Organy podatkowe mogą obecnie pobierać opłaty zarówno za papierowe kserokopie akt sprawy, jak i za skany. Ale nadal nie za wydanie kopii akt prowadzonych w formie elektronicznej.
Reklama
Zgodnie z art. 178 par. 3 ordynacji podatkowej strona może żądać wydania jej kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy. Określenie „kopia akt sprawy” ma tu szerokie znaczenie. Może to być zarówno kopia w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Minister finansów określił wysokość opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów w rozporządzeniu 18 grudnia 2015 r. (Dz.U. poz. 2182). Z par. 1 wynika, że opłata za sporządzenie przez organ podatkowy kopii lub odpisu dokumentu wynosi:
● 0,60 zł – za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A4;

Reklama
● 0,80 zł – za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A4;
● 0,90 zł – za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A3;
● 1,20 zł – za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A3.
Tylko za kopie papierowe
Do 4 sierpnia 2017 r. opłaty te mogły być stosowane wyłącznie do papierowych kserokopii akt sprawy, bo użyte w rozporządzeniu pojęcia (np. kopii dwustronnej w formacie A4) mogły odnosić się tylko do kopii papierowych, a nie elektronicznych, które nie mają ani formatów A4 lub A3, ani opcji „dwustronnych”. Kopie elektroniczne i skany dokumentów papierowych są tylko plikami elektronicznymi zapisanymi w określonym formacie elektronicznym, np. pdf.
Brak podstawy prawnej do pobierania opłat za skany akt prowadzonych w formie papierowej potwierdził także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 listopada 2017 r. (sygn. akt I FSK 1390/17). NSA uchylił wyrok WSA w Łodzi, który błędnie uznał, że sporządzenie elektronicznego skanu dokumentu w formie papierowej jest równoznaczne ze sporządzeniem papierowej kserokopii tego dokumentu w rozumieniu § 1 rozporządzenia z 18 grudnia 2015 r.
Wyrok NSA dotyczył stanu prawnego obowiązującego do 4 sierpnia 2017 r.
Teraz również za skany
Dopiero od 5 sierpnia 2017 r., w wyniku zmiany rozporządzenia (Dz.U. poz. 1409), do wykazu opłat dodano odrębny punkt dotyczący zeskanowanego dokumentu papierowego.
Punkt 5 brzmi: 0,40 zł – za jedną stronę zeskanowanego dokumentu papierowego.
Zmiana ta oznacza, że obecnie organy podatkowe mają prawo pobierać opłaty zarówno za papierowe kserokopie akt sprawy, jak i za skany tych akt.
Nadal bezpłatnie
Opłatom nie podlega natomiast wydanie kopii akt prowadzonych w formie elektronicznej. Jeżeli zatem w aktach sprawy znajdują się dokumenty w formie elektronicznej, wytworzone np. przy użyciu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, to wydanie kopii akt wytworzonych w formie elektronicznej nie podlega żadnym opłatom. Ich wydanie (stronie) jest bezpłatne.
Bezpłatne jest również wydanie kopii akt sprawy, jeżeli koszty z tym związane nie przekraczają czterokrotności kosztów upomnienia, czyli obecnie 46,40 zł. Wynika to z art. 269 par. 2 ordynacji podatkowej, w związku z par. 1 rozporządzenia ministra finansów z 11 września 2015 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia (Dz.U. poz. 1526).
Za uwierzytelnienie
Trzeba pamiętać, że jeśli zażądamy wydania uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy, to poza wyżej wymienionymi kosztami, będziemy musieli ponieść dodatkowo koszty opłaty skarbowej w wysokości pięciu złotych od każdej pełnej lub zaczętej stronicy uwierzytelnianego dokumentu (część II, pkt 4 załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. z 2016 r., poz. 1827 ze zm.).