PIT-11 w intranecie tylko za zgodą pracownika

Co roku o tej porze pracodawcy powinni przekazać urzędowi skarbowemu oraz swoim podwładnym informacje PIT-11. Zasadniczo mają na to czas do końca lutego. Wyjątkiem są mikrofirmy zatrudniające mniej niż pięciu pracowników – mają termin o miesiąc krótszy, czyli do końca stycznia. Jako jedyne mogą też przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej. Większe firmy muszą to robić elektronicznie (zgodnie z art. 45ba ust. 1 ustawy o PIT).

Musi być zgoda

Coraz częściej przedsiębiorcy zatrudniający większą liczbę pracowników chcą przekazać PIT-11 przez internet również podwładnym. W tym celu wysyłają im dokumenty

e-mailem albo udostępniają je w firmowym intranecie. Pracownik może po zalogowaniu poznać swój dochód i potrącone zaliczki. Uwzględnia je potem w rocznym zeznaniu podatkowym.

Zdaniem fiskusa do takiego przekazywania PIT-11 potrzebna jest jednak zgoda pracownika (tak samo zleceniobiorcy).

Jeszcze kilka lat temu nie wydawało się to niezbędne. W interpretacji z 11 lutego 2015 r. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415-951/14/MK) stwierdził, że wystarczy, aby zachowane zostały odpowiednie zabezpieczenia, a raport z logowania pracownika do intranetu potwierdził, że pracodawca wypełnił swoje obowiązki.

Podobnie stwierdzili wcześniej dyrektorzy izb skarbowych: w Łodzi z 7 maja 2014 r., (nr IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU) i w Poznaniu z 1 lutego 2016 r. (nr ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR).

W najnowszej interpretacji fiskus był już innego zdania.

Chciała prościej

Pytanie zadała spółka zatrudniająca około 500 osób na terenie całej Polski. Każdy z jej pracowników i zleceniobiorców ma dostęp do specjalnie zabezpieczonego intranetu, w którym składane i akceptowane są m.in. wnioski urlopowe, generowane paski wynagrodzeń.

Spółka chciała pójść o krok dalej i udostępnić w ten sposób także informacje PIT-11. Zapewniała, że będą one generowane w odpowiedniej formie i odpowiednio podpisane przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Spółka zamierzała wysyłać pracownikom i zleceniobiorcom e-maile, w których powiadamiałaby ich o tym, że ich PIT-11 został udostępniony pod wskazanym przez nią linkiem. System zapisywałby datę, kiedy zainteresowany zalogował się na swoje konto i przejrzał dokument.

Spółka uważała, że nie musi uzyskiwać specjalnej zgody pracowników i zleceniobiorów na przekazanie im deklaracji PIT-11 w takiej formie. Logując się na platformę internetową i otwierając dokument, udzielaliby zgody w sposób dorozumiany, a raport z logowania byłby odpowiednim tego potwierdzeniem.

Zagrożone sankcją

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednak, że spółka nie wywiąże się w ten sposób ze swoich obowiązków płatnika. W konsekwencji narazi się na odpowiedzialność karno-skarbową. W świetle art. 80 par. 2 kodeksu karnoskarbowego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2137 ze zm.) groziłaby jej grzywna do 180 stawek dziennych.

Dyrektor KIS wyjaśnił, że płatnik musi uzyskać zgodę podwładnego na przekazanie mu PIT-11 w formie elektronicznej. Dodał, że udostępnienie tej informacji w intranecie nie oznacza dorozumianej zgody pracowników i zleceniobiorców na otrzymywanie jej w formie elektronicznej.

Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2