Subskrybuj nas na Youtube
Najwięcej zaangażowania i pracy wymaga przeprowadzenie spisu z natury, dlatego utożsamiamy tę metodę z całą inwentaryzacją. Tymczasem inne metody – weryfikacja zapisów w księgach i potwierdzenie salda – potrafią sprawiać kłopoty nie tylko księgowym.
1. Potwierdzenie salda wymaga porozumienia z kontrahentami
Należności i aktywa finansowe, które nie mają postaci materialnej, lub aktywa powierzone innym jednostkom, należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald. Metoda ta jest przeprowadzana przez pracowników służb finansowo-księgowych, choć zdarza się, że potwierdzenia sald z odbiorcami dokonują pracownicy działów sprzedaży, którzy z nimi współpracują na co dzień. Dzięki temu można szybciej uzgodnić saldo. [PRZYKŁADY 1 I 2]
Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, do:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
- należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Potwierdzenie salda pozwala też wykryć zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe, np. prywatne konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości.
Wysyłanie potwierdzeń salda traktowane jest jako niepotrzebny obowiązek, gdy tymczasem spełnia ono różnorodne funkcje:
- weryfikuje realność rozrachunków środków pieniężnych wykazywanych w księgach rachunkowych jednostki gospodarczej,
- ujawnia należności wątpliwe i sporne,
- informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności i tych, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,
- przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, wspomaga więc windykację należności,
- pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej.
Warto pamiętać, że w przypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe. Nie jest zatem potrzebne dodatkowe wysyłanie próśb przez jednostkę.
Termin przeprowadzenia
Inwentaryzację należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w odniesieniu do inwentaryzacji należności przez potwierdzenie salda przez kontrahenta ma zastosowanie art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, zaś ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie do stanu lub odpisanie od stanu stwierdzonych drogą potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Natomiast inwentaryzacja stanów aktywów finansowych musi być na ostatni dzień roku obrotowego. [PRZYKŁAD 3]
Uwaga! Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald powinna się odbyć na dzień przypadający w ciągu ostatnich trzech miesięcy roku kalendarzowego. W tym czasie muszą być wysłane prośby do kontrahentów.
Należy zaznaczyć, że inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, np. osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów,
- z tytułów publicznoprawnych.
Należności te, a także inne, jeżeli ich uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, czyli w formie weryfikacji. [PRZYKŁADY 4, 5 I RAMKA 1]
Salda zerowe
Jednostka gospodarcza powinna wysłać potwierdzenia sald do wszystkich odbiorców prowadzących księgi rachunkowe, niezależnie od ich liczby czy wartości salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu wprost możliwości stosowania uproszczeń, np. w sytuacji bardzo dużej liczby kontrahentów.
Służby finansowe zastanawiają się, czy trzeba potwierdzać salda zerowe. Czasem warto, gdyż umożliwia to nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, lecz także stanowi istotną informację dla kontrahentów o uregulowaniu rozrachunków. Dzieje się tak szczególnie w sytuacji, gdy występuje duża liczba transakcji z danym kontrahentem, a kwoty się powtarzają.
Warto pamiętać, że kontrahenci, z którymi od dłuższego czasu nie ma obrotów, najprawdopodobniej w ogóle nie odpowiedzą na potwierdzenie salda. Dlatego tu należy założyć weryfikację dokumentów jako metodę inwentaryzacji.
Nie trzeba wysyłać próśb o uzgodnienie zobowiązań
Ustawa o rachunkowości nie zobowiązuje dłużników do wysyłania potwierdzeń sald zobowiązań. Artykuł 26 ust. 1 pkt 2 u.o.r. stanowi wyłącznie o potwierdzeniach sald należności. W związku z tym z inicjatywą potwierdzenia stanu należności występuje wierzyciel. W tym celu, jak już określono, wierzyciel wysyła dłużnikowi na piśmie potwierdzenie salda należności. Kontrahent potwierdza (na piśmie) to saldo lub zgłasza zastrzeżenia (na piśmie). W ten sposób zostanie zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela, jak i zobowiązanie u dłużnika. Jeśli jednostka będąca wierzycielem nie wystąpi z inicjatywą potwierdzenia stanu swoich należności, dłużnik nie ma ustawowego obowiązku występowania z taką inicjatywą. Warto jednak podkreślić, że u.o.r. nie zabrania dłużnikowi wystąpić o potwierdzenie wysokości zobowiązania, gdyż według art. 26 ust. 1 pkt 3 u.o.r. jednostka jest zobowiązania do inwentaryzacji zobowiązań w formie porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Dlatego też jednostki powinny ujmować salda swoich zobowiązań do protokołów porównań ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Jeżeli jednostka posiada potwierdzenie salda zobowiązania przez wierzyciela, wymienia je w protokole jako główny lub jedyny dokument potwierdzający realność, poprawność i wiarygodność salda.
Co z należnościami
Pierwszym krokiem związanym z inwentaryzacją należności powinno być zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w naszych księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy sprawdzić ewidencję księgową. Często okazuje się, że konieczne jest:
- wyksięgowanie sald groszowych oraz wynikających z zaokrągleń,
- wyksięgowanie należności przedawnionych i nieściągalnych,
- naliczenie należnych odsetek od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 u.o.r. należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.
Po zweryfikowaniu ewidencji przystępuje się do sporządzenia druków potwierdzenia salda. Sporządza się je przynajmniej w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z tytułem zobowiązania oraz jego wysokością. Jeśli system finansowo-księgowy nie przechowuje w swej bazie danych informacji o wystawionych prośbach o potwierdzenie salda, wtedy pismo o jego potwierdzenie wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła listem dwa egzemplarze do kontrahenta w celu potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje w aktach jednostki. Jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić do jednostki potwierdzony przez dłużnika.
Dokument „Potwierdzenie salda” jest obecnie najczęściej generowany przez system informatyczny. Należy jednak zawsze sprawdzić, czy zawiera on następujące elementy:
- nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),
- dane wystawcy (nadawcy),
- datę wystawienia,
- numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,
- kwotę transakcji,
- dzień, na który należy potwierdzić saldo,
- pieczęć i podpis wystawcy,
- miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,
- miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda.
Dodatkowo warto wskazać dokumenty, z których wynika nierozliczone saldo. Kontrahent może od razu zweryfikować, czy stan w jego księgach obejmuje te same transakcje. Dzięki temu łatwiej można uzgodnić różnice. [PRZYKŁAD 6]
Dopuszczalne są różne techniczne sposoby potwierdzenia salda. Może to się odbyć listownie, faksem, elektronicznie, a nawet telefonicznie. Każda z tych form ma swoje wady i zalety, np. istotne znaczenie ma czas od momentu inicjacji, do momentu potwierdzenia. Najmniej wiarygodną formą jest oczywiście telefoniczne potwierdzenia salda. Dlatego potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą (też elektroniczną) i tą drogą są otrzymywane odpowiedzi, co niestety nie przyspiesza procedury inwentaryzacji należności. Forma potwierdzania salda powinna być wskazana w instrukcji inwentaryzacyjnej.[RAMKA 2]
Ze względu na problemy ze zwrotnością potwierdzeń, dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych. W instrukcji inwentaryzacyjnej powinny być wskazane kroki i terminy dotyczące postępowania w przypadku braku odpowiedzi od kontrahenta.
Jeżeli dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo.
Kontrahent powinien potwierdzić zgodność sald. Jeżeli wystąpią różnice, należy je wyjaśnić, w przeciwnym razie należności te powinny zostać zakwalifikowane do należności spornych i wątpliwych. W tym momencie należy także dokonać odpisów aktualizujących wartość należności (odpowiednio do charakteru operacji – w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych), jeżeli dłużnik kwestionuje wartość należności lub zalega z jej zapłatą.
Jeżeli jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, przyjmuje się, że dany składnik nie jest prawidłowo zinwentaryzowany. Należy wówczas poinformować jednostkę, a jeśli nie przyniesie to efektów, dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp. Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.
Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald sporządzają protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów.
Na należności, których w ocenie jednostki spłata nie jest prawdopodobna, należy utworzyć odpis aktualizujący. Ustawa o rachunkowości w art. 35b szczegółowo wymienia należności, w odniesieniu do których należy tworzyć odpisy. Są to m.in. należności kwestionowane przez dłużników oraz z zapłatą których dłużnik zalega, a według oceny jego sytuacji majątkowej i finansowej, spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.[RAMKA 3]
Z tych powodów niezwykle ważne jest, aby na prośbie o potwierdzenie salda umieścić informację, jakie kwoty, numery dokumentów i ich daty tworzą wartość tego salda.
Zdarzają się też takie przyczyny rozbieżności, jak:
1) zagubienie dowodu księgowego dokumentującego powstanie należności i zobowiązania przez jedną ze stron,
2) błędy księgowe związane z nieprawidłowym zaksięgowaniem operacji gospodarczych,
3) błędy arytmetyczne dotyczące np. nieprawidłowo wpisanych kwot do ksiąg rachunkowych,
4) różny moment ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych, np. u jednej ze stron zostało zaksięgowane pod datą 28 listopada, a u drugiej 1 grudnia, a potwierdzenie sald jest wymagane pod datą 30 listopada,
5) różna wartość wierzytelności u wierzyciela i dłużnika, np. spowodowana naliczeniem odsetek,
6) celowe pominięcie należności lub zobowiązań w księgach rachunkowych związane z nadużyciami przez pracowników w danej jednostce gospodarczej.
WAŻNE
Jeśli jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta zarówno należności, jak i zobowiązania, to warto wysłać kontrahentowi potwierdzenie salda zawierające stany (zestawienie) jednych i drugich w celu ich uzgodnienia i potwierdzenia. Takie postępowanie jest zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości, która wymaga, aby na dzień bilansowy zinwentaryzowane były wszystkie składniki aktywów i pasywów jednostki i jednocześnie pozwala szybko zidentyfikować ewentualne potrącenia i wcześniej dokonane jednostronnie rozliczenia.
WAŻNE
Niezależnie od tego, jaką metodą inwentaryzowane były aktywa i pasywa, to przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wszystkie ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy). Nie powinny być zatem ujęte później niż na dzień 31 grudnia 2017 r.
RAMKA 1
Milczenie dłużnika
Brak potwierdzenia salda przez dłużnika oznacza saldo niepotwierdzone. W związku z tym należy dokonać inwentaryzacji takiej należności drogą weryfikacji realnej wartości należności. Ponieważ nie ma przepisów umożliwiających milczące potwierdzenie salda, jednostka powinna dołożyć starań, aby spełnić obowiązki nałożone przez ustawę o rachunkowości.
RAMKA 2
Zapis z instrukcji
Na potwierdzeniach sald wskazuje się prośbę o udzielenie odpowiedzi w ciągu dwóch tygodni od wysłania e-mailem prośby. W przypadku braku odpowiedzi, po upływie siedmiu dni wysyła się powtórnie prośbę e-mailem z prośbą o odpowiedź w ciągu siedmiu dni.
Jeśli w tym czasie kontrahent nie odpowiada, to:
● w odniesieniu do należności o saldzie powyżej 3000 zł – podejmuje się kontakt telefoniczny,
● w odniesieniu do należności o wartości 3000 zł lub mniej – przeprowadza się weryfikację z dokumentami księgowymi.
RAMKA 3
Rozbieżności
W praktyce najczęstszymi przyczynami rozbieżności w zakresie należności są:
● odmiennie u kontrahentów rozliczone kompensaty,
● nieujęcie w ewidencji ostatnich faktur, faktur korygujących bądź wyciągów bankowych,
● nieujęcie w ewidencji faktur korygujących,
● nieujęcie w ewidencji przez kontrahenta faktur dotyczących dostaw, które jeszcze nie dotarły do jego magazynów,
● niedokonywanie rozliczeń faktur zapłaconych zgodnie z informacjami umieszczonymi na wyciągach bankowych.
PRZYKŁAD 1
Nieznany klient
W trakcie przygotowania próśb o potwierdzenie salda stwierdzono istnienie odbiorcy, u którego należność na koncie wynikała z dokonanych na jego rzecz płatności przez spółkę. Okazało się, że wykryto kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstwa przez nieuczciwego pracownika.
PRZYKŁAD 2
Płatność nieprawidłowa
Do spółki Awans wysłano potwierdzenie salda należności na kwotę 65 tys. zł. Kontrahent wskazał, że dokonał już zapłaty za tę należność – jak się okazało, na prywatne konto współwłaściciela spółki.
PRZYKŁAD 3
Po terminie
22 stycznia 2018 r. pracownicy spółki wysłali kontrahentom stosowne pisma zawierające wyspecyfikowane salda na 20 stycznia 2018 r. w celu ich potwierdzenia i odesłania. W tym przypadku nie zachowano ustawowego terminu przeprowadzenia inwentaryzacji należności.
PRZYKŁAD 4
Bez wezwania
Spółka Astra nie przesłała wezwania do potwierdzenia salda należności do spółki Magistrat na kwotę 38 720,20 zł. Księgowość w spółce Astra stwierdziła, że inwentaryzacja należności na koniec 2017 r. została przeprowadzona na podstawie sald wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki.
W tej sytuacji nie ma możliwości odstąpienia od potwierdzenia salda, ponieważ obie jednostki prowadzą księgi rachunkowe i nie są to należności publicznoprawne.
PRZYKŁAD 5
Nadpłata
Spółka nadpłaciła jednemu z dostawców 1200 zł za usługę. Czy należy dostawcy wysłać potwierdzenie salda?
Tak, należy wysłać potwierdzenie salda dotyczące powstałej nadpłaty, jest to bowiem należność spółki, która w ten sposób uzyska potwierdzenie stanu nadpłaty u swojego kontrahenta, a następnie ustali sposób jej zwrotu. Trzeba przypomnieć, że nadpłaty należności przekazane na rachunek bankowy kontrahenta, np. w wyniku pomyłki, na dzień bilansowy ujmuje się w aktywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. c „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek – inne”.
PRZYKŁAD 6
Kwoty z faktury
Spółka Astra wysłała do kontrahenta prośbę o potwierdzenie salda na 31 października 2017 r. (kwota 16 200 zł), wskazując, że wynika ono:
● faktury z 28 sierpnia 2017 r. na kwotę 12 000 zł,
● faktury z 15 września 2017 r na kwotę 3000 zł,
● faktury z 25 października 2017 r na kwotę 5000 zł,
● faktury korygującej z 28 października 2017 r. na minus 3200 zł.
Kontrahent nie otrzymał na dzień wpływu prośby o potwierdzenie salda faktury korygującej. Służby finansowo-księgowe obu jednostek porozumiały się i saldo zostało uzgodnione po otrzymaniu faktury korygującej.
2. Trzeba porównać zapisy w księgach rachunkowych z dokumentacją
Inwentaryzacja tą metodą polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Chodzi tu przede wszystkim o urealnienie sald wykazywanych w księgach rachunkowych oraz wyeliminowanie sald nieistniejących w praktyce. Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych jest przewidziana dla wszystkich składników aktywów i pasywów, których nie można (z różnych powodów) zinwentaryzować metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda. Weryfikację powinno się przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego.
W drodze weryfikacji przez porównanie danych znajdujących się w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z innych dokumentów inwentaryzuje się w szczególności:
- wartości niematerialne i prawne,
- grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
-grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu; prawa takie są inwentaryzowane tą metodą po raz pierwszy od 2009 r., wcześniej był wymagany spis z natury),
- materiały w drodze i dostawy niefakturowane,
- środki pieniężne w drodze,
- należności sporne i wątpliwe,
- rozrachunki publicznoprawne,
- należności i zobowiązania z pracownikami,
- należności i zobowiązania z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,
- zobowiązania wobec dostawców,
- rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,
- kapitały własne,
- fundusze specjalne,
- udziały w spółkach kapitałowych,
- rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,
- środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w ich skład,
- składniki aktywów, dla których w ramach regulacji ustawy przewidziano inwentaryzację raz na cztery lub raz na dwa lata,
- wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów, dla których u.o.r. nie przewiduje inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda lub spisu z natury.
W przypadku każdej z wymienionych powyżej pozycji aktywów i pasywów w trakcie prac weryfikacyjnych zwraca się uwagę na nieco inne problemy. Są to przecież odmienne pozycje sprawozdania finansowego.
Przeprowadzając weryfikację rozrachunków publicznoprawnych, trzeba sprawdzić:
- wysokość dokonanych wpłat lub otrzymanych środków oraz szczegółowe wykazanie realności istniejących sald,
- dane z ksiąg z deklaracjami (PIT, CIT, VAT, DRA, deklaracjami dotyczącymi podatku od nieruchomości itp. i innymi dokumentami, w zależności od tytułu należności czy zobowiązania).
Z kolei przy weryfikacji należności i zobowiązań z pracownikami trzeba sprawdzić, czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń niepodjętych w terminie wypłaty, oraz stwierdzić, czy nie zawiera kwot przedawnionych.
Najczęściej prace związane z weryfikacją są przeprowadzane przez pracowników służb finansowo-księgowych. Ale warto zaangażować w nie pracowników innych komórek. Na przykład w odniesieniu do weryfikacji tytułów licencji na oprogramowanie trzeba skorzystać ze wsparcia informatyków. Sprawdzą oni, czy istnieją tytuły prawne do użytkowanych licencji, księgowość potem sprawdzi ich stan księgowy przez ocenę prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności z okresami amortyzacji. Wykorzystuje się tu protokoły przyjęcia i likwidacji wartości niematerialnych i prawnych.
Podobnie w odniesieniu do gruntów i praw zakwalifikowanych do nieruchomości księgowość mogą wspomóc pracownicy działów zarządzania nieruchomościami, którzy porównają dane księgowości z odpowiednimi dokumentami (wyciągi z ksiąg wieczystych, umowy o oddanie w użytkowanie wieczyste).[PRZYKŁAD 7]
Przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji może być udokumentowane na wydrukach kont lub też w specjalnie sporządzonym na tę okoliczność protokole. Protokół weryfikacji przygotowuje się dla pojedynczego konta lub zespołu kont albo w postaci protokołu zbiorczego dla wszystkich sald, które zostały poddane weryfikacji. Protokół powinien być podpisany przez zespół dokonujący weryfikacji, osobę odpowiedzialną za stan danego konta lub zespołu kont oraz głównego księgowego.
RAMKA 4
Ostatni sposób
Inwentaryzację drogą weryfikacji przeprowadza się wówczas, gdy z różnych przyczyn składniki aktywów i pasywów nie mogą być zinwentaryzowane przez uzyskanie potwierdzenia sald lub spis z natury. Polega ona na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji realnej wartości inwentaryzowanego składnika na dzień bilansowy.
PRZYKŁAD 7
Współpraca z magazynem
W trakcie weryfikacji zapasów w drodze i dostaw niefakturowanych konieczna jest współpraca z magazynem. Należy sprawdzić, czy wykazane stany materiałów (towarów) w drodze wynikają z otrzymanych faktur niepotwierdzonych jeszcze dokumentami PZ. Pracownicy magazynu potwierdzają (lub nie) brak dostawy. Zaznaczyć należy, że w przypadku materiałów (towarów) w drodze i dostaw niefakturowanych inwentaryzację metodą weryfikacji należy przeprowadzić nie tylko na dzień bilansowy, lecz także na dzień przeprowadzania inwentaryzacji, odpowiednio materiałów i towarów. Wartości tych pozycji mogą bowiem wpłynąć na prawidłowość stanów towarów i materiałów na dzień spisu z natury.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
