Odpowiednio wcześniej zaplanowany spis to znaczna oszczędność czasu i pieniędzy. Można dzięki temu skrócić całą pracochłonną procedurę. W tym roku warto też się zastanowić nad podziałem dotychczasowej całościowej instrukcji na zestawy
Wrzesień to czas, kiedy należy zweryfikować zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej, wydać właściwe zarządzenia i przeszkolić pracowników. Aktualizując wytyczne, warto skorzystać z podpowiedzi zawartych w uchwale nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.
Po pierwsze, zarządzenie
Przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych wymaga wydania przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej. Stanowi ono fundament dla prowadzonych działań i umocowanie dla pracowników lub innych osób, które będą je realizować.
Treść zarządzenia zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa w szczególności: skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego, rodzaje zapasów objętych spisem, datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego), datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia). Zobowiązuje ono osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów.
Podstawowym terminem inwentaryzacji jest ostatni dzień każdego roku obrotowego i na ten dzień powinien być ustalony ich stan. Jednak z wyłączeniem aktywów pieniężnych, zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową oraz pasywów prace mogą następować w terminie mieszczącym się w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na trzy miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
Wybór komisji
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Odpowiada on z tytułu nadzoru, jednak nie jest w stanie wykonać samodzielnie wszystkich obowiązków. Musi się posiłkować członkami komisji inwentaryzacyjnej. Zaznaczyć należy, że w zależności od przyjętego w jednostce rozwiązania komisja może być odpowiedzialna za całość inwentaryzacji, w tym prace przeprowadzane przez potwierdzenie salda i weryfikację zapisów w księgach. Najczęściej jednak komisja inwentaryzacyjna odpowiada za spisy z natury aktywów. W takim wypadku w zarządzeniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji rocznej należy wskazać, kto jest operacyjnie odpowiedzialny za pozostałe prace weryfikacyjne.
Jeśli komisja inwentaryzacyjna nie jest gronem powoływanym na kilka lat, to teraz należy powołać jej członków. Jeśli jest to zespół stały, można zastanowić się nad poszerzeniem tego gremium lub w miarę potrzeby powołać nowych członków, którzy zastąpią dotychczasowych.
Co roku kierownik jednostki powinien również powołać członków zespołów spisowych. Ich wskazanie następuje w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Jeśli w jednostce przyjęte jest, że zespoły spisowe są powoływane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, to w zarządzeniu kierownika jednostki musi się znaleźć stosowne upoważnienie dla niego.
Członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.
Najczęściej w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej dwie osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół.
W stanowisku KSR wskazano, że w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.
Ustalenie terminu
Kierownik jednostki wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej. Powinien w nim m.in. wskazać terminy realizacji poszczególnych prac.
Obecnie nie ma konieczności przeprowadzania spisu na ostatni dzień miesiąca. Jeśli system informatyczny obsługujący magazyny i księgi rachunkowe pozwala na uzyskanie rzetelnych danych na dowolny dzień, warto to wykorzystać, planując harmonogram prac. Jest to ważne np. w przypadku zapasów składowanych na wolnym powietrzu, gdzie na wybór przez jednostkę daty spisu z natury wpływa sezonowość prowadzonej działalności (z czym wiąże się poziom zapasów), konieczność ograniczenia do minimum zakłóceń bieżącej działalności, długość dnia, warunki atmosferyczne (np. temperatura, dostępność zapasów z uwagi na opady). Wygodnie jest przeprowadzić spis z natury wtedy, gdy zapasy są łatwo dostępne i niewielkie, a więc np. towarów po sezonie sprzedaży, opału po sezonie opałowym, materiałów, półproduktów i towarów, gdy nie trwa produkcja lub sprzedaż, np. w dni wolne od pracy; przed zapełnieniem silosów, zakopcowaniem ziemniaków i innych warzyw czy zapełnieniem komór chłodniczych.
Termin (datę) spisu z natury zapasów wybiera się, mając też na uwadze łatwość uzgodnienia wyników spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową. Maleje wtedy ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury.
Zaznaczyć też trzeba, że w przypadku jednostek poddających swe sprawozdania finansowe badaniu przez biegłego rewidenta w pracach zespołów spisowych powinien uczestniczyć jako obserwator audytor lub jego przedstawiciel. Warto zatem skonsultować z firmą audytorską ten termin wcześniej. Natomiast powiadomienie o miejscu i dacie spisów jest już obowiązkiem kierownika jednostki.
Aktualizacja instrukcji
Przygotowując się do inwentaryzacji rocznej, należy przeanalizować regulacje wewnętrzne pod kątem ich aktualności i dostosowania do bieżących potrzeb jednostki. Są to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji drogą spisu z natury, wynikające z zadań nałożonych na niego przez ustawę. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych. [TABELA]
Jak zauważono w stanowisku KSR, instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji inwentaryzacji, w szczególności spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:
zestaw 1 – dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,
zestaw 2 – dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów.
Dokonując przeglądu regulacji w zakresie inwentaryzacji, należy zwrócić uwagę, czy zawierają one wystarczająco szczegółowe wskazania co do przebiegu spisu, czy zaprezentowane są w nich techniki odpowiadające aktualnemu profilowi działalności oraz zamieszczone aktualne wzory dokumentów. [PRZYKŁAD]
Gdy wspiera podmiot zewnętrzny
Dziś też coraz częściej korzysta się ze wsparcia podmiotów zewnętrznych przy przeprowadzaniu inwentaryzacji, w szczególności drogą spisów z natury. Cele i zasady ogólne są wtedy takie same jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki. Kierownik jednostki musi jednak zwrócić szczególną uwagę na treść umowy zawartej z podmiotem zewnętrznym. Powinna ona określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu. Kwestie dotyczące uprawnień i obowiązków stron muszą być doprecyzowane. Ważne jest też sprawowanie przez jednostkę nadzoru nad przebiegiem prac.
Jeśli inwentaryzację drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów. ⒸⓅ
WAŻNE
Przygotowując inwentaryzację za 2017 r., warto się zastanowić nad podziałem dotychczasowej całościowej instrukcji na wskazane zestawy, tak aby zwiększyć ich czytelność i przydatność. Doświadczenie pokazuje, że pracownicy chętniej zapoznają się i stosują krótsze instrukcje i procedury niż treści wynikające z dużych zarządzeń.
Tabela Doraźnie i na dłużej
Rodzaj regulacji Ich istota
Bieżące Są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji wewnętrznych zalicza się w szczególności zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury.
Stałe Dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Podlegają one okresowej aktualizacji w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. ⒸⓅ
PRZYKŁAD
System informatyczny
Spółka Astra korzysta z systemu informatycznego posiadającego arkusze spisowe. Z instrukcji inwentaryzacyjnej należy zatem usunąć wzór obowiązującego w jednostce arkusza. Należy umieścić w niej jednak wskazania, co jest istotne dla arkusza elektronicznego. Może być to np. informacja, że nie może on zawierać ilości magazynowych towarów.
Podstawa prawna
Komunikat ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Ministerstwa Finansów z 28 lipca 2016 r. poz. 55).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).