Gdy e-podpis się kończy

Jak wyjaśnia Adam Dąbrowski, szef Działu Promocji Unizeto Technologies, jednego z trzech centrów certyfikacji, które sprzedają e-podpisy, certyfikaty kwalifikowane służące do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego, zgodnie z ustawą, wydawane są na 12 lub 24 miesiące.

- Po tym okresie konieczne jest odnowienie certyfikatu, czyli przedłużenie lub zakup nowego - mówi Adam Dąbrowski.

Koszt odnowienia certyfikatu w Unizeto jest niższy niż koszt zakupu pierwszego e-podpisu i wynosi netto 95 zł na 12 miesięcy lub 130 zł na 24 miesiące. W pozostałych dwóch centrach (Krajowa Izba Rozliczeniowa oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych) koszty odnowienia certyfikatu są podobne. Obecnie problem polega jednak na tym, że odnowienie certyfikatu wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla podatników, którzy przesyłają swoje deklaracje i zeznania podatkowe drogą elektro-niczną.

- Jakież było moje zdumienie, kiedy okazało się, że po odnowieniu certyfikatu kwalifikowanego Ministerstwo Finansów wymaga ponownego przeprowadzenia całego procesu rejestracji - mówi Arkadiusz Kwieciński z Biura Rachunkowego ARCO.

Ponowna rejestracja

Ernest Frankowski, doradca podatkowy, menedżer w Deloitte Doradztwo Podatkowe, przyznaje, że pojawiają się ostatnio wątpliwości, jak podatnicy powinni postępować w sytuacji, kiedy data ważności ich certyfikatu kwalifikowanego, warunkującego możliwość składania e-deklaracji, wygasa. Dodaje, że wątpliwości wynikają przede wszystkim z faktu, że w formularzu ZAW-E1, który jest pierwszym dokumentem składanym w ramach procesu uzyskiwania uprawnienia do składania e-deklaracji, należy podać zakres ważności kwalifikowanego certyfikatu. Podatnicy, którym wygasa ważność certyfikatu i przedłużają go, stają więc przed problemem, jak zachować uprawnienia do składania e-deklaracji.

- Niestety, wydaje się, że zakres obowiązywania certyfikatu władze skarbowe rejestrują na podstawie zawiadomienia ZAW-E1 i traktują jako dane, które określają horyzont czasowy obowiązywania uprawnienia do składania e-deklaracji - mówi Ernest Frankowski.

W praktyce oznacza to, że wraz z wygaśnięciem terminu ważności certyfikatu i uzyskaniem przedłużenia należy powtórzyć proces rejestracji w systemie e-Deklaracje. A zatem konieczne jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-E1 (ze wskazaniem nowego terminu ważności certyfikatu), złożenie i podpisanie podpisem z nowym certyfikatem nowego zawiadomienia o osobach upoważnionych do składania e-deklaracji w imieniu podatnika na formularzu ZAW-E2. Trzeba też czekać na zaświadczenie od naczelnika US na formularzu ZAS-E, które uprawnia do składania e-deklaracji. Naczelnik na wydanie zaświadczenia ma miesiąc.

Jak wyjaśnia Arkadiusz Kwieciński, w tym okresie nie ma możliwości wysyłania deklaracji drogą elektroniczną. Jego zdaniem takie procedury są niezrozumiałe i będą obowiązywały jeszcze półtora miesiąca (do czasu uchwalenia nowelizacji).

- Upoważnienie do przesyłania deklaracji drogą elektroniczną jest udzielane osobie, a nie certyfikatowi do e-pod- pisu. A więc jeśli nie zmieniły się dane osoby upoważnionej uwidocznione w certyfikacie, nie ulega zmianie merytoryczna treść zaświadczenia ZAS-E wydanego przez urząd - twierdzi nasz rozmówca.

Arkadiusz Kwieciński uważa, że zarejestrowanie w bazie numeru seryjnego nowego certyfikatu jest zrozumiałym wymogiem, ale powinno odbywać się to bez potrzeby składania nowego zawiadomienia ZAW-E1 i wydawania zaświadczenia (np. przez aktualizację ZAW-E2).

Również w opinii Ernesta Frankowskiego można by ten proces uprościć, choćby przez przyjęcie jego wersji niepowodującej przerwy w uprawnieniu do składania e-deklaracji i mającej zastosowanie do sytuacji, kiedy zmienia się (przedłuża) tylko termin ważności certyfikatu, bez jakiejkolwiek zmiany innych danych, na podstawie których wydawany jest e-podpis.

Resort finansów dostrzegł ten problem i chce uprościć system w taki sposób, aby zawiadomienia w ogóle nie były składane. W celu uproszczenia składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz upowszechnienia tej formy proponuje się odstąpienie od zawiadamiania przez podatnika lub płatnika naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej - napisał resort w uzasadnieniu do nowelizacji Ordynacji podatkowej.