i jest w tym zakresie objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Poboru zaliczek w ciągu roku od wypłaconych kwot dokonuje za pracownika pracodawca występujący w roli płatnika podatku dochodowego.
Tylko niektórzy pracownicy korzystają ze zwolnienia z podatku zwróconych kwot w jazdach lokalnych. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Dotyczy to m. in. listonoszy, pracowników służby leśnej.
Zwolnienie to przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.



Jazdy zamiejscowe

Zwolnienie przysługuje natomiast pracownikom oraz osobom niebędącym pracownikami, np. zleceniobiorcom z tytułu zwrotu przez pracodawcę kwot stanowiących poniesione wydatki związane z używaniem samochodu osobowego w działalności pracodawcy w jazdach zamiejscowych.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, ale nie wyższą niż określone limity.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku są diety i inne należności za czas: podróży służbowej pracownika, podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwolnienie to jest więc limitowane.
Zwolnienie to w przypadku osób niebędących pracownikami stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Wysokość zwrotu

Zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub za granicą. Są to: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990) oraz rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Zwrot kosztów przejazdu na terenie kraju w jazdach zamiejscowych określony jest w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może jednak być wyższa niż 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześć. oraz 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć.



Zaliczenie do kosztów

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, wpisuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
PRZYKŁAD: WLICZENIE W KOSZTY
Prywatny samochód osobowy pracownika o poj. 1400 cm sześc. jest wykorzystywany przez właściciela w jego firmie. W styczniu 2009 r. pracownik przejechał nim i zapisał w ewidencji przebiegu pojazdów 450 kilometrów. Z uwagi na to, że w styczniu stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc. wynosiła 0,8358 zł w kosztach uzyskania przychodu, właściciel firmy może wpisać kwotę 376,11 zł (450 x 0,8358 zł). Podstawą zaliczenia do kosztów jest jednak poświadczenie poniesionych wydatków związanych z eksploatacją samochodu na taką kwotę, np. z tytułu zakupu paliwa, części zamiennych itp.
Trzeba pamiętać, że w razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów
Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów ma istotne znaczenie przy zaliczaniu do kosztów wydatków związanych z używaniem samochodu w ramach limitu. Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco. Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nadwyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu, np. lutym, limit wydatków nie zostanie przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wydatków, które nie znalazły się w kosztach miesiąca poprzedniego.
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 21 ust. 1 pkt 16 i 23b, ust. 13 oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46, ust. 5 i ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).